Gestionnaire de la scolarité des doctorants

Activités principales Gestion administrative de la scolarité des doctorants :–  Gérer administrativement les inscriptions et réinscriptions en doctorat –  Aider à la récupération des encaissements de frais de scolarité reçues en lien avec le service comptabilité de l’ESPCI –  Renseigner, vérifier la base de données ADUM et vérifier l’intégrité des saisies –  Contrôler les dossiers de candidature, assurer la tenue de tableaux de bord d’après les données extraites de l’application de gestion des doctorants (ADUM) –  Assurer la commande et la délivrance aux doctorants des cartes d’étudiants –  Effectuer des requêtes et remplir les tableaux des indicateurs de l’ESPCI –  Élaborer des tableaux d’indicateurs (enquête SISE) –  Mettre à jour les documents de référence à destination des doctorantsOrganisation des soutenances de doctorat et HDR : –  Préparer et organiser les soutenances –  Contrôler et valider les informations saisies par les doctorants relatives aux membres du jury, à la composition du jury et ce en conformité avec la réglementation, éditer les courriers aux rapporteurs, coordonner la réception des pré-rapports, obtenir les signatures pour l’autorisation de soutenir, éditer le procès-verbal de l’avis de soutenance, envoyer les convocations au jury et au candidat, réceptionner et traiter les PV et les documents de soutenanceDélivrance des diplômes –  Editer et envoyer les attestations de réussite aux docteurs et les diplômesAccueil et recrutement des doctorants –  Conseiller et orienter les doctorants auprès des différents services de l‘ESPCI et des écoles doctorales –  Mettre en place les conventions de cotutelles de thèse l’internationale avec les partenaires étrangers –  Assurer le suivi des missions doctorales d’enseignement et des conventions de reversement associées. –  Organiser annuellement la journée d’accueil des doctorants –  Transmettre aux doctorants les actualités concernant leur doctoratConvention de séjour de recherche : –  Mettre en place les conventions de séjour de recherche (CSR) des doctorants et post doctorants éligibles à ce dispositif, le cas échéant en lien avec le FSD. –  Coordonner les informations concernant le financement des CSR en lien avec la DAR et le laboratoire d’accueil ainsi que le paiement des bourses en lien avec le service comptabilité.Animation et réseau : –  Représenter l’ESPCI au sein du groupe expert métier dédié à la scolarité des doctorants et piloté à l’échelle de PSL et des réunions mensuelles ADUMAutres activités : Si l’activité le permet (période février-juillet) : travailler en renfort du pôle contrat de recherche et du pôle Europe pour réaliser des missions telles que du titrage ou du reporti

Connaissances transversales requises : o Connaître les règles de scolarité et plus précisément la réglementation applicable aux modalités d’inscription et de validation des diplômes de doctorat o Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France o Maitrise de l’anglais appréciée Savoir-faire requis : o Capacité d’analyse, de synthèse et de résolution des problèmes Capacité à interagir avec les structures dédiées au doctorat o Capacité à hiérarchiser et à prioriser Savoir-faire : o Avoir le sens de l’accueil o Faire preuve d’organisation et de précision o Utiliser des logiciels de bureautique o Planifier son travail o Travailler en équipe Savoir-faire transversaux : o Informer et rendre compte à sa hiérarchie o Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes o Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée Savoir être : o Aptitudes relationnelles avec le public et dans l’environnement professionnel o Aptitude à travailler en équipe o Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels o Autonomie, méthode et rigueur o Sens de l’organisation et de la coordination o Disponibilité, discrétion et confidentialité o Polyvalence et capacité d’adaptation Expérience professionnelle souhaitable : o Expérience souhaitée dans un service de scolarité au sein d’un établissement d’enseignement supérieur. Formation requise (ou diplôme) : o Niveau IV : Baccalauréat ou diplôme équivalent

Modalités de recrutement Catégorie : B Filière : Administrative et technique Le poste est à pourvoir : • par voie de mutation pour les agents titulaires de la Ville de Paris ; • par voie de détachement pour les agents titulaires d’autres fonctions publiques ; • par voie contractuelle pour une durée d’un an pour les agents non titulaires. Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées. Ces personnes peuvent bénéficier d’un dispositif de recrutement dérogatoire de la Ville de Paris pour l’accès à l’emploi de titulaire. Poste à pourvoir à compter du : 01/09/2026, pour une durée de 2 ans renouvelable. Contact Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre par courriel à en indiquant leur statut (Titulaire ou Non titulaire) ainsi que leur corps et grade (uniquement pour les titulaires) Pour tout complément d’informations, contacter : Lucie EBRAN ( ) Lieu 10, Rue Vauquelin 75005 Paris Métro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton) - RER B (Luxembourg) - Bus 21, 27 & 47 - 3 Vélib’ stations à proximité.