Gestionnaire de scolarité H/F

Missions principales de l’agent :· Accueillir, renseigner et orienter les élèves et les enseignants des différentes filières.· Gestion des inscriptions administrative dans APOGEE, information et orientation aux étudiants,contrôle des pièces ;· Edition des cartes étudiantes et attestations diverses· Gestions des éditions des diplômes· Gestion et suivi des absences· Participation aux enquêtes, (cti, cdfi, l’étudiant…), évaluation des enseignements ;· Suivi et gestion des Polypoints dans Oasis ;· Suivi de l’UE initiative en collaboration avec le secrétariat apprentissage ;· Organisation et suivi des sessions de toeic (9/an) ;· Suivi des demandes de transferts ;· Ponctuellement : participation à l’organisation des examens pour les étudiants en situation de handicap et surveillances.· Participer à l’organisation des amphis d’accueil, JPO, RDD, simulation d’entretien et journées du parrain ;· Soutien au service communication participation dans le cadre de l’offre de formation / mise à jour des pages web à destination de la scolarité ;· Classement et archivage les documents ;· Référente de la commission logement : A confirmer

Connaissance, savoir : · Organisation et fonctionnement de l’Enseignement Supérieure et de la Recherche Scientifique · Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et l’activité de l’établissement · Maîtrise des techniques de secrétariat, de gestion administrative et de gestion pédagogique · Maîtrise du logiciel de scolarité (APOGEE) · Bonne maîtrise de la communication orale et écrite · Connaitre les circuits de communication et procédures de l'Université et de l’école. Savoir-faire : · Mettre en œuvre des procédures et des règles · Analyser et gérer les demandes d’information. · Savoir rendre compte · Communiquer et faire preuve de pédagogie · Trier, hiérarchiser et classer les informations et données. Gérer la confidentialité. · Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Access, PowerPoint, logiciel de messagerie) · Adaptabilité à de nouveaux outils informatiques. · Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion des élèves · Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,…), les reproduire et les diffuser · Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés · Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité · Participer aux opérations de logistique · Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (APOGEE) · Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités Savoir-être : · Capacité à travailler en équipe et à échanger · Savoir gérer la confidentialité des informations et des données ; · Aptitude relationnel et sens du service public · Capacité à interagir avec différentes équipes de l’école de l’université et éventuellement du CFA · Autonomie et sens des initiatives · Savoir travailler en équipe ; · Organisation – Rigueur · Se rendre disponible dans les périodes d’activité intense

POLYTECH PARIS SACLAY : école Polytechnique Universitaire de l’Université Paris Saclay. Cette école forme des élèves ingénieurs en 3 ou 5 ans sous différents statuts : étudiants, apprentis et auditeurs de formation continue (850 inscrits en 2020/2021). Les ingénieurs sont formés dans l’une des 4 spécialités proposées : Electronique et Systèmes Robotisés / Informatique/Matériaux : Mécanique et Energie / Photonique et systèmes optroniques. L’équipe administrative et technique est constituée de 30 personnels BIATSS. Il y a 80 enseignants permanents et 350 enseignants vacataires.