Assistant·e de direction F/H
Aix Marseille Université (ouvre un nouvel onglet) — Aix Marseille Université
Localisation
Bouches du Rhône (13), France (13)
Télétravail
Non
Management
Non
Niveau d'études
Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Expérience
Confirmé
Publication
2 octobre 2026
Domaine
Direction et pilotage des politiques publiques
Secteur
Administration & Juridique
Missions principales
Vous assurez la gestion administrative de la structure et contribuez au suivi des actions du projet. Vous intervenez dans un environnement de travail évolutif, partenarial et transversal, nécessitant autonomie, réactivité et capacité d’adaptation.
Vos principales activités seront les suivantes :
Réaliser les actes administratifs nécessaires au fonctionnement de la structure ;
Gérer les agendas du Directeur de la CISAM et de la Responsable Administrative et Financière ;
Organiser les réunions internes et externes et, le cas échéant, en assurer les comptes rendus ;
Coordonner et suivre les aspects logistiques et bâtimentaires de la structure, en lien avec la DEPIL ;
Coordonner et suivre les relations avec les partenaires de la CISAM et du projet CISAM+ ;
Gérer les accords établis avec les laboratoires et composantes concernant les personnels recrutés dans ces structures et préparer les réunions de suivi ;
Gérer les conventions de mise à disposition de locaux et assurer le suivi des conventions de partenariat en lien avec la DAJI ;
Assurer le suivi administratif des recrutements ;
Participer à l’instruction de dossiers complexes et veiller à leur conformité réglementaire ;
Élaborer et suivre des tableaux de bord, produire des bilans et des statistiques ;
Assurer la circulation de l’information auprès des services de la structure et des partenaires extérieurs ;
Informer et accompagner les interlocuteurs de la CISAM dans leurs démarches ;
Assurer une veille sur l’évolution de la réglementation dans les domaines relevant de ses activités.
Vous travaillerez en lien étroit avec la Direction de la CISAM et serez amené·e à interagir avec de nombreux interlocuteurs internes et externes : laboratoires, composantes, directions et services d’AMU, partenaires institutionnels et socio-économiques.
La diversité des missions confiées nécessite une capacité à prioriser, coordonner et suivre plusieurs dossiers en parallèle, tout en assurant un accompagnement de qualité auprès des différents interlocuteurs.
Compétences attendues
Vous assurez la gestion administrative de la structure et contribuez au suivi des actions du projet. Vous intervenez dans un environnement de travail évolutif, partenarial et transversal, nécessitant autonomie, réactivité et capacité d’adaptation.Vos principales activités seront les suivantes :Réaliser les actes administratifs nécessaires au fonctionnement de la structure ;Gérer les agendas du Directeur de la CISAM et de la Responsable Administrative et Financière ;Organiser les réunions internes et externes et, le cas échéant, en assurer les comptes rendus ;Coordonner et suivre les aspects logistiques et bâtimentaires de la structure, en lien avec la DEPIL ;Coordonner et suivre les relations avec les partenaires de la CISAM et du projet CISAM+ ;Gérer les accords établis avec les laboratoires et composantes concernant les personnels recrutés dans ces structures et préparer les réunions de suivi ;Gérer les conventions de mise à disposition de locaux et assurer le suivi des conventions de partenariat en lien avec la DAJI ;Assurer le suivi administratif des recrutements ;Participer à l’instruction de dossiers complexes et veiller à leur conformité réglementaire ;Élaborer et suivre des tableaux de bord, produire des bilans et des statistiques ;Assurer la circulation de l’information auprès des services de la structure et des partenaires extérieurs ;Informer et accompagner les interlocuteurs de la CISAM dans leurs démarches ;Assurer une veille sur l’évolution de la réglementation dans les domaines relevant de ses activités.Vous travaillerez en lien étroit avec la Direction de la CISAM et serez amené·e à interagir avec de nombreux interlocuteurs internes et externes : laboratoires, composantes, directions et services d’AMU, partenaires institutionnels et socio-économiques.La diversité des missions confiées nécessite une capacité à prioriser, coordonner et suivre plusieurs dossiers en parallèle, tout en assurant un accompagnement de qualité auprès des différents interlocuteurs.
