ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF/VE - Mairie de Mainvilliers

Accueillir et orienter le public Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information des documents et des communications téléphoniques liées aux services ainsi que le suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (réunions, commandes, livraisons,....) Au Pôle Enfance Famille : • Assurer l'accueil physique et téléphonique. - Accueillir les enfants et leurs parents - Accueillir les assistantes maternelles ainsi que le public extérieur (livreurs, services techniques, partenaires...) - Apporter un 1er niveau d'information et/ou Orienter le public vers les services ou organismes compétents - Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement des différentes structures du Pôle petite enfance - Mettre en place et actualiser la documentation au sein de l'espace parentalité - Être en veille constante sur les demandes formulées par les familles et les partenaires (avoir la capacité de faire un retour à la hiérarchie) • Participer à la gestion administrative et matérielle du pôle enfance famille - Travailler en étroite collaboration avec les Directrices, les EJE et l'animatrice du RPE - Assurer la rédaction, la relecture et la mise en forme des documents, (rapports, comptes-rendus, courriers divers, réunions, convocations, notes...) - Réceptionner, distribuer et expédier le courrier à la mairie. - Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques - Tenir à jour les classeurs de recueil de données (HACCP, règlement unique de sécurité, analyses, règlementation en vigueur) - Gérer les statistiques du LAEP - Faire les bons de commandes en collaboration avec le personnel des structures et les directrices - Suivre les livraisons jusqu'à la facturation Au Service éducation : - Réaliser les tâches de secrétariat du service éducation - Assurer l'accueil du public - Participer activement à l'organisation administrative des services concernés - Gérer les pré-inscriptions scolaires - Gérer les inscriptions périscolaires - Assurer la facturation des services payants - Suivre les impayés - Réaliser la frappe et la mise en forme des documents administratifs (comptes rendus, bilans, statistiques, extraits de délibérations, courriers de toute nature...) - Gérer la facturation (restauration scolaire, accueil périscolaire) - Emettre des titres pour la Trésorerie - Réceptionner et enregistrer les règlements - Effectuer l'accueil physique et téléphonique - Assurer le secrétariat des réunions - Accompagner et diriger les personnes en difficulté vers les services adéquats