FP d'ÉtatEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsSante & SocialIl y a 1 mois

Assistant administratif des services SPVF et SLGAI F/H

Siège de l'AP-HP (ouvre un nouvel onglet) — Siège de l'AP-HP

Localisation

Val de Marne (94), France (94)

Publication

24 septembre 2026

Domaine

Prévention, conseil et pilotage en santé

Secteur

Sante & Social

Missions principales

Missions transverses SLGAI et SPVF : Supervision du suivi de la facturation Création des Demandes d’achat dans SAP Suivi de l’état des facturations Tenue de tableaux de bord des demandes d’achat Assistance administrative pour les besoins des services (liste non exhaustive) Tenue de l’agenda des chefs de service et organisation des réunions et rendez-vous divers Réservation de transports, voiture, remboursements, etc. Coordination du secrétariat du service, accueil téléphonique et filtrage Commandes diverses : fournitures, cartes de visite, voyages, Suivi des plannings des congés (GESTIME) Classement et archivage Missions ponctuelles : gestion du courrier (arrivée/départ avec Post-office) Prise en charge du poste de l’assistante de la directrice de département en son absence Accueil et accompagnement des nouveaux arrivants dans le service, sur les aspects administratifs (gestion connexion informatique, présentation du fonctionnement du siège/de l’institution) Elaboration de fiches de procédures pour faciliter certains circuits au sein du service/département Missions spécifiques SPVF Préparation du volet domaniale des Instances de l’AP-HP Articulation avec le secrétariat des Instances de l’AP-HP et de la Direction Générale Préparation en lien avec l’équipe SPVF du dossier Commission des Affaires Domaniales, Conseil de Surveillance et Directoire Tenue du tableau de bord des CS pour les dossiers présentés par le SPVF,

Compétences attendues

Missions transverses SLGAI et SPVF :Supervision du suivi de la facturation Création des Demandes d’achat dans SAPSuivi de l’état des facturationsTenue de tableaux de bord des demandes d’achat Assistance administrative pour les besoins des services (liste non exhaustive) Tenue de l’agenda des chefs de service et organisation des réunions et rendez-vous divers Réservation de transports, voiture, remboursements, etc.Coordination du secrétariat du service, accueil téléphonique et filtrageCommandes diverses : fournitures, cartes de visite, voyages,Suivi des plannings des congés (GESTIME)Classement et archivageMissions ponctuelles :gestion du courrier (arrivée/départ avec Post-office) Prise en charge du poste de l’assistante de la directrice de département en son absenceAccueil et accompagnement des nouveaux arrivants dans le service, sur les aspects administratifs (gestion connexion informatique, présentation du fonctionnement du siège/de l’institution)Elaboration de fiches de procédures pour faciliter certains circuits au sein du service/département Missions spécifiques SPVF Préparation du volet domaniale des Instances de l’AP-HP Articulation avec le secrétariat des Instances de l’AP-HP et de la Direction Générale Préparation en lien avec l’équipe SPVF du dossier Commission des Affaires Domaniales, Conseil de Surveillance et Directoire Tenue du tableau de bord des CS pour les dossiers présentés par le SPVF,

Profil attendu

Connaissances SAP Esprit d’équipe Qualités relationnelles Méthode et rigueur Esprit d’initiative Très bonne maîtrise des outils informatiques Word / Excel / Power Point / Outlook Bonne connaissance de l’organisation hospitalière de l’AP-HP Niveau d'expérience : 2 - 5 ans

Métier de référence

Secrétaire médicale / Secrétaire médical

Comprendre ce poste

Le poste s'inscrit au sein du siège de l'AP-HP, où il assure un appui administratif à des services transverses. Les missions combinent gestion budgétaire et achats (suivi de la facturation, création de demandes d'achat dans SAP, tableaux de bord) et soutien quotidien aux responsables, avec l'organisation de leur agenda, la coordination du secrétariat, la gestion du courrier et le suivi des congés. Le titulaire du poste contribue ainsi au bon fonctionnement administratif de services qui pilotent des missions de santé publique et de logistique au bénéfice de l'institution.

Le recrutement dans ce cadre

Le poste est ouvert aux titulaires de la fonction publique et aux contractuels, ce qui relève du versant FPE pour cet employeur. Le recrutement n'est pas un concours mais un processus de sélection sur dossier et entretien, selon les modalités propres à l'AP-HP. Les perspectives d'évolution peuvent passer par la mobilité interne vers des fonctions d'assistance de direction, de gestion administrative ou de coordination de services au sein des différents sites de l'institution.

Conseils pour candidater

Mettez en avant une expérience concrète de l'utilisation de SAP (achats, demandes d'achat ou facturation), en précisant le contexte et le volume traité.
Illustrez votre rigueur par des exemples chiffrés de tableaux de bord, de suivi de dossiers ou de gestion de plannings que vous avez tenus.
Renseignez-vous sur l'organisation de l'AP-HP (directions, pôles, siège) avant l'entretien, afin de montrer votre compréhension de l'environnement hospitalier.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. APHP_2026-24198Fonction publique d'État