FP Hospitalière Cat. CEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsHier

SECRETAIRE MEDICALE - POLE SANTE MENTALE

Centre Hospitalier de Calais (ouvre un nouvel onglet) — Centre Hospitalier de Calais

Localisation

Pas de Calais (62), France (62)

Télétravail

Non

Management

Non

Niveau d'études

Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Expérience

Débutant

Publication

11 septembre 2026

Date limite

11 octobre 2026

Domaine

Prévention, conseil et pilotage en santé

Missions principales

DEFINITION DE LA FONCTION Accueil des patients, gestion administrative du parcours de soins et de la qualité du DPI (volet administratif), référente de plusieurs praticiens DESCRIPTION DES MISSIONS - Frappe et envoi des courriers - Prise de rendez-vous, liaison avec les familles : demandes d’entretien - Gérer le planning des congés et des absences des médecins dans le logiciel Sillage - Frappe de comptes rendus divers - Etre l’interlocuteur privilégié des médecins de rattachement - Planification et commande des ambulances (PTAH) - Gestion régulière des renouvellements des certificats légaux (SPDRE-SPDT) - Les demandes de sortie de courte durée (SPDT- SPDRE) - Tableau des absences du mois (médecins, psychologues, assistantes sociales) - Certificats médicaux dont les certificats légaux avec gestion régulière des renouvellements - Astreinte le weekend pour les certificats légaux - Tenus des statistiques mensuelles à l’aide du logiciel « Cora recueil » : activité hospitalière (consultations, entretiens téléphoniques, diagnostics…) + statistiques annuelles et statistiques ponctuelles - Saisis « code diagnostic », journées d’isolement sur logiciel Cora - Participation aux réunions - Création de dossiers de nouveaux patients dans M-GAM - Numérisation des documents dans Sillage MISSIONS SECONDAIRES - Préparation des tableaux de la permanence des soins – Astreinte des médecins - Classement des dossiers patients (hospitalisation complète et hôpital de jour) - Orientation des patients et des familles ACTIVITES PRINCIPALES - Accueil physique et téléphonique des patients, des familles, des partenaires… - Transmissions des messages aux personne concernées (médecins, psychologues, assistantes sociales) - Frappe de comptes rendus - Réception et tri du courrier - Gestion des rendez-vous médicaux - Gestion et commandes des fournitures de bureau - Gestion et réapprovisionnement régulier de la documentation : imprimés, dossiers, plaquettes

Compétences attendues

DEFINITION DE LA FONCTION Accueil des patients, gestion administrative du parcours de soins et de la qualité du DPI (volet administratif), référente de plusieurs praticiensDESCRIPTION DES MISSIONS Frappe et envoi des courriersPrise de rendez-vous, liaison avec les familles : demandes d’entretienGérer le planning des congés et des absences des médecins dans le logiciel SillageFrappe de comptes rendus diversEtre l’interlocuteur privilégié des médecins de rattachementPlanification et commande des ambulances (PTAH)Gestion régulière des renouvellements des certificats légaux (SPDRE-SPDT)Les demandes de sortie de courte durée (SPDT- SPDRE)Tableau des absences du mois (médecins, psychologues, assistantes sociales)Certificats médicaux dont les certificats légaux avec gestion régulière des renouvellementsAstreinte le weekend pour les certificats légauxTenus des statistiques mensuelles à l’aide du logiciel « Cora recueil » : activité hospitalière (consultations, entretiens téléphoniques, diagnostics…) + statistiques annuelles et statistiques ponctuellesSaisis « code diagnostic », journées d’isolement sur logiciel CoraParticipation aux réunionsCréation de dossiers de nouveaux patients dans M-GAMNumérisation des documents dans SillageMISSIONS SECONDAIRES Préparation des tableaux de la permanence des soins – Astreinte des médecinsClassement des dossiers patients (hospitalisation complète et hôpital de jour)Orientation des patients et des famillesACTIVITES PRINCIPALESAccueil physique et téléphonique des patients, des familles, des partenaires…Transmissions des messages aux personne concernées (médecins, psychologues, assistantes sociales)Frappe de comptes rendusRéception et tri du courrierGestion des rendez-vous médicauxGestion et commandes des fournitures de bureauGestion et réapprovisionnement régulier de la documentation : imprimés, dossiers, plaquettes

Profil attendu

SAVOIR-FAIRE · Ecoute active · Adaptation · Gestion · Maitrise d’outils spécifiques (bureautique) QUALITES REQUISES - Sens du relationnel – Ecoute – Patience- Empathie - Sens de l’observation – Initiatives - Responsabilité - Esprit d’équipe - Savoir collaborer avec l’équipe pluridisciplinaire et avec l’entourage - Rester neutre en tout domaine - Savoir reconnaitre la notion d’urgence en vue d’une orientation adaptée - Savoir relayer l’information lorsque celle-ci dépasse les compétences de la secrétaire médicale - Organisation et méthode - Motivation (notamment au regard des projets du secrétariat et du service) - Sens aigu de l’équité et bon esprit d’équipe - Respect du secret professionnel et discrétion en tout point de vue - Bonne maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Cora, Sillage, M-GAM, PTAH) - Autonomie - Rigueur ORGANISATION DU POSTE La secrétaire médicale est rattachée hiérarchiquement à la coordonnatrice des secrétaires et fonctionnellement aux praticiens.

Métier de référence

Secrétaire médicale / Secrétaire médical

Comprendre ce poste

Le secrétaire médical du pôle santé mentale est le pivot administratif du fonctionnement quotidien du service. Au-delà de la frappe et de la gestion calendaire, ce poste exige une connaissance fine des processus psychiatriques : gestion des certificats légaux (SPDRE-SPDT) qui encadrent les hospitalisations contraintes, coordination des sorties de courte durée, liaison permanente avec les familles. C'est un rôle charnière entre patients, médecins et structures externes (ambulances, organismes de contrôle).

Le recrutement dans ce cadre

Le poste s'inscrit en catégorie C de la FPH, avec un recrutement ouvert aux titulaires comme aux contractuels. Cette double voie offre une flexibilité : accès direct sans concours pour les contractuels, ou intégration progressive via concours pour stabiliser sa carrière. L'évolution dans le secteur hospitalier reste modérée au niveau C, mais permet d'acquérir une expertise très spécialisée en gestion administrative hospitalière.

Conseils pour candidater

**Mettre en avant l'expérience en santé mentale ou milieu hospitalier** : même brève, elle rassure sur la compréhension des urgences psychiatriques et de la réglementation spécifique (certificats légaux). Si néophyte, insister sur l'adaptabilité et l'apprentissage rapide.

**Démontrer la maîtrise de Sillage et logiciels hospitaliers** : mentionner tout outil de gestion de planning, de dossier patient ou de statistiques utilisé ; sinon, souligner sa capacité à acquérir ces compétences rapidement.

**Valoriser le relationnel discret et bienveillant** : en santé mentale, la neutralité et l'empathie comptent autant que l'efficacité administrative. Donner des exemples concrets d'adaptation face à des situations sensibles.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. 2026-2406914Fonction publique hospitalière