Adjoint en scolarité - H/F
Université Paris I - Panthéon- Sorbonne (ouvre un nouvel onglet) — Université Paris I - Panthéon- Sorbonne
Localisation
Paris (75), France (75)
Niveau d'études
Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Expérience
Débutant
Publication
13 juillet 2026
Date limite
1 octobre 2026
Domaine
Enseignement et formation
Secteur
Education & Formation
Missions principales
Activités principales :
Gérer la scolarité des 5 programmes de Licence (310 étudiants) :
Licence Science Politique
Double Licence Histoire - Science Politique
Double Licence Droit - Science Politique
Double Licence Philosophie - Science Politique
Double Licence Économie - Science Politique
- Organiser et préparer les séances de Pré-rentrée et effectuer les inscriptions pédagogiques (IPWEB),
- Assurer le bon déroulement des enseignements : suivi des semestres d’enseignement, planning, documentation, information et accompagnement des étudiant·e·s,
- Organiser les 3 séquences d’examens : collecte et reprographie des sujets d’examen, planifier les sessions : calendrier, surveillances enseignantes et administratives, tiers-temps, examens terminaux, et convocation des étudiants,
- Contrôler la délivrance des diplômes : assurer l’organisation des jurys de délibération, saisie et reports des notes, vérification des calculs (Logiciel APOGEE) et délivrance des diplômes en conformité avec le règlement du contrôle des connaissances (RCC),
- Contrôler la légalité des procédures mises en œuvre (stages, césures, contrôle des connaissances, examens, délivrance des attestations et diplômes …),
Organiser les campagnes de candidatures
- Accueillir et informer les candidats,
- Vérifier la conformité des dossiers au regard des documents demandés
- Organiser les commissions pédagogiques d’admission
- Traiter les réponses aux candidatures sur le logiciel E-Candidat,
- Traiter les admissions et accompagnement des étudiants jusqu’à leur inscription pédagogique
Gestion des stages
- Conseil et accompagnement des étudiants dans leur recherche de stages, contrôle réglementaire et traitement des conventions de stage (Application Pstage)
- Remontée des déclarations nominatives et statistiques
Maquettage et modélisation des diplômes
- Vérification de la modélisation des programmes, règles de calcul, maquettage des PV et relevés de notes, en relation avec la mission APOGEE
Compétences attendues
Activités principales :Gérer la scolarité des 5 programmes de Licence (310 étudiants) :Licence Science PolitiqueDouble Licence Histoire - Science PolitiqueDouble Licence Droit - Science PolitiqueDouble Licence Philosophie - Science PolitiqueDouble Licence Économie - Science PolitiqueOrganiser et préparer les séances de Pré-rentrée et effectuer les inscriptions pédagogiques (IPWEB),Assurer le bon déroulement des enseignements : suivi des semestres d’enseignement, planning, documentation, information et accompagnement des étudiant·e·s,Organiser les 3 séquences d’examens : collecte et reprographie des sujets d’examen, planifier les sessions : calendrier, surveillances enseignantes et administratives, tiers-temps, examens terminaux, et convocation des étudiants,Contrôler la délivrance des diplômes : assurer l’organisation des jurys de délibération, saisie et reports des notes, vérification des calculs (Logiciel APOGEE) et délivrance des diplômes en conformité avec le règlement du contrôle des connaissances (RCC),Contrôler la légalité des procédures mises en œuvre (stages, césures, contrôle des connaissances, examens, délivrance des attestations et diplômes …), Organiser les campagnes de candidaturesAccueillir et informer les candidats,Vérifier la conformité des dossiers au regard des documents demandésOrganiser les commissions pédagogiques d’admissionTraiter les réponses aux candidatures sur le logiciel E-Candidat,Traiter les admissions et accompagnement des étudiants jusqu’à leur inscription pédagogiqueGestion des stagesConseil et accompagnement des étudiants dans leur recherche de stages, contrôle réglementaire et traitement des conventions de stage (Application Pstage)Remontée des déclarations nominatives et statistiquesMaquettage et modélisation des diplômesVérification de la modélisation des programmes, règles de calcul, maquettage des PV et relevés de notes, en relation avec la mission APOGEE
