Université Lyon 1 - Secrétaire de département (H/F)
Université Claude Bernard Lyon 1 (ouvre un nouvel onglet) — Université Claude Bernard Lyon 1
Localisation
Rhône (69), France (69)
Niveau d'études
Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Publication
18 août 2026
Domaine
Relation à l'usager
Secteur
Administration & Juridique
Missions principales
Vous aurez pour mission(s) d'assurer le secrétariat et l'assistance technique, logistique des Directeurs des Études et réalisera des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures au sein du département.
Vous devrez :
- Assurer l'accueil et la gestion des échanges : accueillir et orienter les étudiants, gérer les appels téléphoniques, le courrier et la diffusion des informations.
- Réaliser le suivi administratif : rédiger et mettre en forme les documents administratifs, assurer le suivi des dossiers, mettre à jour les bases de données, classer et archiver les documents.
- Contribuer au bon fonctionnement du service : participer à la gestion courante, à l'organisation logistique, accompagner les équipes enseignantes et veiller à l'application des procédures et de la réglementation.
- Assurer un appui à la coordination des activités : retranscrire les informations, prendre des notes en réunion, relancer les interlocuteurs, participer à des actions de formation et faciliter la circulation de l'information.
Logiciels ou matériels spécifiques utilisés : Pack Office, logiciels Lyon 1
Compétences attendues
Vous aurez pour mission(s) d'assurer le secrétariat et l'assistance technique, logistique des Directeurs des Études et réalisera des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures au sein du département.Vous devrez :Assurer l'accueil et la gestion des échanges : accueillir et orienter les étudiants, gérer les appels téléphoniques, le courrier et la diffusion des informations.Réaliser le suivi administratif : rédiger et mettre en forme les documents administratifs, assurer le suivi des dossiers, mettre à jour les bases de données, classer et archiver les documents.Contribuer au bon fonctionnement du service : participer à la gestion courante, à l'organisation logistique, accompagner les équipes enseignantes et veiller à l'application des procédures et de la réglementation.Assurer un appui à la coordination des activités : retranscrire les informations, prendre des notes en réunion, relancer les interlocuteurs, participer à des actions de formation et faciliter la circulation de l'information.Logiciels ou matériels spécifiques utilisés : Pack Office, logiciels Lyon 1
Profil attendu
Vous devrez avoir des compétences opérationnelles, comme :
- Maîtriser les outils et la gestion administrative : utiliser les logiciels métiers et les outils bureautiques, gérer les documents, les classer et assurer leur suivi.
- Assurer une communication efficace : accueillir et informer les différents publics, rédiger des documents administratifs et assurer un reporting fiable.
- Appliquer les procédures et la réglementation : mettre en œuvre les règles en vigueur, notamment dans le domaine de la formation et de la vie étudiante, et contribuer à l'élaboration de procédures de gestion.
- Travailler en collaboration : coopérer avec les équipes, coordonner les échanges et contribuer au bon fonctionnement du service.
Également, les connaissances attendues sont :
- Maîtrise des techniques de communication et d'accueil : accueil physique et téléphonique, communication professionnelle et relation avec les usagers.
- Maîtrise des outils numériques et documentaires : élaboration de documents, utilisation des outils bureautiques et culture numérique.
- Connaissance de l'environnement professionnel : compréhension du fonctionnement de l'établissement, de son environnement et de ses réseaux professionnels.
Enfin, les compétences comportementales recherchées sont :
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens relationnel
- Respecter la confidentialité
- Empathie
Niveau d'expérience souhaité : 1 an
Conditions d'exercice
Temps incomplet = 70%
Informations complémentaires
En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective :
• Ses engagements : Egalité, Diversité, Laïcité, Lutte contre toutes formes de discrimination et de harcèlement,
• Ses conditions de travail : 37h30 de travail / 48,5 jours de congés, aménagement possible du temps de travail sur 4,5 jours, télétravail sous conditions,
• Son accompagnement professionnel : Médecine de Prévention, Service social, Psychologue du travail, correspondant handicap, mission d’accompagnement professionnel des personnels, développement des compétences par le plan de formation,
• Son action sociale, son offre culturelle : prestations sociales (crèche, centre de loisirs, restauration collective…), tarifs préférentiels loisirs, équipements sportifs, ateliers artistiques,
• Son accessibilité : Localisation à proximité des grands axes routiers et des transports en commun, possibilité de stationnement, locaux sécurisés pour les vélos, forfait mobilité durable.
Aucune candidature ne sera traitée dans l'outil. Il convient de se reporter aux contacts mentionnés dans la fiche de poste.
Pour postuler : Dès que possible
Envoyez un CV et lettre de motivation à : [email protected]
Métier de référence
Secrétaire
Comprendre ce poste
Le secrétariat de département constitue le pivot administratif d'une structure universitaire. Ce poste assure la fluidité des échanges entre direction pédagogique, enseignants et étudiants, en gérant le quotidien administratif et logistique. Le titulaire est responsable de la production de documents officiels, du suivi des dossiers et de l'application des règles universitaires, ce qui en fait un rouage essentiel au bon fonctionnement du département.
Le recrutement dans ce cadre
Ce recrutement s'effectue sous le statut de contractuel en catégorie C de la FPE. Contrairement aux postes pourvus par concours, l'accès direct par contrat permet une intégration plus rapide, bien que la stabilité de l'emploi dépende du renouvellement du contrat. Les perspectives d'évolution passent généralement par une maîtrise approfondie du fonctionnement institutionnel et une spécialisation progressive dans les domaines sensibles (scolarité, examens, etc.).
Conseils pour candidater
- **Démontrer une maîtrise des outils et procédures** : valoriser une expérience antérieure avec les logiciels métiers universitaires (suites bureautiques, gestion documentaire) ou équivalent, en insistant sur la capacité à tracer et suivre des dossiers complexes.
- **Montrer de l'aisance relationnelle et écrite** : mettre en avant des exemples concrets d'accueil de publics variés et de rédaction de documents administratifs rigoureux, car ce poste exige clarté et professionnalisme dans chaque interaction.
- **Signaler une connaissance du cadre réglementaire** : si possible, mentionner une familiarité avec les procédures de scolarité, examens ou gestion d'étudiants, même acquise par la formation continue ou auto-apprentissage.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2385540Fonction publique d'État