Secrétaire Equipement F/H F/H

Mission générale du poste :-       Assurer le secrétariat du secteur Equipements de l’hôpital Henri MONDOR secteurs ingénierie et comptabilité.Missions permanentes :-       Assurer l’accueil téléphonique, filtrage et orientation des communications vers les destinataires,-       Assurer l’accueil des visiteurs (rendez-vous, réunions, autres)-       Gestion de l’agenda des Ingénieurs biomédicaux,-       Organisation de réunions, réservation et préparation de salle,-       Assurer l’interface entre les services, les sociétés et le secteur des équipements,-       Dactylographier les courriers, tableaux et documents divers du secteur des équipements,-       Assurer le suivi administratif de la matériovigilance,-       Assurer le suivi et le classement des documents et dossiers,-       Gérer le courrier de la Direction des Investissements (distribution et diffusion)-       Gestion des commandes de fournitures de bureau, consommables informatiques et hygiène,-       Gestion des prêts de véhicules et salles de réunion en collaboration avec la secrétaire des travaux,-       Gérer les procédures d’autorisation de prêts d’équipements à titre gracieux entre les sociétés, les services hospitaliers et les Ingénieurs biomédicaux ainsi que les procédures de réforme et dons d’équipements.Missions ponctuelles :-       Participer à l’élaboration des dossiers préparatoires aux réunions Plan d’Equipements – Plan de travaux,-       Participer à la mise en place d’actions type recensement d’appareils, dégagements, etc…-       Mise à jour des supports pratiques (documents types, listes, annuaires, etc…), demandes d’intervention techniques et informatiques-       Participer à l’élaboration des dossiers DC4-       Venir en renfort des secteurs de comptabilitéParticularité du poste :-       Assurer le remplacement de la secrétaire des travaux durant ses congés.-       Assurer en cas d’absence les missions de l’assistante du directeur des investissements.

Grade : Adjoint Administratif - Discrétion, courtoisie, qualités de communication et d’accueil, - Capacité d’adaptation aux situations et de gestion des priorités, - Qualité relationnelles, - Rapidité d’exécution.