ASSISTANTE DE DIRECTION - MAIRIE DE BEHREN LES FORBACH

ASSISTANT(E) DE DIRECTION Organisation et gestion - tenue des agendas (Maire, DGS) - gestion du courrier : réception, enregistrement numérique, diffusion et circulation d’informations auprès des personnes concernées ; - contrôle des courriers des services avant présentation à la signature du Maire, du DGS, et du Président ; - mise en forme de documents administratifs ; - rédaction de documents administratifs relevant du DGS et du Maire (courriers, notes, comptes rendus, discours, emails…) ; - organisation de réunions de travail et préparation des documents nécessaires aux réunions ; Communication/Information - suivi des documents à communiquer ; - recueil et transmission des informations des chefs de services (congés, dossiers..) pour le DGS ; - recherche, mise en forme, synthèse et diffusion d’informations ; Accueil - accueil téléphonique de la Direction Générale et du cabinet du Maire : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire, réorienter les appels ; - accueil physique des rendez-vous du Maire et du DGS ; Classement - classement ; - archivage ; Gestion des instances municipales - préparation, suivi et conclusion du conseil municipal et des décisions ; - vérification de la mise en forme des délibérations avec mise en conformité ; - envoi des convocations et pièces annexes ; - rédaction du compte-rendu et affichage ; - vérification et mise en forme des délibérations après conseil municipal ; - enregistrement des délibérations et des décisions sur le logiciel dématérialisé pour le contrôle de légalité ; - réception et enregistrement des délibérations en interne ; - préparation des registres des délibérations et des décisions;