Gestionnaire du courrier

Assurer la gestion (réception, enregistrement et suivi) des courriers adressés au/à la Ministre ou son Directeur de Cabinet, et des projets de réponse (élus, institutions, organisations et particuliers) dans le respect des règles de forme et des procédures de traitement en vigueur. DESCRIPTION DES MISSIONS : - Assurer une permanence pour l’ouverture du courrier adressé au/à la Ministre ou son Directeur de Cabinet, pour la gestion des courriers d’initiative du Cabinet et le traitement des demandes de mise en parapheur prioritaire, - Analyser et instruire les courriers dans le logiciel dédié (Maarch) : effectuer une recherche préalable de précédents, procéder à la numérisation en s’assurant de la qualité de lecture en ligne, enregistrer conformément à l’analyse les données du courrier afin d’en faciliter la traçabilité et le suivi. - Assurer la traçabilité et le suivi de tous les courriers enregistrés dans le logiciel dédié (Maarch), - Mettre en forme les projets de réponse des directions et les projets de courrier en accord avec la charte ministérielle, les règles typographiques et les formules validées par le Cabinet, - Préparer les parapheurs papier en veillant à la complétude et la lisibilité du dossier ainsi qu’à la définition du circuit de validation (feuille de route des visas) jusqu’à la signature, - Numériser les courriers signés, les expédier par voie postale et clôturer ou mettre à jour pour traitement le dossier dans le logiciel dédié - Transmettre aux services rédacteurs (Cabinet, Bureau du cabinet, Directions d’administration centrale) les fonds de dossiers clôturés ou à traiter, - Accompagner les utilisateurs, notamment au Cabinet, dans le fonctionnement du logiciel dédié en apportant des conseils d’utilisation et une assistance fonctionnelle. CHAMP RELATIONNEL : Correspondants des directions d’administration centrale, personnels du Bureau du cabinet et secrétariats des membres du Cabinet.