agent en charge du secrétariat général du Maire et du DGS - MAIRIE DE COULOGNE

Sous l'autorité du Directeur Général des Services, vous aurez la charge d'assurer le secrétariat du Maire, du Directeur Général des Services et des adjoints, vous participerez à la gestion administrative du secrétariat général, la gestion du conseil municipal et des instances municipales en collaboration avec l'agent en charge de la préparation du conseil et du DGS, la collecte des demande des usagers et des administrés. 1 Assurer le secrétariat du Maire, du Directeur Général des Services et des Adjoints • Tenir et mettre à jour l'agenda du Maire et du DGS • Organiser et planifier des réunions • Coordonner l’agenda du maire avec les réunions des autres partenaires institutionnels de commune (Grand Calais Terres et Mers, Syndicats, Services de l’Etat…) • Saisir, mettre en forme et diffuser les courriers, courriels et notes rédigés ou dictés par la hiérarchie. • Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des dossiers et effectuer les relances matérielles demandées. 2 Participer à la gestion administrative du secrétariat général : • Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques. • Gestion de la messagerie générale de la commune • Orientation des demandes des usagers • Ouverture et enregistrement du courrier • Gestion des fournitures administratives • Suivre les demandes adressées aux services municipaux et effectuer les relances nécessaires. • Classement physique et numérique 3 Gestion du conseil municipal et des instances municipales en collaboration avec l'agent en charge de la préparation et avec le DGS • Envoyer les convocations et les dossiers préparatoires aux conseillers municipaux dans les délais impartis, d'après les éléments fournis par le DGS. • Assurer la logistique matérielle des séances (préparation de la salle, reprographie des documents, émargement). • Assister aux séances pour assurer une prise de notes d'appui en vue de l'élaboration du procès-verbal. • Saisir et mettre en forme le procès-verbal avec l’aide d’un logiciel de retranscription du conseil municipal ou autres réunions à la discrétion du maire ou du DGS • Télétransmettre les actes administratifs en Préfecture via la plateforme dédiée (ACTES), après validation des autorités. • Tenir à jour et relier les registres réglementaires (délibérations, arrêtés de gestion) • 4 Collecte des demandes des usagers et des administrés • Recueillir et suivi des demandes et propositions des habitants • Transmettre aux services les demandes suites aux instructions d’orientation du DGS • Relance des services • Envoi de courriers simples