Profil attendu
Compétences techniques
Maîtrise des techniques de rédaction administrative : courriers, notes, procès-verbaux, comptes rendus, courriels… ;
Maîtrise des outils bureautiques et le Pack Office ;
Capacité à élaborer des documents de synthèse et des rapports ;
Capacité à concevoir et suivre des tableaux de bord ;
Connaissance de l’environnement administratif et institutionnel appréciée.
Savoir-faire
Organiser son activité de manière autonome et respecter les délais ;
Hiérarchiser les tâches et gérer les priorités ;
Savoir rendre compte de son activité ;
Communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés ;
Faire preuve de qualités rédactionnelles et de synthèse ;
Posséder une bonne expression orale.
Savoir-être
Goût du travail en équipe et des relations partenariales ;
Esprit collaboratif et sens de l'entraide ;
Proactivité, anticipation et réactivité ;
Autonomie, rigueur et fiabilité ;
Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
Esprit d'analyse et de synthèse ;
Discrétion, respect de la confidentialité et devoir de réserve ;
Conditions d'exercice
Localisation : 61 Boulevard des Dames, 13002 Marseille
Type de recrutement :CDD projet – 3 ans – possibilité de renouvellement
Prise de fonction : à partir du 01/12/2026
Rémunération : A convenir selon profil et expériences
Temps complet
Informations complémentaires
Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, suivi d'un entretien avec les responsables de notre structure. En cas de réussite, nous assurerons un recrutement rapide. À votre arrivée, vous bénéficierez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
Flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail : Dès deux mois d’ancienneté, en accord avec le manager, télétravail et semaine de 4 ou 4,5 jours possibles.
Équilibre des temps de vie : Jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (selon l’organisation choisie et le temps de travail).
Prime mensuelle et annuelle : Disponible dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires
Accompagnement personnalisé : Pour les personnels en situation de handicap.
Prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%, compatible avec un forfait mobilité durable.
Possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail.
Accès à des prestations dans divers domaines : loisirs, sports, culture et social.
Métier de référence
Assistante / Assistant de direction
Comprendre ce poste
L'assistant·e de direction à la CISAM (Cellule d'Innovation Sociétale Aix-Marseille) intervient au cœur d'une structure universitaire transversale, chargée de piloter des projets partenariaux. Le rôle combine gestion administrative classique (actes, correspondances) et coordination logistique entre plusieurs entités : laboratoires, composantes, partenaires externes. Au quotidien, il s'agit de fluidifier les échanges entre acteurs disparates, maintenir à jour les outils de suivi et assurer que les décisions se traduisent en actions concrètes.
Le recrutement dans ce cadre
Poste proposé en contrat de droit public (fonction publique d'État), catégorie A, réservé aux contractuels. Cette modalité offre davantage de flexibilité qu'un concours, tout en ouvrant des perspectives de titularisation selon les critères universitaires. La catégorie A implique une capacité à proposer des améliorations organisationnelles et à intervenir sur des sujets complexes touchant plusieurs départements.
Conseils pour candidater
- Démontrer une expérience précédente en environnement universitaire ou institutionnel complexe : mettez l'accent sur votre familiarité avec les circuits administratifs, les comités de pilotage et la gestion multi-partenaires, plutôt que sur des fonctions purement commerciales.
- Valoriser les outils collaboratifs et méthodologiques : au-delà d'Office, montrez comment vous avez conçu des tableaux de bord, structuré des bases de données ou piloté des processus transversaux ; cela pèsera davantage que la simple maîtrise logicielle.
- Préparez des exemples concrets de réactivité sous pression et d'adaptation : expliquez comment vous avez géré des priorités conflictuelles ou des changements d'orientation rapides, fréquents dans un contexte de projet innovant.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2427771Fonction publique d'État