Assistant(e) administratif(ve) - technique et financier(ère) (H/F) - COMMUNE DE SAINT PAUL

Sous l'autorité de la Responsable du service Aménagement Paysager et Suivi Environnemental (SAPSE), l’assistant(e) administratif(ive) - technique et financier(ère) de la cellule embellissement aura pour mission principale d’assurer le suivi administratif de la cellule embellissement en lien avec toutes les autres cellules et services de la direction. - Accueil physique et téléphonique du service - Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques - Relancer des appels téléphoniques et courriels - Assurer le traitement des factures - Mettre à la signature des courriers et documents via le i- parapheur - Participer à l'élaboration des procédures administratives - Assurer le suivi et la mise en œuvre des circuits administratifs - Gestion administrative du courrier (Rédaction, mise en forme, suivi et archivage) - Classer et archiver des documents : courriers, notes, comptes-rendus, décisions - Procéder à la mise en forme, la gestion et le suivi des documents et actes administratifs en lien avec la commande publique (marchés, consultation, ordres de service, convention, etc. ) - Assurer le traitement et la mise en forme de documents, notes, courriers, décisions - Prise de notes et rédaction de comptes-rendus - Numérisation et impression des documents - Gestion des fournitures du service et matériels de bureau - Coordonner les commandes auprès des prestataires - Assurer le traitement comptable des dépenses courantes : établissement des bons de commande, contrôle des factures du service - Actualiser des données de suivi d'activités du service (tableaux de bord, tableaux de suivi financier, tableaux de suivi des indicateurs, …) - Rédiger et mettre en page des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, ...) - Assister les responsables de cellule dans la planification des tâches et le suivi de réalisation des actions - Assurer la réservation des salles et des véhicules pour le service - Assurer le suivi RH des agents de la cellule (congés, pointage, formation, etc.)