Gestionnaire administratif et logistique, service évènements F/H
Université de Bordeaux (ouvre un nouvel onglet) — Université de Bordeaux
Localisation
Gironde (33), France (33)
Télétravail
Oui
Management
Non
Niveau d'études
Niveau 4 Baccalauréat
Expérience
Confirmé
Publication
7 octobre 2026
Date limite
6 novembre 2026
Domaine
Direction et pilotage des politiques publiques
Secteur
Administration & Juridique
Missions principales
En tant que gestionnaire vos activités se déclinent sur deux axes :
1 / Soutien à l’organisation d’événements à caractère scientifique ou professionnel
- Vous conseillez les organisateurs sur le montage global de l’évènement
- Vous assurez l’interface avec les clients et partenaires
- Vous aidez au choix du lieu et organisation de visites techniques
- Vous assurez la coordination des services internes impliqués (audiovisuel, sécurité, services généraux de proximité, informatique) et des prestataires (sécurité, traiteurs, nettoyage, technique)
- Vous avez en gestion les aspects opérationnels : réservation de locaux, mise à disposition de matériel ou mobilier, création et installation de signalétiques
- Vous participez à l’amélioration des procédures internes et au respect des règles d’hygiène et sécurité applicables aux établissements recevant du public (ERP)
2 / Gestion administrative et financière
- Vous êtes en charge du suivi administratif des dossiers
- Vous assurez l’élaboration des devis et factures clients
Ce poste s'inscrit dans le cadre d'un CDD de Projet.
Compétences attendues
En tant que gestionnaire vos activités se déclinent sur deux axes :1 / Soutien à l’organisation d’événements à caractère scientifique ou professionnelVous conseillez les organisateurs sur le montage global de l’évènementVous assurez l’interface avec les clients et partenairesVous aidez au choix du lieu et organisation de visites techniquesVous assurez la coordination des services internes impliqués (audiovisuel, sécurité, services généraux de proximité, informatique) et des prestataires (sécurité, traiteurs, nettoyage, technique)Vous avez en gestion les aspects opérationnels : réservation de locaux, mise à disposition de matériel ou mobilier, création et installation de signalétiquesVous participez à l’amélioration des procédures internes et au respect des règles d’hygiène et sécurité applicables aux établissements recevant du public (ERP)2 / Gestion administrative et financièreVous êtes en charge du suivi administratif des dossiersVous assurez l’élaboration des devis et factures clientsCe poste s'inscrit dans le cadre d'un CDD de Projet.
Profil attendu
Diplômé(e) a minima d’un baccalauréat, idéalement d’un bac+2 en communication événementielle, vous justifiez d'une première expérience réussie dans la coordination d’événements et vous vous distinguez par les atouts suivants :
- Rigoureux(se) et fiable, vous savez planifier les actions, estimer les besoins et coordonner l’ensemble des étapes nécessaires à la mise en place d’une manifestation.
- Votre sens de l’organisation, votre autonomie et votre agilité vous permettent de travailler de manière efficiente et de vous adapter rapidement aux imprévus.
- Reconnu(e) pour votre créativité et votre esprit d’innovation, vous savez proposer des solutions adaptées à des besoins spécifiques et constituez un véritable soutien à la prise de décision.
- Doté(e) de fortes qualités relationnelles, vous entretenez des échanges fluides et constructifs avec vos interlocuteurs.
- L’usage de l’anglais lu, parlé et écrit serait une compétence particulièrement appréciée.
Vous vous reconnaissez ? Ce poste est fait pour vous !
Conditions d'exercice
Spécificités du poste :
Le poste implique un partage continu de l’information entre les différents membres de l’équipe et avec la hiérarchie. Le gestionnaire sera en contact avec de nombreux interlocuteurs, ce qui nécessite un excellent sens relationnel et une organisation pratique très rigoureuse.
Une forte réactivité, une bonne gestion du stress, ainsi que la capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle et à prioriser ses tâches sont indispensables.
En fonction de l’activité, des dépassements horaires pourront intervenir (en soirée ou le week-end).
Le gestionnaire d’événements pourra être amené à se déplacer sur la métropole bordelaise, au sein des différents sites de l’université de Bordeaux.
Informations complémentaires
Poste basé à Talence – accès tram B « Peixotto », parking, bus, vélo.
Pourquoi nous rejoindre ?
En intégrant notre établissement, vous bénéficiez d’un environnement de travail attentif à votre équilibre professionnel et personnel, ainsi qu’à votre développement de carrière.
Ce que nous vous offrons :
- Un parcours de formation adapté pour accompagner votre prise de poste et votre évolution professionnelle ;
- Jusqu’à 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de la date d’arrivée) ;
- Télétravail possible selon l’organisation du service ;
- Participation à la protection sociale complémentaire et accès à des dispositifs d’action sociale ;
- 75 % de prise en charge de l’abonnement aux transports en commun en Gironde ;
- Forfait mobilités durables pour les trajets domicile–travail ;
- Accès à un parking du personnel ;
- Offres de loisirs, sport et culture pour l’ensemble des personnels ;
- Possibilité restauration CROUS salarié sur place.
Processus de recrutement : Candidatures étudiées après la période de publication. Les candidats présélectionnés sont contactés sous 2 à 3 semaines pour un entretien avec le(s) manager(s) et le/la chargé(e) de recrutement.
Conseil : la lettre de motivation est réellement lue et complète utilement votre CV.
Métier de référence
Assistante / Assistant de direction
Comprendre ce poste
Ce rôle assure le fonctionnement opérationnel d'une fonction critique dans une université : l'organisation d'événements scientifiques et professionnels. Le gestionnaire administratif et logistique pilote l'intégralité du parcours événementiel, de la conception à la réalisation, en orchestrant les ressources internes (services techniques, audiovisuel, sécurité) et externes (prestataires). Au quotidien, il conseille les organisateurs, valide les lieux, coordonne les équipes et garantit la conformité réglementaire ERP. C'est une fonction charnière qui impacte directement la qualité de représentation scientifique de l'établissement.
Le recrutement dans ce cadre
Ce poste s'inscrit en catégorie B sur un contrat à durée indéterminée, limité aux candidats contractuels (accès non concours). La catégorie B offre des perspectives d'évolution vers des postes d'encadrement ou de spécialisation administrative en FPE. Le statut contractuel universitaire permet une progression salariale régulière et l'accès à la formation continue.
Conseils pour candidater
- Mettez en avant des expériences concrètes de coordination événementielle en environnement complexe (établissements recevant du public, multipartenaires, respect de normes) plutôt que des événements isolés : les évaluateurs cherchent la maîtrise de la chaîne complète.
- Démontrez votre capacité à arbitrer entre créativité et conformité réglementaire : mentionnez tout exemple d'amélioration de procédures ou de gestion d'aléas (annulation, changement de lieu) avec preuves chiffrées.
- Détaillez votre maîtrise des outils administratifs et financiers (suivi budgétaire, gestion de prestataires, traçabilité administrative) : les universités exigent une rigueur documentaire forte.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2432836Fonction publique d'État