Assistanat secrétariat - secrétariat F/H

Mission générale : Tâches de secrétariat : Gestion des appels téléphoniques (une chef de département, une adjointe à la chef de départements, six juristes et un coordinateur laïcité et culte) Demandes d’observations aux hôpitaux et transmission des jugements Prises de rendez-vous Frappe de courrier et envoi Répartition du courrier Organisation des réunions Ouverture de dossiers Scan et copies Archivage Commande de fournitures Diffusion de documents Enregistrements informatiques des dossiers sur le logiciel CICERON ou SharePoint (formation prévue) Organisation du planning des congés du Département Gestion de l’agenda du Chef de Département et adjoint au Chef de Département Elaboration et suivi du tableau des formations dispensées par le Département au sein des établissements de l’AP-HP Missions ponctuelles : Gestion des dossiers RPVPC encore suivis par la DAJDP : en lien avec un cabinet d’avocat, gestion des dossiers de recouvrement de créance liées aux accidents subis par les agents de l’AP-HP avec tiers responsable) : transmission des dossiers à l’avocat, demande des créances aux hôpitaux, correction des tableaux de créance, transmission à l’avocat, relance par mail et téléphone aux correspondants des hôpitaux…. Appui auprès des hôpitaux pour la gestion des dossiers en lien avec le cabinet d’avocat en ce qui concerne les règlements d’honoraires. Transfert des nouveaux dossiers directement auprès du cabinet. Traitement des demandes de statistiques pour le département Gestion des tableaux de suivi des dossiers (tableaux PF/affaires pénales, tableau provision….) Responsable/référente Intranet pour le département