Université Lyon 1 - Gestionnaire administratif (H/F)
Université Claude Bernard Lyon 1 (ouvre un nouvel onglet) — Université Claude Bernard Lyon 1
Localisation
Rhône (69), France (69)
Niveau d'études
Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Expérience
Débutant
Publication
22 juillet 2026
Domaine
Enseignement et formation
Secteur
Education & Formation
Missions principales
Dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur, le ou la gestionnaire assurera la gestion administrative des étudiants de L1 et L2 STAPS en soutien de l'équipe déjà en poste. Il ou elle assurera également, en autonomie, le suivi administratif des étudiants des parcours LAS de l'UFR et celles des étudiants du M1 et M2 EOPS parcours MUSKLE.
Activités principales :
- Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes (accueil physique, téléphone, courriels)
- Exécuter au quotidien les actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la scolarité des étudiants de L1-L2 et des parcours LAS : inscriptions administratives et pédagogiques
- Importer les notes des étudiants sur Apogée et vérifier les calculs automatiques de moyennes ainsi que les compensations et validations d'UEs et de blocs de compétences
- Préparer les examens : dupliquer les sujets, préparer les PV d'examens, les listes d'émargement, assurer le suivi logistique le jour des épreuves > Préparer les documents de jury, éditer les relevés de notes et attestations de réussite
- Traiter les dossiers de candidatures eCandidat L2 : actualiser le questionnaire Lime Survey, vérifier les pièces, relancer les candidats pour pièces manquantes, mettre à jour le tableau de suivi
- Assurer le suivi administratif des stages des étudiants de L2 et de M1 et M2 EOPS parcours Muskle ainsi que des stages volontaires des étudiants de L1 : contrôle de la conformité des conventions, gestion des avenants, archivage
- Réaliser le contrôle d'assiduité des étudiants boursiers
Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :
Apogée,Ecandidat, parcoursup, Monstage, ADE, Tomuss
Compétences attendues
Dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur, le ou la gestionnaire assurera la gestion administrative des étudiants de L1 et L2 STAPS en soutien de l'équipe déjà en poste. Il ou elle assurera également, en autonomie, le suivi administratif des étudiants des parcours LAS de l'UFR et celles des étudiants du M1 et M2 EOPS parcours MUSKLE.Activités principales :Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes (accueil physique, téléphone, courriels)Exécuter au quotidien les actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la scolarité des étudiants de L1-L2 et des parcours LAS : inscriptions administratives et pédagogiquesImporter les notes des étudiants sur Apogée et vérifier les calculs automatiques de moyennes ainsi que les compensations et validations d'UEs et de blocs de compétencesPréparer les examens : dupliquer les sujets, préparer les PV d'examens, les listes d'émargement, assurer le suivi logistique le jour des épreuves > Préparer les documents de jury, éditer les relevés de notes et attestations de réussiteTraiter les dossiers de candidatures eCandidat L2 : actualiser le questionnaire Lime Survey, vérifier les pièces, relancer les candidats pour pièces manquantes, mettre à jour le tableau de suiviAssurer le suivi administratif des stages des étudiants de L2 et de M1 et M2 EOPS parcours Muskle ainsi que des stages volontaires des étudiants de L1 : contrôle de la conformité des conventions, gestion des avenants, archivageRéaliser le contrôle d'assiduité des étudiants boursiersLogiciels ou matériels spécifiques utilisés :Apogée,Ecandidat, parcoursup, Monstage, ADE, Tomuss
Profil attendu
Compétences attendues :
- Avoir une bonne expression écrite et orale
- Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels de gestion administrative
- Être capable d’organiser et de planifier son travail de manière autonome et en équipe
- Appliquer le cadre réglementaire national et commun à l'établissement en matière de formation et de vie étudiante
- Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l'activité Avoir des capacités d'adaptation et de polyvalence
Connaissances :
- Connaitre les techniques d'accueil téléphonique et physique adaptées à différents publics
- Connaitre les techniques de communication et d'élaboration de documents
- Connaitre l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur serait un plus
Savoir être :
- Avoir des aptitudes relationnelles et le sens du travail en équipe
- Être réactif
- Etre rigoureux
- Savoir rendre compte
- Savoir gérer les situations sensibles > Savoir faire preuve de discrétion professionnelle et respecter la confidentialité
Informations complémentaires
En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective :
• Ses engagements : Egalité, Diversité, Laïcité, Lutte contre toutes formes de discrimination et de harcèlement,
• Ses conditions de travail : 37h30 de travail / 48,5 jours de congés, aménagement possible du temps de travail sur 4,5 jours, télétravail sous conditions,
• Son accompagnement professionnel : Médecine de Prévention, Service social, Psychologue du travail, correspondant handicap, mission d’accompagnement professionnel des personnels, développement des compétences par le plan de formation,
• Son action sociale, son offre culturelle : prestations sociales (crèche, centre de loisirs, restauration collective…), tarifs préférentiels loisirs, équipements sportifs, ateliers artistiques,
• Son accessibilité : Localisation à proximité des grands axes routiers et des transports en commun, possibilité de stationnement, locaux sécurisés pour les vélos, forfait mobilité durable.
Aucune candidature ne sera traitée dans l'outil. Il convient de se reporter aux contacts mentionnés dans la fiche de poste.
Pour postuler : Dès que possible
Envoyez un CV et lettre de motivation à : [email protected]
Métier de référence
Gestionnaire de scolarité
Comprendre ce poste
Le gestionnaire de scolarité est le maillon central entre l'établissement et les étudiants. Au quotidien, il assure l'enregistrement administratif des inscrriptions, la gestion des notes via le système Apogée, l'organisation logistique des examens et l'accueil des questions administratives. C'est une fonction de support pédagogique : sans ces tâches exécutées correctement, les parcours étudiants s'enrayent. À Lyon 1, ce poste couvre plusieurs filières (STAPS, LAS, EOPS), exigeant une capacité à naviguer entre plusieurs contextes réglementaires.
Le recrutement dans ce cadre
Ce recrutement se fait sur contrat, en catégorie C, sans passage par concours : l'accent porte sur l'expérience et les compétences opérationnelles plutôt que sur un test théorique. La stabilité dépend de la pérennisation du besoin et des budgets de l'université. Les contractuels catégorie C bénéficient des conditions de la FPE mais avec moins de garanties d'évolution que les fonctionnaires titulaires ; une expérience solide dans ce poste peut toutefois ouvrir des perspectives de titularisation ou de progression en B.
Conseils pour candidater
- **Mettre en avant une expérience en environnement universitaire ou administratif dense** : tout contact antérieur avec Apogée, une gestion d'inscriptions ou une connaissance du calendrier académique différenciera votre dossier et réduira la courbe d'apprentissage.
- **Détailler votre maîtrise des outils bureautiques et votre rigueur sur les données** : démontrer que vous avez déjà travaillé sur des fichiers importants, des calculs à vérifier ou des listes à produire sans erreur rassure sur votre fiabilité.
- **Valoriser votre polyvalence et vos expériences d'accueil** : expliquez comment vous avez géré plusieurs interlocuteurs simultanément, traduit des processus complexes à des publics variés, et maintenu votre organisation même en période chargée (notamment les périodes d'examen).
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2359571Fonction publique d'État