Adjoint administratif en SPIP

Ce poste est offert aux fonctionnaires uniquement. groupe IFSE 2 Sous l’autorité de son chef de service, l’adjoint administratif peut occuper des fonctions différentes en fonction de son lieu de travail. - Au siège du SPIP des Yvelines - secrétariat de direction - accueil physique - traitement des messages électroniques de la boite structurelle - suivi et actualisation de l’organigramme et de l’annuaire du département - gestion et suivi des dossiers de visiteurs de prison - gestion et suivi des prestations de serment des agents du service - envoi des convocations de la direction et suivi des réponses - tenue de l’agenda départemental du service … - service budgétaire - renseignement de tableaux de bord adaptés à ces activités - saisie, suivi et contrôle sur CHORUS (demandes d’achats, bon de commandes, dépôt et paiement des factures, clôture d’EJ…) - rôle d’assistant dans chorus DT pour les frais de déplacement (création des ordres de mission annuels) - traitement et suivi des expressions de besoins formulés par les agents - gestion des commandes, puis réception et contrôle des livraisons… - ressources humaines - suivi de carrière de tous les agents affectés au sein du service - saisie et fiabilisation des données dans SIRH ministériel - planification et fin de mois origine (édition des états, transmission à la DISP….) - gestion, suivi et saisie des absences (raisons médicales, congés) sur SIRH ministériel et origine - suivi et transmission des demandes de congés bonifiés - gestion du compte épargne temps - gestion de la journée de solidarité - constitution et suivi des dossiers d’accident de service et trajet (décision, expertise, factures) - suivi de la médecine du travail et prise de rendez-vous pour les expertises… - Au sein du pôle administratif de l’antenne Dans sa globalité, le secrétariat est la porte d'entrée du service. De la qualité de son accueil et de sa capacité à traiter l’information dépendent l'image et la qualité des suivis. Le secrétariat contribue au bon déroulement des activités du service, l’agent y travaille en polyvalence. * Permanence (selon tableau de roulement) - accueil physique du public - accueil téléphonique du public - gestion de la boite structurelle du pôle administratif - traitement du courrier (postal, navette avec les services judiciaires…) - permanence nocturne une fois par mois (de 17h00 à 19h00) * Activités hors permanence (gestion de portefeuille) - création et fiabilisation des mesures sur APPI et transmission - tenue des tableaux de suivi du pôle administratif liés aux mesures saisies - mise à jour des fiches de procédure du pôle administratif - traitement des mails, courrier SAP - navette au SAP 2 fois par semaine - relance des ACC - extraction des différents secteurs géographiques - archivage * Spécialités - préparation de la commission d’application des peines - travail d’intérêt général - action collectives....