Profil attendu
Compétences requises ou souhaitées :
- savoir utiliser les logiciels APOGEE, E-Candidat, IPWEB et PSTAGE
- savoir utiliser les logiciels de bureautique Word, Excel, Thunderbird
- savoir rédiger
- accueillir le public et être à son écoute
- connaître l’organisation de la composante et ses activités, ainsi que
- l’organisation de l’université,
- connaître les dispositifs et règlements applicables aux diplômes, aux stages, et programme Erasmus
- savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise
- savoir s’impliquer dans un travail de groupe
- savoir être organisé, méthodique, rigoureux
ponctualité, disponibilité
Conditions d'exercice
Relations fonctionnelles et environnement du travail :
- Elle·Il travaille avec la Coordinatrice des Licences qui assure l’encadrement de proximité
- Elle·Il fait partie d’une équipe administrative de 9 personnes
- Elle·Il sera accompagné·e, pour ce qui concerne la conduite des cursus, par les responsables pédagogiques
- La·Le gestionnaire partage son bureau avec d’autres gestionnaires de formations (Licence 2 et 3 ). Une certaine complémentarité existera entre les agents. À ce titre, en cas d’absence de sa·son collègue, elle·il doit être en mesurer de renseigner les étudiant·e·s et enseignant·e·s de ces formations.
Principaux interlocuteurs :
- enseignant·e·s titulaires et vacataires de l’UFR
- étudiant·e·s inscrit·e·s et candidat·e·s
- Responsables pédagogiques et directeur·trice·s d’études des programmes de la Licence Science politique et des doubles Histoire, Philosophie, Droit et Economie / Science Politique
- Direction des Etudes et de la vie universitaire : service Apogée, service des inscriptions, diplômes et service vie étudiante
- Direction des relations internationales (Inscription des étudiants titulaires de diplômes étrangers)
- Ecole d’Economie de la Sorbonne (EES), Ecole d’Histoire de la Sorbonne (EHS), Ecole de droit de la Sorbonne (EDS) -Pôle Licence, coordination des UFR de science humaines et UFR 10 Philo pour les doubles diplômes organisés conjointem
Métier de référence
Gestionnaire de scolarité
Comprendre ce poste
L'adjoint en scolarité est le pivot administratif des formations licences au sein d'une composante universitaire. Il pilote l'ensemble du cycle étudiant : des inscriptions pédagogiques jusqu'à la délivrance des diplômes, en passant par l'organisation matérielle des examens et le suivi académique. À Paris I, cette fonction concerne 310 étudiants répartis sur cinq licences dont plusieurs doubles diplômes, ce qui demande une gestion précise de calendriers et de règlementations complexes. Le poste est stratégique pour fluidifier la relation entre étudiants, enseignants et direction.
Le recrutement dans ce cadre
Il s'agit d'un emploi en catégorie C ouvert aux titulaires et contractuels, ce qui élargit le vivier de candidats. Le recrutement peut emprunter soit la voie concours pour les titularisations, soit la voie contractuelle pour un CDD/CDI. Cette catégorie offre des possibilités d'évolution vers des postes de coordination ou de responsable de scolarité après expérience. Le statut de Paris I, établissement de recherche ancien et de prestige, garantit une stabilité de l'emploi et un environnement administratif structuré.
Conseils pour candidater
- **Démontrer une maîtrise des systèmes universitaires** : mettez l'accent sur toute expérience préalable avec APOGEE, E-Candidat ou logiciels de gestion administrative ; détaillez les volumes traités (inscriptions, examens, relevés de notes).
- **Souligner la rigueur organisationnelle** : les trois sessions d'examens et les jurys de délibération exigent zéro erreur ; montrez des exemples concrets de gestion de calendriers serrés ou de coordination multi-acteurs.
- **Valoriser l'accueil et l'écoute** : témoignez de situations où vous avez résolu des difficultés administratives complexes avec calme, clarté et courtoisie envers le public étudiant.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2350450Fonction publique d'État