Adjoint administratif Secrétariat de Direction

Le secrétariat de direction est un relai essentiel pour l’équipe de direction du centre pénitentiaire de Paris-la-Santé. Il joue un rôle d’assistance auprès d’elle en assurant des fonctions de secrétariat, d’enregistrement, de classement et d’actualisation de la base documentaire.Il veille à orienter correctement les demandes, qu’elles soient transmises en présentiel, par téléphone ou par mail.Il diffuse auprès des personnes intéressées les informations et décisions communiquées par la direction.Missions : -          Gestion de la boîte mail structurelle du secrétariat de direction-          Gestion du standard téléphonique et réorientation des appels ;-          Enregistrement et répartition du courrier entrant ;-          Gestion du serveur commun du secrétariat de direction, de telle façon à ce que les informations utiles puissent être retrouvées intuitivement ;-          Gestion de l’agenda électronique du chef d’établissement ;-          Rédaction et mise en forme de courriers, comptes-rendus et documents divers ;-          Rédaction et diffusion de notes de services et d’informations à la population pénale ;-          Diffusion des informations générales transmises par la direction ;-          Actualisation et mise en forme des délégations de signature ;-          Suivi et diffusion hebdomadaire des permanences et astreintes ;-          Gestion du planning d’occupation de la salle de réunion ;-          Classement et archivage des divers documents, notes de service, courriers… ;-          Participation à l’accueil des nouveaux personnels : création des cartes d’accès à l’établissement et actualisation régulière du trombinoscope des personnels ;-          Suivi et actualisation de la base documentaire contrôlée dans le cadre des audits de labellisation ;-          Archivage des documents individuels concernant les personnes détenues dans leurs dossiers pénal au greffe ;-          Prise en charge et accompagnement des personnes ayant rendez-vous avec la direction ;-          Gestion d’un badge parking « invité »

Connaissances Maîtrise des principaux logiciels informatiques word, excel, open office et des logiciels spécifiques GENESIS Savoir-faire Disposer de bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles Savoir-être Rigoureux Ordonné Avoir le sens de l’organisation Polyvalent

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions Le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié, relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale OUI ☐ NON ✔

IFSE : 2 Organisation de travail Poste administratif avec des plages en horaires fixes et plages en horaires variables du lundi au vendredi Restauration Cantine des personnels Accessibilité en transport / Parking RER B DENFERT-ROCHEREAU / Métro Ligne 6 GLACIERE