FP d'État Cat. CEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 6 jours

Assistant-e administrative H/F - LE CANAL

CROUS Toulouse (ouvre un nouvel onglet) — CROUS Toulouse

Localisation

Haute Garonne (31), France (31)

Publication

23 octobre 2026

Date limite

27 novembre 2026

Domaine

Ressources humaines

Secteur

Administration & Juridique

Missions principales

Activités principales : - Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, des intervenants et des personnels - Gestion des états de présence des personnels (repas, absence maladie…) - Réaliser les relevés d'heures des contractuels étudiants et leur enregistrement avant transmission au service RH, - Élaborer des documents administratifs (courriers, affiches, menus…) et tableaux - Assurer le classement et l'archivage des documents de l'unité de gestion - Contrôler le bon fonctionnement des bornes de rechargement et le cas échéant contacter le service informatique ou le fournisseur si besoin - Préparer pour la clôture mensuelle de l'activité restauration l'ensemble des documents exigés par les services centraux (contrôleur de gestion et comptable). - Prépare la mise en paiement des factures alimentaires (contrôle et rapprochement « Garone ») et non alimentaires, la liquidation et le mandatement de ces factures. - Transcrire des données de gestion dans les tableaux de gestion de l'unité - Transmettre dans les délais, les documents financiers au contrôle de gestion et au service comptable. - Assurer l'organisation des prestations exceptionnelles (buffets, cocktails, réceptions…) en évaluant la faisabilité ; établir des devis en fonction des demandes et faire le suivi de la commande client jusqu'à validation. - Coordonner la mise en œuvre des prestations et tenir le planning pour les différentes structures de l'unité. - Etablir pour les usagers les factures des prestations réalisées et suivre leur recouvrement (suivi des règlements et relances). - Suivre les tableaux et indicateurs internes su site du Canal - Rendre compte au directeur du pôle restauration ou à la directrice de site

Compétences attendues

Activités principales :Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, des intervenants et des personnelsGestion des états de présence des personnels (repas, absence maladie…)Réaliser les relevés d'heures des contractuels étudiants et leur enregistrement avant transmission au service RH,Élaborer des documents administratifs (courriers, affiches, menus…) et tableauxAssurer le classement et l'archivage des documents de l'unité de gestionContrôler le bon fonctionnement des bornes de rechargement et le cas échéant contacter le service informatique ou le fournisseur si besoinPréparer pour la clôture mensuelle de l'activité restauration l'ensemble des documents exigés par les services centraux (contrôleur de gestion et comptable).Prépare la mise en paiement des factures alimentaires (contrôle et rapprochement « Garone ») et non alimentaires, la liquidation et le mandatement de ces factures.Transcrire des données de gestion dans les tableaux de gestion de l'unitéTransmettre dans les délais, les documents financiers au contrôle de gestion et au service comptable.Assurer l'organisation des prestations exceptionnelles (buffets, cocktails, réceptions…) en évaluant la faisabilité ; établir des devis en fonction des demandes et faire le suivi de la commande client jusqu'à validation.Coordonner la mise en œuvre des prestations et tenir le planning pour les différentes structures de l'unité.Etablir pour les usagers les factures des prestations réalisées et suivre leur recouvrement (suivi des règlements et relances).Suivre les tableaux et indicateurs internes su site du CanalRendre compte au directeur du pôle restauration ou à la directrice de site

Profil attendu

Connaissances : - Connaissance des techniques de secrétariat, notions budgétaires, notions de réglementations RH. - Bonne maîtrise de l'expression orale et écrite. - Connaissance souhaitée d'une deuxième langue. - Connaissances en bureautique. - Maîtrise des outils informatiques - Savoir gérer son temps et s'organiser. - Connaissance de l'environnement de l'Éducation nationale, de l'enseignement supérieur et des partenaires locaux - Connaissance du fonctionnement et des missions des Crous - Connaissances des règles et enjeux de la restauration collective, règles générales d'hygiène en restauration collective Compétences opérationnelles : - Savoir utiliser les outils bureautiques et les applications informatiques de l'établissement. - Savoir communiquer, gérer son temps et s'organiser - Savoir gérer les aléas. - Capacité à rendre compte. - Aptitude à agir dans un cadre défini par la hiérarchie. - Mettre en œuvre des procédures et des règles. - Maîtrise de l'expression écrite et orale. - Polyvalence, esprit d'initiative et autonomie. Compétences comportementales : - Sens des responsabilités, du service public, - Réactivité, disponibilité, capacité d'organisation, initiative et autonomie, - Adaptabilité, rigueur et réactivité, - Posséder le sens de la discrétion, de la loyauté et du travail en équipe, - Qualités relationnelles, - Maitrise de soi. - Capacité à gérer l'urgence et faire face à l'imprévu - Sens du relationnel, sens du dialogue (confidentialité, respect de l'usager, maitrise de soi) - Qualités d'analyse et de prise d'initiative - Sens du travail en équipe

Conditions d'exercice

MISSIONS SPÉCIFIQUES : - Intégrée à une équipe administrative, l'agent peut être amené à suppléer un(e) collègue absent(e) et à exercer des fonctions différentes au sein du pôle de restauration - Peut-être amené à tenir la caisse au restaurant universitaire. Conditions particulières de l'exercice : Horaires adaptés au rythme étudiant : possibilité d'horaires décalés notamment en soirée, parfois en week-end lors des journées portes ouvertes ou évènements sur le campus ou la structure.

Métier de référence

Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie

Comprendre ce poste

Le poste s'inscrit au sein d'une unité de gestion du CROUS de Toulouse, un établissement public chargé d'assurer la restauration et l'accompagnement social des étudiants. La personne recrutée assure le lien entre les services opérationnels et les fonctions support : accueil des usagers et des personnels, suivi des présences et des heures, production de documents administratifs et de tableaux de gestion. Elle intervient également dans la chaîne financière, de la préparation des pièces de la clôture mensuelle de restauration à la liquidation et au mandatement des factures. Ces tâches, souvent discrètes, conditionnent la fiabilité du pilotage budgétaire et le bon fonctionnement quotidien du service.

Le recrutement dans ce cadre

Le poste relève de la catégorie C de la fonction publique d'État et est ouvert aux titulaires comme aux contractuels, ce qui signifie que la procédure d'accès peut varier selon le statut du candidat. La catégorie C correspond à des fonctions d'exécution et de mise en œuvre de procédures, avec des possibilités de progression par concours internes ou examens professionnels vers la catégorie B.

Conseils pour candidater

Mettez en avant votre expérience concrète en gestion de paie, de présences ou de factures, en précisant les outils utilisés et le volume traité, car ces éléments sont directement attendus.
Préparez des exemples illustrant votre capacité à gérer plusieurs priorités et des échéances de clôture, ainsi que votre aisance dans l'accueil téléphonique et physique.
Renseignez-vous sur le fonctionnement des CROUS et sur les règles de base de la restauration collective et de l'hygiène, sujets qui peuvent être abordés lors de l'entretien.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. 2026-2449451Fonction publique d'État