FP d'État Cat. CEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsIl y a 2 jours

Secrétaire de direction

Direction de l'administration pénitentiaire - DISP PARIS (ouvre un nouvel onglet) — Direction de l'administration pénitentiaire - DISP PARIS

Localisation

Paris (75), France (75)

Publication

10 septembre 2026

Domaine

Direction et pilotage des politiques publiques

Missions principales

En lien avec l’adjoint du chef de BAG sécurise l’échelon de la direction vis-à-vis des échéances (ordre du jour, dossier préparatoires, interlocuteurs). Point d’entrée des appels sur la ligne directe du DI (filtrage). Fournit une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes Gestion du courrier : ➢ Gestion du courrier arrivée et départ (enregistrement, numérisation, transmission, suivi de consignes éventuelles données par la direction. ➢ Distribution aux différents départements. Travaux bureautiques : tâches administratives courantes et travaux de bureautique. ➢ Conception et réalisation de support et de courriers divers, rédaction, mise en forme, préparation des dossiers de réunion et des classeurs de permanence. ➢ Mise à jour des annuaires internes et externes, d’organigramme. ➢ Création des ordres de mission du bureau et gestion des habilitations de conduite des agents du siège. ➢ Gestion des agendas de l’équipe de direction. ➢ Accueil physique et téléphonique. Autres activités : ➢ Prend en charge de dossiers délégués par le chef de BAG ou son adjoint ➢ Gestion de l’arrivée des nouveaux personnels en lien avec les départements concernés (DRHRS, DSI…). ➢ Soutien administratif du service communication et de la mission d’appui et de conseil. ➢ Gestion des archives de la direction et du BAG, voire des structures en lien avec la DAP. ➢ Gestion des demandes d’achats nécessaires au bon fonctionnement du service. ➢ Gestion des réservations de véhicules et des salles de réunion. ➢ Soutien aux préparations de la logistique des réunions sur sites et extérieures (des chefs d’établissements et directeurs de SPIP…) ou des déplacements nécessaires à la réalisation des missions (réservation des moyens de transports, hôtels…), ➢ Soutien logistique des actions de mise en valeur des personnels ➢ Fournit une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ➢ En l’absence du chef du BAG ou de l’adjoint, rédaction des comptes-rendus de réunion. ➢ Soutien administratif du service communication et de la mission d’appui et de conseil. Composition et effectifs du service 1 chef de BAG (attaché) 1 adjoint chef BAG ((secrétaire administratif) 2 adjoint administratif au secrétariat 2 adjoints administratifs à l’accueil 1 adjoint technique (archives)

Compétences attendues

En lien avec l’adjoint du chef de BAG sécurise l’échelon de la direction vis-à-vis des échéances (ordre du jour, dossier préparatoires, interlocuteurs).Point d’entrée des appels sur la ligne directe du DI (filtrage).Fournit une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externesGestion du courrier :➢ Gestion du courrier arrivée et départ (enregistrement, numérisation, transmission, suivi de consignes éventuelles données par la direction.➢ Distribution aux différents départements.Travaux bureautiques : tâches administratives courantes et travaux de bureautique.➢ Conception et réalisation de support et de courriers divers, rédaction, mise en forme, préparation des dossiers de réunion et des classeurs de permanence.➢ Mise à jour des annuaires internes et externes, d’organigramme.➢ Création des ordres de mission du bureau et gestion des habilitations de conduite des agents du siège.➢ Gestion des agendas de l’équipe de direction.➢ Accueil physique et téléphonique.Autres activités :➢ Prend en charge de dossiers délégués par le chef de BAG ou son adjoint➢ Gestion de l’arrivée des nouveaux personnels en lien avec les départements concernés (DRHRS, DSI…).➢ Soutien administratif du service communication et de la mission d’appui et de conseil.➢ Gestion des archives de la direction et du BAG, voire des structures en lien avec la DAP.➢ Gestion des demandes d’achats nécessaires au bon fonctionnement du service.➢ Gestion des réservations de véhicules et des salles de réunion.➢ Soutien aux préparations de la logistique des réunions sur sites et extérieures (des chefs d’établissements et directeurs de SPIP…) ou des déplacements nécessaires à la réalisation des missions (réservation des moyens de transports, hôtels…),➢ Soutien logistique des actions de mise en valeur des personnels➢ Fournit une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes➢ En l’absence du chef du BAG ou de l’adjoint, rédaction des comptes-rendus de réunion. ➢ Soutien administratif du service communication et de la mission d’appui et de conseil.Composition et effectifs du service1 chef de BAG (attaché)1 adjoint chef BAG ((secrétaire administratif)2 adjoint administratif au secrétariat2 adjoints administratifs à l’accueil1 adjoint technique (archives)

Profil attendu

Connaissances Bureautiques : maîtrise des applications bureautiques (Windows, Word, Excel, Power Point, Outlook) Pénitentiaires : connaissance du fonctionnement des établissements, SPIP Savoir être Capacités relationnelles : savoir travailler en équipe Discrétion et confidentialité, disponibilité Savoir-faire Savoir s’organiser, être polyvalent et faire preuve d’initiative Capacité à être autonome, à prioriser les informations Bonnes techniques rédactionnelles Savoir être réactif, diplomate et mesuré Bonne résistance au stress, rigueur

Conditions d'exercice

ATTENTION : Le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié, relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.

Informations complémentaires

Organisation de travail : horaires à couvrir de 7H00 à 18H30 (7h16 par jours) Restauration : Le mess du centre pénitentiaire de Fresnes, les agents disposent aussi d’un espace cuisine au sein de la DISP Accessibilité en transport / Parking : Le parking de la DISP, pour les transports les bus (187-286-186-184-TVM) et le RER B

Métier de référence

Assistante / Assistant de direction

Comprendre ce poste

Ce secrétariat de direction constitue le pivot administratif de la Direction de l'administration pénitentiaire (DISP) à Paris. Il s'agit de supporter les cadres de direction dans leur pilotage d'une fonction publique complexe et sensible, notamment par la sécurisation des agendas, la gestion des flux informationnels et la préparation des dossiers stratégiques. Le titulaire assure à la fois un rôle de filtre d'urgences (appels, courriers), de coordinateur interne et de représentant de l'administration auprès de partenaires externes, et de producteur de contenus administratifs nécessaires au fonctionnement opérationnel du siège.

Le recrutement dans ce cadre

Ce poste relève de la catégorie C en FPE avec un recrutement ouvert aux titulaires et contractuels. La catégorie C offre des perspectives de mobilité vers le secteur public pénitentiaire ou ministériel, avec possibilité d'évolution par examen. Le choix du contrat ou de la titularisation dépendra du profil et de la durée de projet au sein de cette administration.

Conseils pour candidater

Mettez l'accent sur une expérience antérieure auprès d'encadrants ou de ministères : démontrer une connaissance du contexte pénitentiaire ou une première expérience en support de direction augmente significativement la candidature.
Détaillez vos compétences en organisation et priorisation plutôt que la seule maîtrise bureautique : le rôle demande une capacité à naviguer plusieurs urgences et à anticiper les besoins de l'équipe dirigeante.
Présentez des exemples concrets de discrétion et de gestion d'informations sensibles ; ce secteur nécessite une fiabilité documentée et une adaptabilité à des environnements réglementés.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. 2026-2404369Fonction publique d'État