Assistant(e) administratif(ve) (H/F) - COMMUNE DE SAINT PAUL

L’assistant(e) administratif(ve) (H/F) accompagne le/la Directeur(trice) Général(e) des Services afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration avec lui/elle, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant des activités visant à l’organisation des activités de la Direction. Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique) Gestion des Logiciels ATAL et e-ATAL • Mise à jour de la base de données • Mise en place des plannings de formations et assurer le SAV utilisateur-métier • Accompagner les services dans leur gestion et déploiement de solutions ATAL • Paramétrages divers et gestions des comptes utilisateurs Accueil et agenda • Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, accueillir physiquement les rendez-vous • Effectuer les relances téléphoniques (phoning) • Relever et transmettre les messages • Organiser et gérer l’agenda (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…) • Préparer, contrôler et suivre les dossiers en cours Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation • Réceptionner et trier le courrier pour présenter les informations essentielles. • Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir. • Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par la direction et les chargés de missions (courriers, notes, documents pour diffusion) • Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus • Organiser le tri et l’archivage des documents importants • Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire • Rendre compte de l’avancement de son travail • Rassembler, mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…) • Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion • Alimenter et actualiser les tableaux de bord • Structurer et assurer la transmission des informations en interne/externe • Gestion, vérification et mise à la signature des parapheurs Traitement et suivi des dossiers spécifiques • Solliciter les documents et fonds de dossiers pour la préparation des dossiers de réunions • Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces • Saisir et mettre en forme des documents propres à l’activité de la direction et des services