FP d'État Cat. BEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 13 jours

Assistant(e) de direction au secrétariat général

Rectorat de Strasbourg (ouvre un nouvel onglet) — Rectorat de Strasbourg

Localisation

Bas Rhin (67), France (67)

Télétravail

Non

Management

Non

Niveau d'études

Niveau 4 Baccalauréat

Expérience

Confirmé

Publication

16 octobre 2026

Domaine

Direction et pilotage des politiques publiques

Secteur

Administration & Juridique

Missions principales

Placé(e) sous l’autorité du secrétaire général de l’académie, vous apportez un appui à l’organisation quotidienne du travail du secrétaire général et de ses adjoints, selon la répartition des missions au sein de l’équipe. Vous contribuez à la fiabilité du suivi des dossiers et à la qualité des relations avec les interlocuteurs du secrétariat général. Vos principales missions: Organiser les agendas et préparer les rendez vous - Gérer les agendas, programmer les rendez-vous et articuler les disponibilités des différents interlocuteurs en tenant compte des priorités communiquées. - Anticiper les échéances, préparer les dossiers nécessaires aux entretiens et déplacements et signaler les points appelant une attention particulière. - Organiser les déplacements et en assurer le suivi administratif avec les services compétents. Préparer et suivre les réunions - Planifier les réunions, transmettre les invitations et assurer la logistique : salles, visioconférences, documents et accueil des participants. - Rassembler les contributions des services, vérifier la complétude des dossiers et transmettre les documents dans les délais attendus. - Assurer, à la demande, des relevés de décisions et le suivi des suites à donner au moyen de tableaux de suivi et de relances adaptées. Traiter les courriers et faciliter la circulation de l’information - Suivre les boîtes de messagerie et le courrier selon les consignes données ; identifier les urgences, orienter les demandes et en suivre le traitement. - Rédiger des courriels et courriers courants ; mettre en forme et relire notes, documents et supports de présentation. - Préparer et suivre les circuits de visa et de signature ; assurer la diffusion des documents validés et leur traçabilité. Assurer un accueil de qualité et la continuité du secrétariat - Accueillir et renseigner les interlocuteurs, physiquement et par téléphone, avec courtoisie et discernement ; recueillir les informations utiles et orienter vers le bon interlocuteur. - Travailler en coordination avec les autres membres du secrétariat et le cabinet ; partager les informations nécessaires à la continuité du service et assurer les relais prévus en cas d’absence. - Actualiser les annuaires, listes de diffusion et outils partagés ; organiser le classement et l’archivage des dossiers papier et numériques dans le respect de leur confidentialité.

Compétences attendues

Placé(e) sous l’autorité du secrétaire général de l’académie, vous apportez un appui à l’organisation quotidienne du travail du secrétaire général et de ses adjoints, selon la répartition des missions au sein de l’équipe. Vous contribuez à la fiabilité du suivi des dossiers et à la qualité des relations avec les interlocuteurs du secrétariat général.Vos principales missions:Organiser les agendas et préparer les rendez vousGérer les agendas, programmer les rendez-vous et articuler les disponibilités des différents interlocuteurs en tenant compte des priorités communiquées.Anticiper les échéances, préparer les dossiers nécessaires aux entretiens et déplacements et signaler les points appelant une attention particulière.Organiser les déplacements et en assurer le suivi administratif avec les services compétents.Préparer et suivre les réunionsPlanifier les réunions, transmettre les invitations et assurer la logistique : salles, visioconférences, documents et accueil des participants.Rassembler les contributions des services, vérifier la complétude des dossiers et transmettre les documents dans les délais attendus.Assurer, à la demande, des relevés de décisions et le suivi des suites à donner au moyen de tableaux de suivi et de relances adaptées.Traiter les courriers et faciliter la circulation de l’informationSuivre les boîtes de messagerie et le courrier selon les consignes données ; identifier les urgences, orienter les demandes et en suivre le traitement.Rédiger des courriels et courriers courants ; mettre en forme et relire notes, documents et supports de présentation.Préparer et suivre les circuits de visa et de signature ; assurer la diffusion des documents validés et leur traçabilité.Assurer un accueil de qualité et la continuité du secrétariatAccueillir et renseigner les interlocuteurs, physiquement et par téléphone, avec courtoisie et discernement ; recueillir les informations utiles et orienter vers le bon interlocuteur.Travailler en coordination avec les autres membres du secrétariat et le cabinet ; partager les informations nécessaires à la continuité du service et assurer les relais prévus en cas d’absence.Actualiser les annuaires, listes de diffusion et outils partagés ; organiser le classement et l’archivage des dossiers papier et numériques dans le respect de leur confidentialité.

