Assistant(e) de Direction - COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION DU SUD
Etablissements publics de coopération intercommunale (ouvre un nouvel onglet) — Etablissements publics de coopération intercommunale
Localisation
Réunion (974), France (974)
Publication
23 juillet 2026
Domaine
Direction et pilotage des politiques publiques
Secteur
Administration & Juridique
Missions principales
L’Assistant(e) de Direction apporte une aide permanente au Directeur/trice de service en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Organisation de l’agenda du directeur de service :
• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Organiser les déplacements
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction :
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Suivre l'exécution budgétaire du service
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Accueil téléphonique et physique au secrétariat :
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions :
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Compétences attendues
L’Assistant(e) de Direction apporte une aide permanente au Directeur/trice de service en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.Organisation de l’agenda du directeur de service : • Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités • Rappeler des informations importantes et transmettre des messages • Organiser les déplacements Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique : • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers • Organiser le classement et l'archivage des dossiers Suivi des projets et activités de la direction : • Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat • Suivre l'exécution budgétaire du service • Renseigner des tableaux de suivi des activités du service Accueil téléphonique et physique au secrétariat : • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent • Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques Organisation et planification des réunions : • Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions • Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Profil attendu
SAVOIRS :
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services d'une collectivité
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique,
- Principes rédactionnels de la note de synthèse et compte-rendu
SAVOIR-ETRE :
- Sens de la communication et du relationnel
- Discrétion
- Rigueur et sens de l’organisation
- Diplomatie
- Sens de l’anticipation et réactivité
CONNAISSANCE :
- Connaissance de l’environnement territorial (organisation, contexte, mission service public)
- Organisation, contexte et enjeu de la collectivité ou de l'établissement public
- Missions du service public
- Connaissance et maîtrise des logiciels bureautiques (Access, Excel, Word) et de l'outil informatique
- Procédures d'instruction des dossiers
Expérience minimum de 2 ans sur un poste similaire
Conditions d'exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif
Informations complémentaires
Réception des candidatures (lettre de motivation en mentionnant l'intitulé du poste et le numéro de DVE et CV) par courrier ou par mail à [email protected].
Toute candidature incomplète ne sera traitée par notre service recrutement.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Cadre juridique
Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Métier de référence
Assistante / Assistant de direction
Comprendre ce poste
L'assistant(e) de direction au sein d'une communauté d'agglomération est le véritable pivot administratif d'une direction de service. Il ou elle orchestre le fonctionnement quotidien : gestion de l'agenda, organisation des déplacements, traitement des dossiers, suivi budgétaire et accueil. C'est un rôle transversal qui exige une vision d'ensemble des priorités du service et une capacité à transformer des demandes informelles en actions structurées. Dans une intercommunalité, cet appui s'adresse à un directeur naviguant entre plusieurs enjeux collectifs.
Le recrutement dans ce cadre
Le poste relève de la catégorie C de la fonction publique territoriale, accessible par concours ou contrat selon les modalités locales. Ce niveau correspond à des responsabilités d'exécution avec autonomie relative, sans fonction encadrante. L'évolution professionnelle passe ensuite vers des postes de secrétaire administratif en catégorie B ou des fonctions de coordination.
Conseils pour candidater
- Mettez l'accent sur votre expérience en secrétariat ou assistanat, en particulier votre maîtrise des outils collaboratifs, de la gestion documentaire et des logiciels métier ; les tableaux de suivi et la lecture budgétaire constituent des plus non négligeables.
- Préparez des exemples concrets montrant votre capacité à gérer simultanément plusieurs tâches prioritaires et votre discrétion face à des informations sensibles : le contexte intercommunal implique une certaine confidentialité.
- Soignez particulièrement orthographe et présentation de votre dossier de candidature ; c'est un test direct des compétences rédactionnelles attendues pour ce poste.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. O974260723000032Fonction publique territoriale