Secrétaire de Direction - CP Rennes Vezin - AA

Le secrétariat assure la sélection et la diffusion des informations concernant l'ensemble des courriers et des dossiers traités par la direction. Il est amené à avoir un rôle d'assistance auprès des personnes dont il assure le secrétariat. Le secrétariat gère la documentation du service. - Gérer le courrier entrant et sortant du service. - Assurer la prise de notes lors des réunions pour la rédaction de procès verbaux ou de compte-rendus et mettre en forme des documents (notes, lettres, rapports...). - Assurer la gestion de l'agenda, des déplacements, des réunions, etc. - Suivre les statistiques et tableaux de bords élaborés par l’administration - Accueillir et orienter les personnes en rendez-vous avec les membres du service. - Assurer l'accueil téléphonique et la réception des messages. - Procéder au classement et à l'archivage des documents. - Procéder à la gestion documentaire dans le cadre de la labellisation et mettre à jour les données. - Suivre les congés de la direction. - Établir les prévisionnels des astreintes de direction. - Établir les prévisionnels des interventions des assesseurs en commission de discipline. - Gestion de réservation des véhicules de l’établissement. - Gestion du planning de réservation des différentes salles de réunions - Gestion des autorisations d’accès à l’établissement. - Gestion des notes de service (mise en application des consignes, déroulement des travaux, etc.) - Collaboration directe avec le groupement privé GEPSA Composition et effectifs du service : 2 Adjoints-administratifs Votre hiérarchie : Adjoint au directeur (n=1), le Chef d’établissement Vos interlocuteurs métiers : Le Directeur et son Adjoint, les autorités judiciaires, tous les acteurs de la vie pénitentiaire de la structure, la Direction Interrégionale des Services Pénitentiaires de Rennes.