Assistant(e) de direction - COMMUNE DE L'ENTRE DEUX

Apporte une aide permanente au Directeur Générale des Services, Gérer son agenda, organise les différentes réunions, Participe aux conseils municipaux, rédige les différents compte-rendu, traite les courriers, gère les plannings des salles d’animation, Organisation de l’agenda d la direction Générale des Services - Prendre des rendez-vous en fonction des priorités du DGS - Rappeler des informations importantes et transmettre des messages - Organiser les déplacements du DGS Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique - Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers - Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers - Organiser le classement et l’archivage des dossiers Suivi des projets et activités de la Direction Générale des Services - Intégrer les priorités de la DGS dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat - Renseigner des tableaux de suivi des activités de la Direction Générale des Services Accueil téléphonique et physique au secrétariat - Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent - Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur - Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers Organisation et planification des réunions - Rédiger les ordres du jours en concertation avec la Direction Générale des services - Suivi des Conseils municipaux - Participation aux différents conseils municipaux - Prise de note et rédaction des Procès-Verbaux Soutien à la Direction des Affaires Générale et économiques sur les AOT Suivi administratif des autorisations d’occupation temporaire (AOT) • Réception, enregistrement et instruction administrative des demandes d’AOT (domaine public, commerces, marchés…) • Vérification de la complétude des dossiers et relation avec les demandeurs • Préparation des projets d’arrêtés et documents administratifs associés • Suivi des échanges, relances et archivage • Mise à jour du registre des AOT et des tableaux de bord de suivi • Mise en forme des bilans AOT • Suivi des commissions de sécurité en lien avec les AOT Travail transversal avec le service protocole