Adjoint administratif - Gestionnaire sans encadrement

Sous l'autorité de son chef de service, l’adjoint administratif peut exercer différentes missions avec les principales activités suivantes : . Gestion administrative et traitement des flux documentaires Assurer le traitement, l'enregistrement, la diffusion et l'expédition des courriers du service et des mails transmis dans la boîte structurelle du service Créer, ouvrir et attribuer les dossiers des personnes nouvellement écrouées. Réaliser les opérations de reprographie et de préparation des dossiers nécessaires au fonctionnement du service et des instances. Assurer le classement, l'archivage et la conservation des documents administratifs. . Appui au fonctionnement des instances et des procédures judiciaires Préparer et diffuser les documents nécessaires aux différentes commissions et instances (CPU, commission de l'application des peines, débats contradictoires, etc.). Établir les convocations à destination de la détention et dans le cadre des procédures prévues par le code de procédure pénale (741-1 CPP) Transmettre les documents et avis aux services compétents dans le respect des échéances. Participer à la mise en œuvre et au suivi des évolutions réglementaires et des nouvelles procédures administratives. . Accueil, information et relations avec les usagers et partenaires Assurer l'accueil téléphonique du service, orienter les interlocuteurs et apporter un premier niveau d'information. Faciliter les échanges d'informations avec les services internes et les partenaires institutionnels. . Gestion logistique et organisation du service Assurer le suivi des plannings d'absences et de permanences. Gérer les demandes et le suivi des autorisations d'accès à l'établissement pour les personnes et le matériel. Contribuer au bon fonctionnement administratif quotidien du secrétariat en lien avec l'équipe.