Chargé.e de gestion administratif H/F

Au sein du Pôle Formation en Entreprise, composée d’une Responsable de Pôle et de 3 agents, vous assurerez les missions suivantes en binôme avec l’autre Chargé(e) de Gestion Administrative du Pôle :1.     Gérer les activités administratives en lien avec les stages et les Masters (Novembre à Mai)a.     Maintenir à jour les pages Campus liées aux formalités administratives pour les stagesb.     Faire de la veille réglementaire liée aux stagesc.     Informer sur et orienter les élèves dans leur recherche de staged.     Mettre en place les outils de recherche de stagee.     Editer les conventions de stage et veiller à ce que tout élève soit administrativement en règle avant de partir en stagef.      Gérer le pic d’activités de Décembre à Avril avec de multiples interactions dans l’urgence avec les élèves et les entreprisesg.     Recueillir les fiches « attestation d’arrivée en stage » et « fiche bilan »h.     Centraliser les offres de stage et les mettre à disposition des élèvesi.       Être le contact privilégié des entreprises pour l’aspect administratif des stages2.     Gérer des dossiers administratifs des alternants en relation avec MidiSup pour l’élaboration des contrats d’alternance IFI E 3 (Avril et Septembre)a.     Gérer le processus Iterop dédiéb.     Assurer la relation avec MidiSupc.     Faire valider les fiches missions des élèves en IFI E 3 par les Responsables d’Optiond.     Renseigner les tuteurs pédagogiques sur les livrets LEAe.     Être le contact privilégié des entreprises pour l’aspect administratif de l’alternancef.      Suivi des livrables tout au long de l'année pour les alternants3.     Organiser les visites médicales des élèves en situation de handicap et des étudiants internationaux4.     Assurer le suivi des Quitus internationaux5.     Assurer le suivi des Quitus entreprises pour les IFIE6.     Gérer les suppléments au diplôme pour les IFI A7.     Apporter un support logistique pour l’organisation du Forum des entreprises, de la journée partenaires et plus généralement des évènements liés au pôle formation entreprise

Compétences, connaissances et expériences souhaitables : · Modes de fonctionnement des administrations publiques · Modes de fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique · Pratique de l’Anglais fortement souhaitée (B1 à B2) · Méthodologie de suivi de projet · Veille réglementaire · Etablir des bilans d’actions, des tableaux de bord et des indicateurs · Rédiger des rapports · Utiliser les outils bureautiques et logiciels spécifiques à l’activité Capacités et aptitudes : · Rigueur · Capacité d’adaptation · Réactivité · Aptitude à gérer le stress lié à des pics d’activités · Sens relationnel · Communication clients · Travail en équipe · Autonomie · Confidentialité · Qualité d’écoute PROFIL RECHERCHE : · Vous êtes titulaire d’un Bac+2 administratif minimum avec 2 ans d’expérience dans une structure d’enseignement.

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