FP Territoriale Cat. CEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 17 jours

Assistant (e) - SDIS des Hautes Alpes

Services départementaux d'incendie et de secours (ouvre un nouvel onglet) — Services départementaux d'incendie et de secours

Localisation

Hautes Alpes (05), France (05)

Management

Non

Publication

26 août 2026

Date limite

20 septembre 2026

Domaine

Ressources humaines

Secteur

Administration & Juridique

Missions principales

Placé sous l'autorité du chef de service formation-sport, l'assistant (e) exercera ses fonctions à l’État-major des Hautes-Alpes, à GAP. Missions exercées : 1 : Assurer le secrétariat du service formation-sport • Assurer l’accueil physique et téléphonique du service. • Élaborer et assurer le suivi des bons de commande. • Gérer les parapheurs (envoi et archivage des courriers). • Gérer les formations aux permis de conduire • Assurer le suivi financier des formateurs intervenant pour le SDIS. • Assurer l’archivage réglementaire du service • Effectuer les réservations d’hébergement au CIS de Gap, gérer les salles affectées à l’état-major. • Participer à l’organisation des manifestations statutaires de l’établissement (PSSP, cross). • Gérer les commandes de repas du site de Gap 2. : Gérer les formations organisées en dehors du SDIS 05 (CNFPT, ENSOSP, ECASC, autres SIS) • Traiter les demandes de formation. • Gérer les conventions avec les partenaires. • Assurer les inscriptions des stagiaires, établir et transmettre les convocations. • Centraliser les procès-verbaux, informer les agents. • Transmettre les diplômes et attestations aux agents et aux services concernés. 3. : Suivre les conventions de formation des sapeurs-pompiers volontaires • Gérer les demandes d’autorisation et le suivi des heures de formation en convention. • Envoyer les attestations de présence aux employeurs. 4. : Alimenter les applications métiers FORSYS 2 et WEBACT • Clôturer les stages. • Mettre à jour les dossiers des agents. • Convoquer les agents et rédiger ponctuellement des états de présence et les procès-verbaux. • Saisir dans WEBACT les heures de formation réalisées. • Contrôler la position administrative des agents sur les actions de formation. 5. : Assurer la gestion des formations après la commission d’attribution des diplômes • Envoyer les résultats. • Indemniser les SPV en formation. • Éditer et transmettre les attestations, titres et diplômes. • Scanner les portfolios. • Transmettre les portfolios aux chefs de CIS.

Compétences attendues

Placé sous l'autorité du chef de service formation-sport, l'assistant (e) exercera ses fonctions à l’État-major des Hautes-Alpes, à GAP.Missions exercées : 1 : Assurer le secrétariat du service formation-sport• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service.• Élaborer et assurer le suivi des bons de commande.• Gérer les parapheurs (envoi et archivage des courriers).• Gérer les formations aux permis de conduire • Assurer le suivi financier des formateurs intervenant pour le SDIS.• Assurer l’archivage réglementaire du service• Effectuer les réservations d’hébergement au CIS de Gap, gérer les salles affectées à l’état-major. • Participer à l’organisation des manifestations statutaires de l’établissement (PSSP, cross). • Gérer les commandes de repas du site de Gap 2. : Gérer les formations organisées en dehors du SDIS 05 (CNFPT, ENSOSP, ECASC, autres SIS)• Traiter les demandes de formation.• Gérer les conventions avec les partenaires.• Assurer les inscriptions des stagiaires, établir et transmettre les convocations.• Centraliser les procès-verbaux, informer les agents.• Transmettre les diplômes et attestations aux agents et aux services concernés.3. : Suivre les conventions de formation des sapeurs-pompiers volontaires• Gérer les demandes d’autorisation et le suivi des heures de formation en convention.• Envoyer les attestations de présence aux employeurs.4. : Alimenter les applications métiers FORSYS 2 et WEBACT• Clôturer les stages.• Mettre à jour les dossiers des agents.• Convoquer les agents et rédiger ponctuellement des états de présence et les procès-verbaux.• Saisir dans WEBACT les heures de formation réalisées.• Contrôler la position administrative des agents sur les actions de formation.5. : Assurer la gestion des formations après la commission d’attribution des diplômes • Envoyer les résultats.• Indemniser les SPV en formation.• Éditer et transmettre les attestations, titres et diplômes.• Scanner les portfolios.• Transmettre les portfolios aux chefs de CIS.

