FP d'État Cat. BEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 17 jours

Secrétariat particulier du préfet de région Hauts-de-France, préfet du Nord

Préfecture du Nord (ouvre un nouvel onglet) — Préfecture du Nord

Localisation

Nord (59), France (59)

Publication

12 octobre 2026

Date limite

31 mars 2027

Domaine

Direction et pilotage des politiques publiques

Secteur

Administration & Juridique

Missions principales

Groupe RIFSEEP : 1 Vos activités principales : Gestion des agendas, avec autonomie et discernement : - demandes de rendez-vous, audiences ou réunions internes et externes - demandes de rendez-vous privés - participation à la réunion hebdomadaire avec les membres du corps préfectoral du département chaque lundi - participation aux réunions des membres du corps préfectoral lillois, 3 fois par semaine - suivi de la mise à jour du tableau des commandes des dossiers pour les audiences - saisir et mise à jour dans le logiciel OBM, le tableau audiences et déplacements - organisation de réunions périodiques avec le conseil régional, les directeurs régionaux, les directeurs départementaux, le président du conseil départemental, le président de la MEL Établissement du programme hebdomadaire des réceptions : - établissement des notes de commande des repas - plans de table, menus, étiquettes de table Établissement du programme hebdomadaire des déplacements : - préparation du programme des chauffeurs, gestion des modifications de dernière heure - réservation des déplacements en train et réservation de nuitée d’hôtel puis établissements et suivi des bons de commandes, établissement des fiches de remboursement des frais de déplacements Gestion des appels : - filtrage des communications - redirection sur les interlocuteurs adéquats - appels internes ou externes sur demande des autorités Messagerie : - gestion en fonction de l’urgence des demandes - invitations à des réunions, déjeuners et réceptions : transmission aux autorités pour décision et réponses - diffusion des informations reçues aux membres du corps préfectoral Divers : - dossiers : ajouts de dernière minute - mise à jour du tableau des congés des membres du corps préfectoral - accueil des invités (installation et café) - achats de fleurs, cadeaux de départs - suivi des évaluations des membres du corps préfectoral - suppléance des secrétariats des membres du corps préfectoral : mise en forme de documents, impression pour signature et envoi ou impression pour constitution des dossiers pour les audiences et les réunions Votre environnement professionnel : Activités du service : Les missions du cabinet : relations avec les élus, élections, sécurité intérieure, décorations, affaires réservées, communication interministérielle, visites officielles / protocole / cérémonie, garage Composition et effectifs du service : 2 agents au secrétariat particulier du préfet et 2 au secrétariat du directeur de cabinet, 4 bureaux et le garage, les secrétariats, soit 80 agents au cabinet du préfet Liaisons hiérarchiques : Le préfet Liaisons fonctionnelles : Le préfet, le directeur de cabinet, le directeur adjoint de cabinet et le personnel de la résidence de M. le préfet, élus, cabinets ministériels, directions régionales et départementales

Compétences attendues

Groupe RIFSEEP : 1Vos activités principales :Gestion des agendas, avec autonomie et discernement :- demandes de rendez-vous, audiences ou réunions internes et externes- demandes de rendez-vous privés- participation à la réunion hebdomadaire avec les membres du corps préfectoral du département chaque lundi- participation aux réunions des membres du corps préfectoral lillois, 3 fois par semaine- suivi de la mise à jour du tableau des commandes des dossiers pour les audiences- saisir et mise à jour dans le logiciel OBM, le tableau audiences et déplacements- organisation de réunions périodiques avec le conseil régional, les directeurs régionaux, les directeurs départementaux, le président du conseil départemental, le président de la MELÉtablissement du programme hebdomadaire des réceptions :- établissement des notes de commande des repas- plans de table, menus, étiquettes de tableÉtablissement du programme hebdomadaire des déplacements :- préparation du programme des chauffeurs, gestion des modifications de dernière heure- réservation des déplacements en train et réservation de nuitée d’hôtel puis établissements et suivi des bons de commandes, établissement des fiches de remboursement des frais de déplacements Gestion des appels :- filtrage des communications- redirection sur les interlocuteurs adéquats- appels internes ou externes sur demande des autorités Messagerie :- gestion en fonction de l’urgence des demandes- invitations à des réunions, déjeuners et réceptions : transmission aux autorités pour décision et réponses- diffusion des informations reçues aux membres du corps préfectoralDivers :- dossiers : ajouts de dernière minute- mise à jour du tableau des congés des membres du corps préfectoral- accueil des invités (installation et café)- achats de fleurs, cadeaux de départs- suivi des évaluations des membres du corps préfectoral- suppléance des secrétariats des membres du corps préfectoral : mise en forme de documents, impression pour signature et envoi ou impression pour constitution des dossiers pour les audiences et les réunionsVotre environnement professionnel :Activités du service :Les missions du cabinet : relations avec les élus, élections, sécurité intérieure, décorations, affaires réservées, communication interministérielle, visites officielles / protocole / cérémonie, garageComposition et effectifs du service : 2 agents au secrétariat particulier du préfet et 2 au secrétariat du directeur de cabinet, 4 bureaux et le garage, les secrétariats, soit 80 agents au cabinet du préfetLiaisons hiérarchiques :Le préfetLiaisons fonctionnelles :Le préfet, le directeur de cabinet, le directeur adjoint de cabinet et le personnel de la résidence de M. le préfet, élus, cabinets ministériels, directions régionales et départementales

