Gestionnaire du courrier
AC/CAB (ouvre un nouvel onglet) — AC/CAB
Localisation
Paris (75), France (75)
Télétravail
Non
Management
Non
Publication
15 octobre 2026
Date limite
1 novembre 2026
Domaine
Relation à l'usager
Secteur
Administration & Juridique
Missions principales
Auprès des responsables de la mission du Courrier et des Questions Ecrites et du chef du secteur de la Correspondance et des Publications, le titulaire du poste sera chargé des missions principales suivantes :
- Assurer une permanence pour l’ouverture du courrier adressé au/à la Ministre ou son Directeur de Cabinet, pour la gestion des courriers d’initiative du Cabinet et le traitement des demandes de mise en parapheur prioritaire,
- Analyser et instruire les courriers dans le logiciel dédié (Maarch) : effectuer une recherche préalable de précédents, procéder à la numérisation en s’assurant de la qualité de lecture en ligne, enregistrer conformément à l’analyse les données du courrier afin d’en faciliter la traçabilité et le suivi.
- Assurer la traçabilité et le suivi de tous les courriers enregistrés dans le logiciel dédié (Maarch),
- Mettre en forme les projets de réponse des directions et les projets de courrier en accord avec la charte ministérielle, les règles typographiques et les formules validées par le Cabinet,
- Préparer les parapheurs papier en veillant à la complétude et la lisibilité du dossier ainsi qu’à la définition du circuit de validation (feuille de route des visas) jusqu’à la signature,
- Numériser les courriers signés, les expédier par voie postale et clôturer ou mettre à jour pour traitement le dossier dans le logiciel dédié
- Transmettre aux services rédacteurs (Cabinet, Bureau du cabinet, Directions d’administration centrale) les fonds de dossiers clôturés ou à traiter,
- Accompagner les utilisateurs, notamment au Cabinet, dans le fonctionnement du logiciel dédié en apportant des conseils d’utilisation et une assistance fonctionnelle.
Compétences attendues
Auprès des responsables de la mission du Courrier et des Questions Ecrites et du chef du secteur de la Correspondance et des Publications, le titulaire du poste sera chargé des missions principales suivantes :- Assurer une permanence pour l’ouverture du courrier adressé au/à la Ministre ou son Directeur de Cabinet, pour la gestion des courriers d’initiative du Cabinet et le traitement des demandes de mise en parapheur prioritaire, - Analyser et instruire les courriers dans le logiciel dédié (Maarch) : effectuer une recherche préalable de précédents, procéder à la numérisation en s’assurant de la qualité de lecture en ligne, enregistrer conformément à l’analyse les données du courrier afin d’en faciliter la traçabilité et le suivi. - Assurer la traçabilité et le suivi de tous les courriers enregistrés dans le logiciel dédié (Maarch),- Mettre en forme les projets de réponse des directions et les projets de courrier en accord avec la charte ministérielle, les règles typographiques et les formules validées par le Cabinet, - Préparer les parapheurs papier en veillant à la complétude et la lisibilité du dossier ainsi qu’à la définition du circuit de validation (feuille de route des visas) jusqu’à la signature, - Numériser les courriers signés, les expédier par voie postale et clôturer ou mettre à jour pour traitement le dossier dans le logiciel dédié- Transmettre aux services rédacteurs (Cabinet, Bureau du cabinet, Directions d’administration centrale) les fonds de dossiers clôturés ou à traiter,- Accompagner les utilisateurs, notamment au Cabinet, dans le fonctionnement du logiciel dédié en apportant des conseils d’utilisation et une assistance fonctionnelle.
Profil attendu
Savoir-être :
Être disponible et réactif*
Avoir le sens des priorités
Faire preuve d’esprit d’équipe
Avoir le sens des relations humaines
Discrétion et confidentialité requise
Savoir-faire :
Aptitude à l’analyse de documents
Capacité à identifier la nature d’un dossier et à y appliquer la procédure de traitement correspondante
Savoir travailler en équipe
Être organisé et rigoureux
Savoir s’adapter rapidement aux évolutions de procédure
Forte maîtrise des outils de bureautique
Une première expérience sur un logiciel issu de Maarch serait un plus
Connaissances en gestion de l’information
Intérêt pour les politiques publiques portées par le ministère
Métier de référence
Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
Comprendre ce poste
Ce poste s'inscrit au sein du cabinet ministériel, où circulent quotidiennement des courriers adressés à la ministre ou à son directeur de cabinet, ainsi que des projets de réponse élaborés par les directions. La personne recrutée assure la réception, le tri et l'enregistrement de ces flux, qui conditionnent la rapidité avec laquelle l'action publique répond aux sollicitations extérieures. Le travail repose donc sur la fiabilité des chaînes de traitement, la traçabilité des documents et la bonne mise en forme des réponses institutionnelles.
Le recrutement dans ce cadre
Il s'agit d'un emploi ouvert uniquement aux contractuels, et non d'un poste pourvu par concours, ce qui implique une sélection sur dossier et entretien selon les modalités propres à l'employeur. La catégorie C correspond à des fonctions d'exécution et d'accueil, dont les perspectives d'évolution passent généralement par la préparation de concours de catégorie B ou par la montée en compétences sur des fonctions de gestion documentaire et de coordination.
Conseils pour candidater
- Mettez en avant des expériences concrètes de gestion de courrier ou de flux documentaires, en précisant les volumes traités et les délais tenus.
- Si vous avez déjà utilisé un logiciel de gestion électronique de documents, décrivez précisément les opérations réalisées (numérisation, indexation, suivi), car cette expérience est explicitement valorisée.
- Illustrez votre discrétion et votre sens des priorités par des situations vécues, en évoquant la gestion de demandes urgentes et la confidentialité des documents traités.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2441074Fonction publique d'État