Secrétaire particulier(e)

Au sein du service administratif de l’IGJ, l’agent placé sous la responsabilité du responsable des services généraux, chef de cabinet, est affecté au secrétariat du chef de l’inspection et de son adjoint.La/le secrétaire particulier (e) a en charge les fonctions suivantes :-          Accueil (des visiteurs du chef de l’inspection) et réception des appels téléphoniques ;-          Prise de rendez-vous et tenue de l’agenda du chef de l’inspection et de son adjoint ;-          Organisation et préparation de réunions ;-          Organisation matérielle des déplacements du chef de l’inspection ;-          Gestion de la boîte structurelle « inspection générale » ;-          Suivi et enregistrement du courrier entrant et sortant ;-          Mise en forme et valorisation des notes et courriers ;-          Lancement des missions et établissement des notes de service ;-          Assistance de la mission ministérielle d’audit interne ;-          Gestion des réponses aux requêtes des particuliers en lien avec le secrétaire général, suivi et classement ;-          Préparation des dossiers préparés dans le cadre des rendez-vous et réunions du chef de l’inspection et de son adjoint ;-          Assistance de l’inspecteur général en charge de la mission permanente animation et suivi de l’activité internationale et préparation de l’accueil des délégations étrangères ;-          Tenue du plan de classement, des outils de suivi et gestion des archives du chef de l’inspection et du secrétaire général.Composition et effectifs du serviceAu sein des services généraux de l’IGJ, l’agent d’accueil et logistique travaille au sein d’une équipe composée de 4 personnes, dont la responsable du service et deux agents en charge du secrétariat particulier.Votre hiérarchieResponsable des services généraux, cheffe de cabinet.Vos interlocuteurs métiersLa direction de l’IGJ et l’ensemble des membres de l’IGJ.

Connaissances - Outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) - Techniques de secrétariat - Connaissances des structures du ministère de la justice Savoir-être - Discrétion irréprochable - Réactivité, esprit d’initiative et polyvalence - Disponibilité et adaptabilité appréciées - Goût du travail en équipe et sens des relations humaines et sens des relations humaines Savoir-faire - Méthode, rigueur et organisation - Vérifier et transmettre des informations - Esprit d’initiative Expériences professionnelles antérieures souhaitées Une expérience de secrétariat constitue un atout supplémentaire.

Informations complémentaires Organisation de travail : Possibilité de télétravail Restauration : oui Accessibilité en transport / Parking : Oui