Profil attendu

Connaissances techniques : - Connaître l'environnement professionnel : Niveau maîtrise requis - Avoir des compétences en informatique - bureautique : Niveau maîtrise requis Savoir-faire : - Savoir s'organiser : Niveau maîtrise requis - Savoir travailler en équipe : Niveau maîtrise requis - Savoir analyser : Niveau maîtrise requis - Savoir rédiger : Niveau pratique requis - Avoir l'esprit de synthèse : Niveau pratique requis Savoir être : - Avoir le sens des relations humaines : Niveau maîtrise requis - Savoir s'adapter : Niveau maîtrise requis - Savoir s’exprimer oralement : Niveau maîtrise requis - Savoir communiquer : Niveau maîtrise requis - Savoir accueillir : Niveau maîtrise requis

Conditions d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : Amplitude horaire : de 8 h 30 à 19 h 00, en brigade et permanence ponctuelle en fonction des événements. Place de stationnement. Les avantages : - Restaurant administratif sur place - Forfait mobilité durable - Prise en charge du remboursement du transport domicile/travail à hauteur de 75% - Lieu de travail desservi par les transports en commun et accessible à pied depuis la gare - Position centrale en plein cœur de la ville de Lille - Possibilité d’obtenir une place prioritaire en crèche - Participation à la complémentaire santé - Accès à un large de choix de formations - Nombreuses offres sociales, culturelles, sportives, à prix réduit

Informations complémentaires

Affectation administrative : Préfecture de région, 2 rue Jacquemars Giélée – 59039 LILLE CEDEX Vos perspectives : La grande ouverture de ce poste et les compétences relationnelles acquises permettent d’évoluer vers tous types de métiers. Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type : Assistante de direction - FP2ADM04 Qui contacter ? : M. le Directeur de cabinet - 03 20 30 52 69 Liste des pièces requises pour déposer une candidature Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Cadre juridique

2° de l'article L331-2 (Anciennement 2° de l'article 4)

Métier de référence

Assistante / Assistant de direction

Comprendre ce poste

Le secrétariat particulier du préfet de région constitue l'interface opérationnelle entre le représentant de l'État et son environnement institutionnel. Au quotidien, l'assistant de direction organise l'agenda du préfet, prépare ses déplacements et ses réceptions, et veille à la circulation des informations entre les services. Cette fonction, peu visible mais déterminante, contribue au bon fonctionnement de la représentation de l'État dans la région et le département. Elle exige une forte capacité à anticiper les priorités et à traiter des sollicitations variées dans des délais contraints.

Le recrutement dans ce cadre

Le poste est ouvert aux titulaires de la fonction publique comme aux contractuels, ce qui signifie que le recrutement peut se faire par mutation ou par contrat. Il s'inscrit en catégorie B de la fonction publique d'État, avec un régime indemnitaire RIFSEEP de groupe 1. Dans ce versant, les parcours d'évolution reposent sur les concours et examens internes de la catégorie B vers la catégorie A, ainsi que sur la mobilité entre services de l'État.

Conseils pour candidater

Mettez en avant des exemples concrets de gestion d'agendas complexes, en précisant le volume de réunions, la coordination de plusieurs interlocuteurs et la façon dont vous avez arbitré les priorités.
Valorisez votre discrétion et votre sens de la confidentialité, qualités indispensables auprès d'un haut responsable de l'État ; une formulation sobre et précise dans votre lettre de motivation sera plus convaincante qu'une présentation générale.
Préparez-vous à évoquer votre maîtrise des outils bureautiques et, si possible, d'un logiciel de gestion d'agenda ou de suivi de dossiers, en illustrant votre aisance par des situations réelles d'organisation.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. MINT_BA059ATB-127491Fonction publique d'État