FP d'État Cat. CEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsEducation & FormationIl y a 16 jours

Gestionnaire Administratif Formation Continue et Apprentissage

Université de Valenciennes (ouvre un nouvel onglet) — Université de Valenciennes

Localisation

Nord (59), France (59)

Télétravail

Oui

Management

Non

Niveau d'études

Niveau 4 Baccalauréat

Expérience

Confirmé

Publication

27 août 2026

Date limite

26 septembre 2026

Domaine

Enseignement et formation

Secteur

Education & Formation

Missions principales

Définition du poste : Le gestionnaire administratif FC et FA a pour missions principales d’exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Missions ou activités spécifiques liées au poste : Réaliser des opérations de gestion courante : réception des dossiers de candidature, réalisation des devis, établir des conventions et des contrats, saisir les émargements FC, établir des demandes de facturation FC Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (fichiers excel, FCA Manager, MyFormasup…) Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser Retranscrire des informations orales à l'écrit Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité, mettre à jour des modes opératoires qualité Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier Participer aux audits Classer et archiver des documents

Compétences attendues

Définition du poste :Le gestionnaire administratif FC et FA a pour missions principales d’exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.Missions ou activités spécifiques liées au poste :Réaliser des opérations de gestion courante : réception des dossiers de candidature, réalisation des devis, établir des conventions et des contrats, saisir les émargements FC, établir des demandes de facturation FCSaisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (fichiers excel, FCA Manager, MyFormasup…)Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuserRetranscrire des informations orales à l'écritSuivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernésTraiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité, mettre à jour des modes opératoires qualitéAppliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activitéParticiper aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipesAssurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externesRéceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrierParticiper aux auditsClasser et archiver des documents

Profil attendu

Compétences et connaissances requises : Connaitre le fonctionnement de l’enseignement supérieur et l’organisation d’une Université et plus particulièrement de la formation continue Avoir une bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, messagerie…) Utiliser les applications spécifiques à l'activité (E-candidat, Mon Master, FCAManager, EDOF, VT, Pégase, MyFormasup, Job Teaser, …) Gérer la confidentialité des informations et données Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des échéances et contraintes Savoir rendre compte de l’état d’avancement des dossiers Communiquer et faire preuve de pédagogie Travailler en équipe Connaissances financières exigées Compétences comportementales : Bonnes qualités relationnelles et humaines, Sens de l’écoute Capacité d’anticipation et d’adaptation Esprit d’initiative et de synthèse Rigueur et sens de l’organisation Disponibilité et réactivité

Conditions d'exercice

Quotité de service : 100% Contraintes liées au poste : Participer de façon ponctuelle aux activités du service (forums, JPO…)

Informations complémentaires

Nous vous proposons de rejoindre une équipe dynamique. Horaires à la carte, possibilité de télétravail, indemnités diverses (covoiturage, mutuelle…), environnement verdoyant et nombreuses activités sportives et culturelles à disposition, crèche, bibliothèque, restaurant universitaire… Dans le cadre de sa politique d’égalité, de diversité et d’inclusion, l’UPHF accueille toutes les candidatures sans discrimination. Candidatures à transmettre à l'adresse mail suivante: [email protected]

Métier de référence

Gestionnaire de scolarité

Comprendre ce poste

Ce rôle constitue l'épine dorsale administrative de la formation continue et de l'apprentissage au sein d'une université. Le gestionnaire traite les dossiers de candidatures, établit les conventions et contrats, et gère les bases de données qui alimentent quotidiennement le service. Au-delà de la bureautique classique, il s'approprie des applications métier spécialisées (FCA Manager, MyFormasup, Pégase) qui structurent toute la chaîne de suivi des apprenants et de facturation. C'est un poste d'interface permanente : avec les candidats qui déposent leur dossier, les services internes qui réclament des informations, les entreprises partenaires qui signent des contrats.

Le recrutement dans ce cadre

Catégorie C en FPE, accessible à la fois aux titulaires et contractuels : une flexibilité qui reflète les besoins réels de l'université. Les perspectives d'évolution existent vers des postes de coordination ou de responsable de secteur, notamment pour les candidats qui approfondiront leur connaissance du fonctionnement universitaire et des processus de formation continue.

Conseils pour candidater

**Valoriser l'expérience dans l'enseignement supérieur** (secrétariat d'UFR, service scolarité, formation continue) plutôt que la seule maîtrise basique d'Excel. Les applications métier s'apprennent, mais connaître l'écosystème universitaire accélère l'intégration.

**Détailler sa capacité d'organisation sous contrainte** : évoquer des exemples concrets de gestion de dossiers multiples avec délais resserrés ou de suivi de chantiers administratifs parallèles.

**Mentionner toute expérience avec les systèmes de gestion** (ERP, CRM, bases de données) même si le nom exact diffère : elle démontre l'aptitude à apprendre rapidement de nouveaux outils.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. 2026-2392810Fonction publique d'État