Assistant(e) en gestion administrative

MISSION SPECIFIQUE LIEE A LA REUSSITE PEDAGOGIQUe La résidence propose un dispositif spécifique d'accompagnement pédagogique pour la réussite des étudiants. Dans ce cadre, des espaces de coworking et tiers lieux sont mis à disposition. - Gestion des plannings des espaces partagés. - Présence en horaires décalés (soir ou matin) en fonction des activités - Accueil des partenaires ayant un lien avec l'activité pédagogique (enseignants, tuteurs, organismes divers). MISSIONS PRINCIPALES Secrétariat et gestion administrative : - Assure l'accueil physique et téléphonique des usagers (étudiants et partenaires extérieurs). - Assure la gestion locative des logements et le suivi du planning de remplissage de la résidence, en lien avec le service du logement. - Gère les réservations des logements étudiants ainsi que la remise et la restitution des clés. - Veille au respect du règlement intérieur. - Réalise les états des lieux d'entrée et de sortie. - Gère les hébergements temporaires, courts séjours et hébergements de groupes. - Réceptionne les dossiers sur eBay et contrôle les pièces avant admission. - Effectue les contrôles à l'arrivée et pendant le séjour des résidents (identité, qualité d'étudiant, durée du séjour, tarif appliqué, complétude du dossier…). - Prépare les documents administratifs destinés aux résidents (attestations de résidence, quittances…) et aux organismes partenaires (Visale, CAF…). - Assure le suivi des aides au logement en lien avec la CAF. - Prépare et envoie les factures aux universités et organismes partenaires, puis en assure le suivi. - Encaisse les redevances et autres prestations. - Prépare les droits constatés sous le contrôle du responsable de l'unité de gestion. - Prépare les documents de fin de mois de l'activité hébergement à destination du contrôle de gestion et du service comptable. - Assure les relances des débiteurs et prépare les dossiers contentieux. - Établit les devis et assure le suivi des commandes jusqu'à leur validation. - Assure la liquidation et le mandatement des factures. - Signale au responsable de l'unité de gestion tout incident concernant un résident (violence, sous-location, refus de paiement…). - Réalise les bons de commande et le service fait sur Orion et Epona. - Élabore des documents administratifs (courriers, affiches, tableaux…). - Assure le classement et l'archivage des documents de l'unité de gestion. - Accueille les entreprises et suit la réalisation des prestations. - Participe à la sécurité des personnes et des biens. Coordination de la vie en résidence : - Veille au bien-être et facilite la vie des résidents. - Gère les situations d'urgence. - Alerte dans le cadre de ses fonctions, le Directeur d’unité de gestion ou la Directrice de site, en cas de comportement anormal Intégré à une équipe administrative, l’agent peut être amené à suppléer un(e) collègue absent(e) et à exercer des fonctions différentes au sein du pôle hébergement et au sein du site.