Profil attendu

Connaissances et compétences professionnelles - Maîtriser les outils bureautiques : traitement de texte, tableur, présentation, messagerie, agendas partagés et visioconférence ; s’approprier les applications métier. - Disposer de bonnes qualités rédactionnelles, d’une orthographe sûre et d’une maîtrise des usages de la correspondance administrative. - Savoir organiser simultanément plusieurs activités, anticiper les besoins et respecter les échéances ; repérer une urgence et alerter à bon escient. - Savoir rechercher, vérifier, synthétiser et transmettre une information ; tenir des outils de suivi fiables et rendre compte de l’avancement des demandes. - Connaître ou acquérir rapidement l’organisation des services académiques et les principaux circuits de décision et de validation. Qualités attendues - rigueur, fiabilité et sens de l’organisation ; - discrétion et respect strict de la confidentialité ; - réactivité et capacité d’adaptation ; - autonomie dans le cadre des consignes ; - esprit d’équipe, sens du service public et qualités relationnelles. - la diplomatie et la maîtrise de soi sont essentielles dans les échanges, y compris lors de situations sensibles. Une expérience en assistanat de direction ou en secrétariat auprès d’un responsable est souhaitée. La connaissance de l’Éducation nationale et de l’environnement académique constitue un atout.

Conditions d'exercice

Le poste implique des échanges fréquents avec des interlocuteurs variés et le traitement d’informations confidentielles. L’organisation du travail tient compte des contraintes d’agenda de l’équipe de direction et de la continuité du secrétariat, dans le respect du cadre applicable au temps de travail. La répartition des activités est précisée lors de la prise de fonctions.

Métier de référence

Assistante / Assistant de direction

Comprendre ce poste

Le secrétariat général d'un rectorat assure la coordination administrative de l'académie : il pilote l'organisation interne des services et veille à la continuité du travail des équipes de direction. L'assistant ou l'assistante de direction occupe une place charnière dans ce dispositif, à l'interface entre le secrétaire général, ses adjoints et les nombreux interlocuteurs internes et externes. Au quotidien, la fonction combine gestion d'agendas, préparation de dossiers et de réunions, suivi administratif des déplacements et circulation fiable de l'information. Elle contribue ainsi directement au fonctionnement régulier de l'administration académique.

Le recrutement dans ce cadre

Le poste est ouvert aux titulaires de la fonction publique comme aux contractuels, ce qui est le cas le plus fréquent pour ce type de fonction dans la FPE. Le niveau de catégorie B correspond à des fonctions d'application et d'encadrement de proximité, avec des perspectives d'évolution vers des postes de gestionnaire ou de responsable administratif au sein de l'académie ou d'autres services de l'État.

Conseils pour candidater

Illustrer dans votre CV des exemples concrets d'organisation d'agendas complexes ou de coordination de réunions, en précisant le volume et la nature des interlocuteurs gérés.
Mettre en avant la maîtrise précise des outils mentionnés (agendas partagés, visioconférence, applications métier) en citant ceux déjà utilisés.
Préparer, pour l'entretien, un exemple de situation où vous avez hiérarchisé des priorités concurrentes ou alerté à temps sur une échéance à risque, car ces compétences sont centrales dans le profil recherché.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. MENJ-15-2026-49207Fonction publique d'État