FP Territoriale Cat. CEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 1 mois

Officier d'Etat civil, Elections, Recensement (h/f) - MAIRIE SAINTES

Communes (ouvre un nouvel onglet) — Communes

Localisation

Charente Maritime (17), France (17)

Télétravail

Non

Management

Non

Expérience

Confirmé

Publication

29 septembre 2026

Date limite

29 octobre 2026

Domaine

Relation à l'usager

Secteur

Administration & Juridique

Missions principales

Sous l'autorité du directeur du guichet unique et de la responsable des démarches administratives vous réalisez l’accueil du public, vous instruisez et dressez les actes d’état civil. Vous traitez la gestion des actes (naissances, mariages, décès, changements de nom,...) et participez à la gestion de l’administratif lié au cimetières-élection-recensement  Vous effectuez l’accueil physique des personnes qui se présentent à l’état civil. Vous assurez l’accueil téléphonique et répondez aux mails adressés au service. Vous renseignez les administrés et les informez sur les démarches administratives de votre service.  Vous réceptionnez, instruisez et dressez les actes d’état civil : naissance, mariage, décès, changement de nom de prénom etc... Vous instruisez et constituez les dossiers de pacs, mariages, parrainage civils.  Vous délivrez les copies d’actes d’état civil, livret de famille, etc. Vous procédez à l’apposition des mentions sur les registres d’état civil.  Vous assurez la tenue, l’archivage et la conservation des registres (tables annuelles et décennales, pièces annexes pour le parquet…).  Vous effectuez l’inscription sur les listes électorales et participez à la préparation et l’organisation des scrutins.  Vous participez aux activités aux auditions et célébration des mariages et parrainages civils.  Vous participez aux activités de recensement militaire et délivrance des attestations de recensement.  Vous renseignez les usagers et les professionnels (pompes funèbres, marbriers,…) sur la réglementation funéraire et sur les concessions.  Vous instruisez et délivrez les autorisations funéraires.

Compétences attendues

Sous l'autorité du directeur du guichet unique et de la responsable des démarches administratives vous réalisez l’accueil du public, vous instruisez et dressez les actes d’état civil. Vous traitez la gestion des actes (naissances, mariages, décès, changements de nom,...) et participez à la gestion de l’administratif lié au cimetières-élection-recensement Vous effectuez l’accueil physique des personnes qui se présentent à l’état civil. Vous assurez l’accueil téléphonique et répondez aux mails adressés au service. Vous renseignez les administrés et les informez sur les démarches administratives de votre service.  Vous réceptionnez, instruisez et dressez les actes d’état civil : naissance, mariage, décès, changement de nom de prénom etc... Vous instruisez et constituez les dossiers de pacs, mariages, parrainage civils.  Vous délivrez les copies d’actes d’état civil, livret de famille, etc. Vous procédez à l’apposition des mentions sur les registres d’état civil. Vous assurez la tenue, l’archivage et la conservation des registres (tables annuelles et décennales, pièces annexes pour le parquet…). Vous effectuez l’inscription sur les listes électorales et participez à la préparation et l’organisation des scrutins. Vous participez aux activités aux auditions et célébration des mariages et parrainages civils. Vous participez aux activités de recensement militaire et délivrance des attestations de recensement. Vous renseignez les usagers et les professionnels (pompes funèbres, marbriers,…) sur la réglementation funéraire et sur les concessions. Vous instruisez et délivrez les autorisations funéraires.

Profil attendu

 Vous possédez nécessairement une expérience d’Officier d’Etat Civil, dans une collectivité concernée par tous les actes d’état civil (décès, mariage, changement de nom et prénom et reconnaissance, ...). A défaut, vous avez une expérience administrative au sein d’une collectivité, vous êtes capable d’apprendre et d’appliquer la législation civile, électorale et funéraire.  Vous êtes rigoureux.se , vous savez vous adapter faire preuve de polyvalence et vous savez organiser votre travail, afin de répondre aux sollicitations diverses, et simultanées (accueil , téléphone, mail, dossier en attente).  Vous connaissez le fonctionnement d’une collectivité et les procédures internes.  Vous pratiquez l’usage des logiciels métiers de l’Etat civil, Arpège (Mélodie, Requiem, Adagio et Maestro) Word, Excel.  Vous savez accueillir tous les publics, vous adapter à votre interlocuteur. Vous êtes capable d’expliquer les procédures, la législation en matière d’état civil et savez gérer les publics difficiles.  Vous savez travailler seul.e et en équipe, faire remonter les informations à votre responsable, communiquer avec vos collègues. Dynamique, impliqué.e, vous favorisez la qualité de l’accueil et des services.  Vous êtes disponible, garant de la qualité de l’accueil et des informations et services rendus aux administrés. Vous avez le sens du service public et le devoir de réserve.

Conditions d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif

Informations complémentaires

Poste à Temps complet à pourvoir à compter du 1er décembre 2026 Recrutement par voie statutaire, catégorie C, filière administrative, à défaut contractuel (CDD). Rémunération statutaire / régime indemnitaire / CNAS Merci d’adresser votre candidature, lettre de motivation et CV obligatoires, dernier arrêté de situation administrative, à : Monsieur le Maire Direction des ressources humaines BP 20319 -17107 SAINTES CEDEX [email protected] Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Cadre juridique

Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Métier de référence

Chargée / Chargé de l'instruction et de la délivrance des titres

Comprendre ce poste

Le poste s'inscrit au sein du guichet unique d'une mairie, interface principale entre la commune et ses administrés pour les démarches de la vie civile. La personne recrutée assure la gestion des actes d'état civil (naissances, mariages, décès, changements de nom ou de prénom) et contribue à l'administratif lié aux élections, au recensement et aux cimetières. Au quotidien, cela implique un accueil physique et téléphonique, l'instruction de dossiers, la délivrance de copies d'actes et de livrets de famille, ainsi que l'apposition de mentions sur les registres. Le rôle est central pour la garantie de la fiabilité des données civiles et pour la qualité du service rendu aux habitants.

Le recrutement dans ce cadre

Le poste est ouvert aux titulaires comme aux contractuels, ce qui signifie que le recrutement peut passer par une mutation, un détachement ou un contrat selon le profil du candidat. Relevant de la catégorie C, il correspond aux fonctions d'exécution et d'application, avec une part d'initiative encadrée par des procédures strictes. Dans la fonction publique territoriale, l'expérience acquise en état civil ouvre des perspectives vers des postes à plus forte responsabilité, comme la coordination d'un service ou la responsabilité d'un guichet.

Conseils pour candidater

Mettez en avant toute expérience concrète en état civil ou en gestion de dossiers administratifs, en précisant les types d'actes traités et les volumes gérés.
Si votre expérience est limitée, valorisez votre connaissance ou votre capacité à vous former sur la législation civile, électorale et funéraire, par des formations suivies ou des éléments de veille juridique.
Démontrez votre organisation face aux sollicitations simultanées (accueil, téléphone, mails) à travers des exemples précis de gestion de priorités.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. O017260929000905Fonction publique territoriale