Secrétaire Médicale

MISSIONS DU POSTE Texte de références : Fiche métier du répertoire de la fonction publique hospitalière : Famille : GESTION DE L'INFORMATION Sous-famille : Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale Code métier : 40L20 Psychiatrie Adulte (30 %) : - UCLI 30 % Pôle (50%) : - Assistante de l’exécutif du pôle Missions générales - Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité, prise de notes, frappe et mise en forme des documents, courriers, comptes rendus, statistiques, tableaux de bords, - Participation aux réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus après validation, - Organisation logistique : réservation de salles de réunion et de véhicules de fonctions, installation de la salle, réservation matériel informatique - Recueil, saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux de bord, de fichiers - Mise en forme de présentations sur Power Point, de tableaux sous Excel - Traitement de textes sous Word : frappe de courriers, rapports, comptes-rendus - Traitement de dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) - Commande de fournitures « bureau » en coordination avec le cadre et les équipes - Gestion du courrier : enregistrement, traitement de réponses simples, suivi des échéances, relances - Participation à l’élaboration des rapports d’activité - Classement : classement physique et informatique Missions spécifiques extrahospitalier psychiatrie adulte - Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance, - Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, événements...), - Saisie des données liées à l'activité médicale (codage), - Tenue à jour du dossier patient - Classement et archivage des dossiers « papier » patients (dans l’attente du dossier patient informatisé). - Elaboration du bilan annuel Missions spécifiques assistante du pôle - Accueil et prise en charge des personnes - Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques - Prises de rendez-vous - Organisation et gestion des réunions : gestion de l’agenda, organisation des réunions, proposition d’ordre du jour, rédaction de comptes rendus - Mise en ligne et suivi des annonces de recrutement du pôle (affichage, Intranet, Internet, PEP, FHF, réseaux sociaux…) - Organisation et préparation des instances du pôle et de toutes autres réunions concernant ce dernier : organisation logistique, convocations, proposition d’ordre du jour, proposition des dates de bureaux de pôles, rédaction et diffusion des comptes rendus… ; - Participation aux enquêtes, rapports du pôle - Elaboration et mise à jour d’un répertoire interne aux pôles - Rôle d’alerte auprès de l’exécutif pour le suivi des dossiers et rappel des échéances