Profil attendu

Qualités (Je suis): • Doté(e) d’un bon sens de l’organisation et de la gestion des priorités. • Rigoureux(se), fiable dans le suivi des dossiers et des archives. • Autonome tout en ayant un réel esprit de travail en équipe. • Discret(ète), respectueux(se) de la confidentialité, avec un sens affirmé des responsabilités. • À l’aise dans la communication orale et écrite, avec d’excellentes qualités relationnelles et un fort sens du service, y compris avec les partenaires extérieurs au SDIS. • Réactif(ve), adaptable, disponible, avec une bonne gestion du stress et une excellente maîtrise de soi. Compétences (je suis capable) • Rédiger avec aisance courriers, conventions, convocations, procès-verbaux et états de présence. • Assurer la gestion administrative complète de la formation (dossiers, conventions, convocations, archives, diplômes, indemnisations). • Suivre et appliquer des procédures réglementaires. • Réaliser un suivi financier (indemnisation, suivi des formateurs(trices), frais de formation, commandes). • Organiser et ajuster plannings, réservations, manifestations et logistique en fonction des contraintes et imprévus. Connaissances (je sais) : • Connaissances de base de l’organisation de la sécurité civile, des collectivités territoriales, du volontariat et du contexte départemental. • Maîtrise des outils bureautiques et informatiques, des applications métiers (FORSYS 2, WEBACT, plateformes de formation) et de la téléphonie. • Connaissance des procédures réglementaires liées à la formation (conventions SPV, diplômes, dispositifs de formation).

Conditions d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Informations complémentaires

Les dossiers de candidature devront être adressés à Monsieur le Président du Conseil d'administration du SDIS des Hautes-Alpes, quartier PATAC, Centre Colonel Patrice BLANC, BP 1003 - 05010 GAP CEDEX ou à [email protected] Travail en service hors rang, 39 h 00 avec RTT, IFSE, chèques déjeuners, CNAS. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Cadre juridique

Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Métier de référence

Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie

Comprendre ce poste

Au sein du SDIS des Hautes-Alpes, cet assistant remplit une fonction pivot : il organise le bon fonctionnement administratif du service formation-sport, élément stratégique de la chaîne opérationnelle des sapeurs-pompiers. Entre gestion matérielle (réservations, commandes), suivi administratif des stagiaires et coordination avec des partenaires externes (CNFPT, ENSOSP), le poste assure la continuité logistique indispensable à la montée en compétences des effectifs. C'est un rôle transversal où rigueur et réactivité soutiennent directement les missions de secours.

Le recrutement dans ce cadre

Catégorie C en FPT, ce poste est ouvert tant aux titulaires qu'aux contractuels, ce qui élargit les portes d'entrée. Cette catégorie permet l'accès à des formations intra-muros et une progression vers des postes de catégorie B après quelques années de service et selon les opportunités locales. Le contexte du SDIS offre une stabilité accrue comparée à d'autres secteurs publics territoriaux.

Conseils pour candidater

**Démontrer une expérience administrative structurée** : détailler les expériences antérieures en gestion de dossiers, classement, suivi de conventions ou paie (si applicable) ; les recruteurs du SDIS apprécient les candidatures ancrées dans des faits concrets plutôt que des généralités.

**Mettre l'accent sur la discrétion et la gestion de l'inattendu** : ce poste côtoie des enjeux liés aux formations et aux coûts ; souligner sa capacité à travailler sous pression tout en gardant confidentialité et professionnalisme.

**Préparer des exemples de coordination multi-partenaires** : avoir en tête deux ou trois cas où l'on a orchestré des demandes croisées ou géré des incompatibilités d'agendas (même simple, c'est parlant).

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. O005260826000249Fonction publique territoriale