FP Territoriale Cat. CEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 29 jours

Agent d'accueil polyvalent de mairie, (secrétariat, état-civil, élections, communication,[...]

Communes (ouvre un nouvel onglet) — Communes

Localisation

Haute Garonne (31), France (31)

Télétravail

Non

Management

Non

Expérience

Confirmé

Publication

30 septembre 2026

Date limite

29 octobre 2026

Domaine

Relation à l'usager

Secteur

Administration & Juridique

Missions principales

Assurer l'accueil physique et téléphonique du public, l'orientation du public vers les services ou organismes compétents et la gestion du courrier de la collectivité Assurer la gestion et le suivi des affaires scolaires-périscolaires/enfance-jeunesse, la planification de l'emploi du temps des personnels des écoles, suivi des congés Assurer la gestion et le suivi des affaires sociales Assurer la gestion des missions d'état civil, funéraire, affaires militaires/recensement, Assurer la gestion des affaires électorales Travail collaboratif avec la responsable du pôle administration générale • Accueil du public, secrétariat Accueil physique et téléphonique, renseignements et orientation des usagers Réception, traitement et diffusion du courrier et courriels Gestion des emplois du temps, congés payés et repos compensateurs des agents techniques du groupe scolaire et de la médiathèque Gestion des inscriptions scolaires, relation avec la directrice du groupe scolaire Rédaction de courrier Aide aux démarches administratives des usagers Réalisation de divers travaux de bureautique (saisie et mise en forme de documents administratifs), les reproduire et les diffuser Relation avec les élus, prise de message, programmation de réunion Mettre en forme et valoriser des supports écrits, arrêtés, attestations diverses • État-civil / Élections Acte de décès, transcription de décès, avis de naissance, acte de naissance, recensement militaire, inscription liste électorale, apposition de mentions marginales, dossier de mariage, acte de mariage, parrainage, PACS et dissolution, changement prénom/nom, mise à jour des livrets de familles, copies d’actes, tables annuelles et décennales, archivages, envoi au procureur Vente et gestion administrative des concessions au cimetière municipal, activités liées au droit funéraire Présence aux cérémonies d’état-civil Assurer la gestion et la mise à jour des listes électorales Préparer les scrutins, commissions, cartes électorales et participer à l’organisation des bureaux de vote • Affaires scolaires / enfance jeunesse / social Gestion, suivi des réservations, facturation mensuelle cantine/garderie BL enfance, annulatifs et réductions comptables Gestion comptable : saisie mandats et titres et liaison trésorerie Commande hebdomadaire des repas, liaison avec le prestataire Prévisions statistiques et calcul des coûts de fonctionnement des services, mise à jour des pratiques tarifaires Gestion administrative du PEDT (convocation, compte rendu de réunion) Rédaction des fiches de poste des agents Planification des formations liées aux service périscolaires Relation avec les associations intervenant sur le groupe scolaire sur les temps périscolaires Point d'entrée dossiers sociaux • Communication Gestion des annonces du panneau d’affichage lumineux et programmation Mise à jour site internet de la commune

Compétences attendues

Assurer l'accueil physique et téléphonique du public, l'orientation du public vers les services ou organismes compétents et la gestion du courrier de la collectivitéAssurer la gestion et le suivi des affaires scolaires-périscolaires/enfance-jeunesse, la planification de l'emploi du temps des personnels des écoles, suivi des congésAssurer la gestion et le suivi des affaires socialesAssurer la gestion des missions d'état civil, funéraire, affaires militaires/recensement, Assurer la gestion des affaires électoralesTravail collaboratif avec la responsable du pôle administration générale• Accueil du public, secrétariatAccueil physique et téléphonique, renseignements et orientation des usagersRéception, traitement et diffusion du courrier et courrielsGestion des emplois du temps, congés payés et repos compensateurs des agents techniques du groupe scolaire et de la médiathèqueGestion des inscriptions scolaires, relation avec la directrice du groupe scolaireRédaction de courrierAide aux démarches administratives des usagers Réalisation de divers travaux de bureautique (saisie et mise en forme de documents administratifs), les reproduire et les diffuserRelation avec les élus, prise de message, programmation de réunion Mettre en forme et valoriser des supports écrits, arrêtés, attestations diverses• État-civil / ÉlectionsActe de décès, transcription de décès, avis de naissance, acte de naissance, recensement militaire, inscription liste électorale, apposition de mentions marginales, dossier de mariage, acte de mariage, parrainage, PACS et dissolution, changement prénom/nom, mise à jour des livrets de familles, copies d’actes, tables annuelles et décennales, archivages, envoi au procureurVente et gestion administrative des concessions au cimetière municipal, activités liées au droit funérairePrésence aux cérémonies d’état-civilAssurer la gestion et la mise à jour des listes électoralesPréparer les scrutins, commissions, cartes électorales et participer à l’organisation des bureaux de vote• Affaires scolaires / enfance jeunesse / socialGestion, suivi des réservations, facturation mensuelle cantine/garderie BL enfance, annulatifs et réductions comptablesGestion comptable : saisie mandats et titres et liaison trésorerieCommande hebdomadaire des repas, liaison avec le prestataire Prévisions statistiques et calcul des coûts de fonctionnement des services, mise à jour des pratiques tarifairesGestion administrative du PEDT (convocation, compte rendu de réunion)Rédaction des fiches de poste des agents Planification des formations liées aux service périscolairesRelation avec les associations intervenant sur le groupe scolaire sur les temps périscolaires Point d'entrée dossiers sociaux• CommunicationGestion des annonces du panneau d’affichage lumineux et programmation Mise à jour site internet de la commune

