Assistant administratif (h/f) - Cachan

MISSIONS Sous l’autorité du responsable du service, l’assistant administratif recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il apporte une aide permanente au responsable en termes d’organisation, de gestion administrative, comptable et budgétaire CONDITIONS D’EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE Positionnement hiérarchique : N+1 : Chef de Service Bâtiments N+2 : Directrice adjointe des Services Techniques Lieu de travail : Ateliers Municipaux 44, rue des Saussaies – 94230 Cachan Temps de travail : 39h FONCTIONS ET ACTIVITES Secrétariat : ▪ Gestion de l’agenda et suivi des mails du chef de service ▪ Organisation / planification des rendez-vous ▪ Accueil physique et téléphonique ▪ Rédaction de notes et de courriers ▪ Commandes de fournitures ▪ Classement / Archivage Gestion Administrative : ▪ Gestion des plannings et contrats des prestataires (renouvellement, avenants, révisions des prix, suivi des devis, rapports d’interventions, suivi des interventions, etc.) ▪ Suivi des congés des agents du service ▪ Suivi des heures supplémentaires et des astreintes ▪ Gérer l’organisation des visites médicales des agents ▪ Recherche de formations / concours en fonction des demandes et compléter le formulaire ▪ Suivi des demandes de stage (accord du chef de service, conventions, horaires, accueil et intégration) Gestion comptable et budgétaire : ▪ Préparation et suivi d’exécution budgétaire (en collaboration avec le responsable) ▪ Edition, enregistrement et suivi des bons de commande ▪ Liquidation des factures ▪ Suivi des lignes de crédit, des virements, des rattachements, des engagements S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques