FP d'État Cat. BEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 15 jours
SECRETAIRE DE DIRECTION H/F
Localisation
Haute Vienne (87), France (87)
Télétravail
Oui
Management
Non
Niveau d'études
Niveau 4 Baccalauréat
Expérience
Confirmé
Publication
14 octobre 2026
Date limite
14 novembre 2026
Domaine
Direction et pilotage des politiques publiques
Secteur
Administration & Juridique
Missions principales
Les objectifs :
Sous l'autorité de l'Agent comptable, la ou le secrétaire de direction assure le fonctionnement administratif, budgétaire et communicationnel de l'agence comptable.
Elle/Il contribue à la qualité des relations internes et externes, à la sécurisation des processus, et à la fluidité de l'activité de l'agence comptable.
Les Missions:
1 - Secrétariat de direction
- Gestion des agendas de l'Agent comptable et du Fondé de pouvoir (Limoges) et organisation logistique des réunions,
- Programmation et participation au CODIR de l’AC,
- Rédaction, saisie, mise en forme et diffusion de documents administratifs,
- Gestion des délégations de signature,
- Mise à jour de l'organigramme, du plan d'occupation des bureaux et de la signalétique,
2. Suivi budgétaire : En lien étroit avec la DFJL :
- Contribution à l'élaboration et au suivi de l'exécution du budget de l’AC,
- Réception des factures fournisseurs sur CHORUS PRO, liquidation des factures sous PEP Prémium, création et suivi des fournisseurs, RAE et engage-ments juridiques.
3. Gestion des frais de déplacement:
Pour les encadrants de Limoges et de Montreuil :
- Organisation des déplacements (réservations de transport et des nuitées),
- Contrôle des pièces justificatives.
Pour les agents :
- Contrôle de l'OMI avant validation du N+1,
- contrôle des justificatifs de frais avant validation du service fait par le N+1.
4. Communication:
- Élaboration du plan de communication de l’AC,
- Rédaction, relecture et valorisation des contenus liés aux missions de l’AC,
- Contribution à l'Intranet (MyASP) en lien avec la Mission de la communication et des études (MCE)
5. Gestion du temps : Référent (E) Sciforma:
- Conseiller les chefs de saisir, s’assurer des saisies dans l’outil, établir les statistiques, participer aux comités de suivi ;
- Être force de proposition.
Compétences attendues
Les objectifs :Sous l'autorité de l'Agent comptable, la ou le secrétaire de direction assure le fonctionnement administratif, budgétaire et communicationnel de l'agence comptable.Elle/Il contribue à la qualité des relations internes et externes, à la sécurisation des processus, et à la fluidité de l'activité de l'agence comptable.Les Missions:1 - Secrétariat de direction- Gestion des agendas de l'Agent comptable et du Fondé de pouvoir (Limoges) et organisation logistique des réunions,- Programmation et participation au CODIR de l’AC,- Rédaction, saisie, mise en forme et diffusion de documents administratifs,- Gestion des délégations de signature, - Mise à jour de l'organigramme, du plan d'occupation des bureaux et de la signalétique,2. Suivi budgétaire : En lien étroit avec la DFJL :- Contribution à l'élaboration et au suivi de l'exécution du budget de l’AC, - Réception des factures fournisseurs sur CHORUS PRO, liquidation des factures sous PEP Prémium, création et suivi des fournisseurs, RAE et engage-ments juridiques.3. Gestion des frais de déplacement: Pour les encadrants de Limoges et de Montreuil : - Organisation des déplacements (réservations de transport et des nuitées), - Contrôle des pièces justificatives.Pour les agents :- Contrôle de l'OMI avant validation du N+1,- contrôle des justificatifs de frais avant validation du service fait par le N+1.4. Communication: - Élaboration du plan de communication de l’AC, - Rédaction, relecture et valorisation des contenus liés aux missions de l’AC, - Contribution à l'Intranet (MyASP) en lien avec la Mission de la communication et des études (MCE)5. Gestion du temps : Référent (E) Sciforma:- Conseiller les chefs de saisir, s’assurer des saisies dans l’outil, établir les statistiques, participer aux comités de suivi ;- Être force de proposition.
Profil attendu
Savoirs
- Bureautique et outils collaboratifs
- Environnement administratif et institutionnel
- Systèmes d'information et outils numériques.
Savoir-faire
- Accueillir, informer et orienter
- Organiser, planifier et prioriser les activités
- Analyser et traiter l'information
- Travailler en équipe et en transversalité
- Respecter les délais et les procédures
- Gérer des situations complexes ou sous contrainte.
Savoir-être
- Aisance relationnelle
- Autonomie et sens de l'organisation
- Rigueur et fiabilité
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
- Adaptabilité et réactivité
- Esprit d'équipe
Conditions d'exercice
Champ relationnel :
Interne : - Agent comptable et Fondés de pouvoir, Directions métiers et fonctions support (SG, DFJL, MCE), Services de l’ASP,
Externe : Interlocuteurs et partenaires externes.
Conditions particulières d'exercice:
- Poste polyvalent nécessitant une forte capacité d'adaptation
- Respect strict des obligations de confidentialité
- Utilisation quotidienne des outils numériques et applicatifs métiers
- Relations fréquentes avec de nombreux interlocuteurs
Informations complémentaires
Pour de plus amples informations sur le poste, merci de contacter :
•Patrick LAITANG, Agent comptable
05.55.12.02.41 – [email protected]
•Arnaud SALVI, Fondé de pouvoir
05.55.12.02.52 – [email protected]
Pour déposer votre candidature, envoyez votre CV et votre lettre de motivation à [email protected]
Vous pouvez directement candidater via notre site carrière:
https://agencedeservicesetdepaiement.recruitee.com/o/secretaire-de-direction-hf-1286
Cadre juridique
Poste ouvert :
- aux titulaires de catégorie B (poste pérenne)
- aux contractuels (jusqu'à 36 mois)
Métier de référence
Assistante / Assistant de direction
Comprendre ce poste
La fonction de secrétaire de direction au sein de l'agence comptable de l'ASP (Agence de services et de paiement) s'inscrit dans le pilotage administratif d'une structure chargée de la gestion comptable et financière d'un établissement public de l'État. Elle assure le lien entre la direction comptable et les différents services, en veillant à la bonne circulation des informations et des décisions. Au quotidien, il s'agit de gérer les agendas, d'organiser les réunions de direction, de préparer et diffuser des documents administratifs, tout en participant au suivi budgétaire de l'agence. Ce rôle contribue directement à la sécurisation des processus et à la régularité de l'activité comptable.
Le recrutement dans ce cadre
Le poste, de catégorie B, est ouvert aux titulaires de la fonction publique de l'État comme aux contractuels, ce qui signifie que les candidatures peuvent émaner de profils statutaires ou de personnes recrutées par contrat. Le niveau de responsabilité attendu, notamment sur le suivi budgétaire et les délégations de signature, suppose une bonne maîtrise des circuits administratifs. Les perspectives d'évolution au sein de la fonction publique d'État passent généralement par la mobilité interne, la préparation de concours de catégorie B ou A, ou l'élargissement des compétences vers la gestion financière et comptable.
Conseils pour candidater
- Mettez en avant une expérience concrète de gestion budgétaire ou de traitement de factures dans un environnement public, en précisant les outils utilisés comme Chorus Pro ou les progiciels de gestion financière.
- Illustrez votre sens de la confidentialité et de la discrétion professionnelle par des exemples précis de situations sensibles gérées dans un contexte de direction.
- Préparez des exemples démontrant votre capacité à prioriser des activités sous contrainte de délais, en particulier lors de périodes de clôture ou de forte charge, afin de répondre aux attentes du poste.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2439842Fonction publique d'État