Assistant de direction

Placée auprès de la direction, l’'agent assure un rôle central d'appui à l’organisation et au fonctionnement quotidien de la direction. Il/elle facilite la coordination entre la direction, les services, les partenaires institutionnels et les interlocuteurs extérieurs. Il/elle contribue à la fluidité de la circulation de l'information, au suivi des décisions et à l’organisation des activités de la direction. Il est à noter qu'un projet de regroupement des services de la DDESTPP est à l'étude. A l’issue de la réunification les missions attachées à ce poste risquent fortement d'évoluer. DESCRIPTION DES MISSIONS : 1. Appui à l’ organisation quotidienne de la direction • Gérer les agendas, les appels et les courriels de la direction. • Préparer les dossiers et documents nécessaires aux réunions et rencontres de la direction. • Organiser les rendez-vous, réunions, CODIR, bilatérales, séminaires et déplacements de la directtion • Assurer l’organisation des congés des cadres et la planification des astreintes. 2. Coordination et suivi de l’ activité • Assurer le suivi des décisions, des commandes adressées par la direction aux services et actions qui en découlent. • Assurer le suivi des demandes urgentes et des sollicitations institutionnelles (préfecture, élus, partenaires…). • Prendre en charge des dossiers ponctuels ou des affaires réservées. 3. Appui aux réunions • Participer aux CODIR, rédiger et diffuser les comptes rendus. • Vérifier la mise en forme des documents soumis à la signature de la direction. • Assurer un appui particulier à la directrice adjointe en charge du pôle Protection des populations lors des réunions bilatérales. 4. Information et communication • Centraliser, organiser et diffuser les informations en interne et en externe. • Recueillir les actualités auprès des services et contribuer à l’alimentation des supports de communication. • Assurer la mise à jour des sites intranet et internet. CHAMP RELATIONNEL : Champ relationnel : Interne : les agents de la DDETSPP, le SGCD, le secrétariat du corps préfectoral Externe : l'ensemble des professionnels et les partenaires du champ d’intervention de la DDETSPP (Etat, Conseil régional, Conseil départemental, mairies, collectivités publiques, chambres consulaires)