Agent de scolarité
Université de Pau et des Pays de l'Adour (ouvre un nouvel onglet) — Université de Pau et des Pays de l'Adour
Localisation
Pyrénées Atlantiques (64), France (64)
Télétravail
Oui
Niveau d'études
Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Expérience
Débutant
Publication
8 juillet 2026
Domaine
Enseignement et formation
Secteur
Education & Formation
Missions principales
Les activités principales
Gestion de la scolarité administrative en proximité :
- Superviser et accompagner les étudiants dans leur cycle de formation (accueil physique, téléphonique, mail.
- Accompagner des enseignants et des intervenants extérieurs dans la mise en œuvre de leur formation
- Assurer le bon déroulement des programmes de formation sur les plans logistiques, administratifs
- Saisir l’EDT élaboré par l’enseignant responsable de l’emploi du temps dans hyperplanning, et mettre à jour les changements (report, annulation, absences, etc).
- Paramétrer Apogée pour les inscriptions pédagogiques par le Web, pour l’accès à la saisie des notes à distance, pour la création des codes épreuves ; pour le maquettage des PV et pour les relevés de notes.
- Assurer le suivi des maquettes de formation et des MCCC en vigueur : vérification des règles de calcul avant chaque délibération de jury.
- Exercer un contrôle et apporter des corrections sur les IP web des étudiants
- Collecter les sujets d’examens et organiser les surveillances d’examen.
- Gérer le suivi des délibérations (constitution des jurys et/ou des commissions, convocations, clôture des délibérations, publication des résultats, consultation des copies d'examen, gestion des modifications et des rectifications)
- Organiser sur les plans logistiques et administratifs les examens oraux
- Gestion et suivi des dossiers de candidature (Ecandidat)
- Être un appui pour l’actualisation des MCCC avec les responsables des formations.
- Participer au conseil de perfectionnement de son périmètre d’activité.
- Préparer les autorisations de déplacement pour les voyages d’étude et les sorties terrain.
- Organiser l'archivage des différents documents en fonction de la règlementation
Compétences attendues
Les activités principales Gestion de la scolarité administrative en proximité :- Superviser et accompagner les étudiants dans leur cycle de formation (accueil physique, téléphonique, mail. - Accompagner des enseignants et des intervenants extérieurs dans la mise en œuvre de leur formation - Assurer le bon déroulement des programmes de formation sur les plans logistiques, administratifs - Saisir l’EDT élaboré par l’enseignant responsable de l’emploi du temps dans hyperplanning, et mettre à jour les changements (report, annulation, absences, etc). - Paramétrer Apogée pour les inscriptions pédagogiques par le Web, pour l’accès à la saisie des notes à distance, pour la création des codes épreuves ; pour le maquettage des PV et pour les relevés de notes. - Assurer le suivi des maquettes de formation et des MCCC en vigueur : vérification des règles de calcul avant chaque délibération de jury. - Exercer un contrôle et apporter des corrections sur les IP web des étudiants - Collecter les sujets d’examens et organiser les surveillances d’examen. - Gérer le suivi des délibérations (constitution des jurys et/ou des commissions, convocations, clôture des délibérations, publication des résultats, consultation des copies d'examen, gestion des modifications et des rectifications) - Organiser sur les plans logistiques et administratifs les examens oraux - Gestion et suivi des dossiers de candidature (Ecandidat) - Être un appui pour l’actualisation des MCCC avec les responsables des formations. - Participer au conseil de perfectionnement de son périmètre d’activité. - Préparer les autorisations de déplacement pour les voyages d’étude et les sorties terrain. - Organiser l'archivage des différents documents en fonction de la règlementation
Profil attendu
Ce poste est fait pour vous si
Vous êtes :
Titulaire d’un diplôme de niveau III
Point de vigilance : vérifier l’adéquation entre le diplôme requis et le niveau du poste
Vous possédez :
Une expérience dans des fonctions administratives
Vous maîtrisez :
les outils métiers (Apogée, Esup Stage, Hyperplanning)
les outils bureautiques ( Excel, Word…)
la réglementation relative aux accréditations, formations, examens, stages.
Vous êtes en capacité :
De travailler en équipe
D’être force de proposition
De vous adapter à un nouvel environnement
Informations complémentaires
Les +
45 jours de congés + 10 ARTT par année universitaire au prorata du temps de travail
Télétravail jusqu’à 1 jour fixe/semaine ou 4 jours flottants/mois
Forfait mobilité durable, offres loisirs, sport & culture
Parkings gratuits / stationnement facile
Campus situé à 1h de l’océan et des Pyrénées
Accompagnement individuel des agents en situation de handicap
Métier de référence
Gestionnaire de scolarité
Comprendre ce poste
L'agent de scolarité est le pivot administratif d'une université : il orchesttre le fonctionnement quotidien des formations en gérant à la fois les étudiants, les enseignants et les outils critiques. Au-delà de l'accueil, le poste repose sur la maîtrise de systèmes spécialisés (Apogée, Hyperplanning) et la garantie de conformité des formations face à des règles complexes. C'est un rôle de "gardien" de l'intégrité administrative et pédagogique, essentiel pour que les universités fonctionnent sans à-coups.
Le recrutement dans ce cadre
Ce recrutement FPE en catégorie C combine accès par concours et contrat, offrant une flexibilité d'embauche typique des universités. La catégorie C implique un niveau Bac+2 ou expérience administrative équivalente, avec des possibilités d'évolution vers la catégorie B après mobilité interne ou formation continue, particulièrement fréquente en environnement universitaire.
Conseils pour candidater
- **Mettez en avant vos expériences sur les logiciels métier** : si vous avez croisé Apogée, Hyperplanning ou des outils comparables dans une autre administration ou établissement, détaillez les tâches (paramétrage, corrections, suivi). Cela distingue réellement votre candidature.
- **Documentez votre compréhension de la réglementation universitaire** : stages, MCCC, formations, accréditations. Un candidat issu d'une autre université ou d'une collectivité ayant géré des formations en marque des points solides.
- **Structurez votre lettre autour de la rigueur et de la polyvalence** : accueil, suivi pédagogique, maîtrise technique, contrôle qualité. Les jurys universitaires valorisent les profils "tout-terrain" qui ne craignent pas le détail ni l'interaction constante.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2343782Fonction publique d'État