Profil attendu

Savoirs généraux : - Accueil du public, professionnalisme - Connaissance de la fonction publique territoriale, du fonctionnement des collectivités, du statut - Connaissances des notions fondamentales de la réglementation en matière de droit civil, social funéraire électoral - Utilisation des logiciels et outils informatiques (État Civil, Élections, Gestion de la population, Enfance, Berger Levrault / BL Enfance / Portail famille, , Word, Excel, Outlook, Power-Point,Internet..) - Gestion de plusieurs tâches simultanément Savoir faire : - Bonne communication avec ses collègues, transmission des informations reçues - Connaissance et respect des procédures administratives - Efficacité, organisation, priorisation des tâches, respect des délais - Respect du secret professionnel, neutralité - Gestion des situations de stress, réaction avec pertinence aux situations d'urgence Savoir être : - Capacité d'adaptation à tout type de public, écoute et analyse - Polyvalence, adaptabilité, autonomie, réactivité, distanciation, discrétion, anticipation - Rigueur et méthode

Conditions d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

Informations complémentaires

Conditions de travail : Temps de travail : A temps complet (39h00) - 22 à 24 jours ARTT Travail en bureau Rémunération, avantages : Traitement indiciaire du cadre d'emploi + Régime indemnitaire + avantages sociaux ( CNAS - Comité social du personnel, participation de l'employeur à la mutuelle labellisée "30 €/mois" + possibilité d'adhérer au contrat de prévoyance mis en place par la collectivité avec participation de l'employeur "30 €/mois" Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Cadre juridique

Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Métier de référence

Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager

Comprendre ce poste

Le ou la chargé(e) d'accueil occupe une fonction charnière dans une mairie : il ou elle constitue souvent le premier point de contact entre l'administration communale et les habitants. Au quotidien, la personne reçoit et oriente le public, traite le courrier, tient à jour des dossiers de gestion administrative (état civil, élections, affaires funéraires, recensement) et assure le suivi de services liés à l'enfance et aux écoles. Ce rôle polyvalent permet à la collectivité de garantir la continuité du service public auprès des usagers, tout en coordonnant plusieurs services internes.

Le recrutement dans ce cadre

Le poste est ouvert aux fonctionnaires titulaires comme aux contractuels, ce qui signifie que la candidature peut relever d'une mutation, d'une voie de concours ou d'un contrat selon le profil. Positionné en catégorie C, l'emploi correspond aux fonctions d'exécution et de mise en œuvre des procédures administratives. Dans la fonction publique territoriale, ce type de poste peut conduire, avec l'expérience et la formation, à des évolutions vers des grades supérieurs de la filière administrative ou vers des postes à responsabilités plus étendues.

Conseils pour candidater

Mettez en avant des exemples concrets de gestion simultanée de plusieurs dossiers et de rigueur dans le traitement des demandes, car cette capacité est explicitement attendue.
Précisez votre expérience avec les logiciels métiers cités (état civil, élections, gestion de la population, portail famille) ; à défaut, indiquez votre aisance avec des outils comparables pour démontrer votre capacité d'apprentissage rapide.
Renseignez-vous sur le statut de la fonction publique territoriale et les règles de base de l'état civil et des élections avant l'entretien, les questions portant souvent sur ces points précis.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. O031260929001973Fonction publique territoriale