Assistant(e) Administrati(f)ve - AUTHIE

Sous l'autorité de la Secrétaire Générale de Mairie, l'Assistant(e) assure l'accueil du public, le traitement administratif des dossiers courants et apporte un appui à la gestion quotidienne de la Collectivité. Il/Elle contribue à la continuité du service public et participe au bon fonctionnement des services administratifs. 1. Accueil et relation avec les administrés • Assurer l'accueil physique et téléphonique de la mairie ; • Informer, orienter et renseigner les usagers ; • Identifier les demandes et les transmettre au service compétent ; • Gérer les rendez-vous des élus et de la Secrétaire générale si nécessaire. ________________________________________ 2. Secrétariat administratif • Assurer le traitement du courrier entrant et sortant ; • Rédiger des courriers, attestations et documents administratifs ; • Mettre en forme les documents administratifs ; • Effectuer le classement et l'archivage ; • Gérer les courriels de la mairie. ________________________________________ 3. Assistance administrative à la Secrétaire Générale • Participer à la préparation des conseils municipaux (convocations, dossiers, copies, diffusion) ; • Préparer les dossiers administratifs ; • Assurer le suivi de certains tableaux de bord ; • Participer à la mise à jour des registres obligatoires ; • Assurer le suivi administratif de dossiers confiés. ________________________________________ 4. État civil et affaires générales • Établir les actes d'état civil selon les habilitations ; • Délivrer les copies et extraits d'actes ; • Gérer les demandes liées au recensement citoyen ; • Participer à la préparation des élections ; • Mettre à jour les registres administratifs. ________________________________________ 5. Gestion comptable (en appui) • Préparer les bons de commande ; • Saisir les engagements comptables ; • Vérifier les factures ; • Préparer les mandats et titres sous le contrôle de la Secrétaire Générale ; • Classer les pièces comptables. ________________________________________ 6. Communication et vie communale • Mettre à jour le site internet et les panneaux d'information ; • Préparer les supports de communication municipale ; • Participer à l'organisation des cérémonies et manifestations communales ; • Assurer la diffusion des informations municipales. ________________________________________ Missions ponctuelles • Assurer la continuité du service en l'absence de la Secrétaire générale sur les tâches déléguées ; • Participer aux opérations électorales ; • Participer au recensement de la population ; • Apporter un renfort administratif selon les besoins des services.