FP Hospitalière Cat. CEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 21 jours

Assistant.e Médico-Administratif - Service Chirurgie -

Hospices Civils de Beaune centre hospitalier (ouvre un nouvel onglet) — Hospices Civils de Beaune centre hospitalier

Localisation

Cote d'Or (21), France (21)

Télétravail

Non

Management

Non

Niveau d'études

Niveau 4 Baccalauréat

Publication

8 octobre 2026

Date limite

30 octobre 2026

Domaine

Relation à l'usager

Secteur

Administration & Juridique

Missions principales

1. ACCUEIL & ORIENTATION - ACCUEILLIR LES PATIENTS (PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE). - INFORMER, ORIENTER, GERER L’ATTENTE ET LES URGENCES. - ASSURER UNE COMMUNICATION PROFESSIONNELLE ET BIENVEILLANTE. 2. GESTION DES AGENDAS - PLANIFIER LES RENDEZ-VOUS, EXAMENS, HOSPITALISATIONS. - COORDONNER AVEC LES PRATICIENS ET SERVICES INTERNES/EXTERNES. - GERER LES MODIFICATIONS, ANNULATIONS ET URGENCES. 3. ADMINISTRATION DES DOSSIERS - CREER, METTRE A JOUR ET ARCHIVER LES DOSSIERS PATIENTS. - VERIFIER L’IDENTITE ET LES DONNEES ADMINISTRATIVES (IDENTITOVIGILANCE). - NUMERISER ET CLASSER LES DOCUMENTS. 4. REDACTION & TRAITEMENT DOCUMENTAIRE - SAISIR ET METTRE EN FORME COMPTES RENDUS, COURRIERS, RAPPORTS. - TRAITER LE COURRIER ENTRANT ET SORTANT. - ASSURER LA CONFIDENTIALITE DES INFORMATIONS. 5. LOGISTIQUE & MATERIEL - GERER LES STOCKS DE FOURNITURES ET MATERIEL MEDICAL. - PASSER LES COMMANDES ET SUIVRE LES LIVRAISONS. 6. COORDINATION & COMMUNICATION - INTERFACE ENTRE PATIENTS, MEDECINS, LABORATOIRES, HOPITAUX. - PARTICIPER AUX REUNIONS DE SERVICE ET PROJETS QUALITE. 7. QUALITE & CONFORMITE - RESPECT DES PROTOCOLES D’HYGIENE ET CONFIDENTIALITE. - CODAGE DES ACTES MEDICAUX ET SUIVI STATISTIQUE (PMSI). - CONTRIBUTION A LA DEMARCHE QUALITE. ACTIVITÉS PRINCIPALES - Accueil physique et téléphonique des patients et familles. - Gestion et coordination médico-administrative : agendas, absences, organisation des soins (consultations, hospitalisations, interventions, examens). - Suivi et mise à jour des dossiers patients, gestion documentaire (courriers, comptes rendus, archivage, numérisation). - Saisie et codage des données d’activité médicale. - Rédaction et mise en forme de documents médicaux. - Vérification des données administratives dans le cadre de l’identitovigilance. HOSPITALISATION - Gestion des appels, rendez-vous et urgences (dont Doctolib). - Organisation des entrées/sorties patients et suivi administratif et médical. - Rédaction et envoi des documents d’hospitalisation (courriers, CRO, etc.). CONSULTATION - Organisation des consultations selon les chirurgiens. - Préparation des dossiers patients. - Planification des interventions et gestion des priorités. Rédaction et envoi des courriers de consultation. ACTIVITÉS TRANSVERSALES - Gestion des mails et sollicitations médicales. - Élaboration du programme opératoire hebdomadaire. - Suivi des absences médicales et transmissions. - Commandes de fournitures et gestion des consommables.

Compétences attendues

1. ACCUEIL & ORIENTATION- ACCUEILLIR LES PATIENTS (PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE).- INFORMER, ORIENTER, GERER L’ATTENTE ET LES URGENCES.- ASSURER UNE COMMUNICATION PROFESSIONNELLE ET BIENVEILLANTE.2. GESTION DES AGENDAS- PLANIFIER LES RENDEZ-VOUS, EXAMENS, HOSPITALISATIONS.- COORDONNER AVEC LES PRATICIENS ET SERVICES INTERNES/EXTERNES.- GERER LES MODIFICATIONS, ANNULATIONS ET URGENCES.3. ADMINISTRATION DES DOSSIERS- CREER, METTRE A JOUR ET ARCHIVER LES DOSSIERS PATIENTS.- VERIFIER L’IDENTITE ET LES DONNEES ADMINISTRATIVES (IDENTITOVIGILANCE).- NUMERISER ET CLASSER LES DOCUMENTS.4. REDACTION & TRAITEMENT DOCUMENTAIRE- SAISIR ET METTRE EN FORME COMPTES RENDUS, COURRIERS, RAPPORTS.- TRAITER LE COURRIER ENTRANT ET SORTANT.- ASSURER LA CONFIDENTIALITE DES INFORMATIONS.5. LOGISTIQUE & MATERIEL- GERER LES STOCKS DE FOURNITURES ET MATERIEL MEDICAL.- PASSER LES COMMANDES ET SUIVRE LES LIVRAISONS.6. COORDINATION & COMMUNICATION- INTERFACE ENTRE PATIENTS, MEDECINS, LABORATOIRES, HOPITAUX.- PARTICIPER AUX REUNIONS DE SERVICE ET PROJETS QUALITE.7. QUALITE & CONFORMITE- RESPECT DES PROTOCOLES D’HYGIENE ET CONFIDENTIALITE.- CODAGE DES ACTES MEDICAUX ET SUIVI STATISTIQUE (PMSI).- CONTRIBUTION A LA DEMARCHE QUALITE.ACTIVITÉS PRINCIPALESAccueil physique et téléphonique des patients et familles.Gestion et coordination médico-administrative : agendas, absences, organisation des soins (consultations, hospitalisations, interventions, examens).Suivi et mise à jour des dossiers patients, gestion documentaire (courriers, comptes rendus, archivage, numérisation).Saisie et codage des données d’activité médicale.Rédaction et mise en forme de documents médicaux.Vérification des données administratives dans le cadre de l’identitovigilance. HOSPITALISATIONGestion des appels, rendez-vous et urgences (dont Doctolib).Organisation des entrées/sorties patients et suivi administratif et médical.Rédaction et envoi des documents d’hospitalisation (courriers, CRO, etc.).CONSULTATIONOrganisation des consultations selon les chirurgiens.Préparation des dossiers patients.Planification des interventions et gestion des priorités.Rédaction et envoi des courriers de consultation. ACTIVITÉS TRANSVERSALESGestion des mails et sollicitations médicales.Élaboration du programme opératoire hebdomadaire.Suivi des absences médicales et transmissions.Commandes de fournitures et gestion des consommables.

Profil attendu

Diplômes requis : - ADMINISTRATIF - MEDICO-TECHNIQUE Niveau d’expérience requis : EXPERIENCE EN SECRETARIAT MEDICAL

Conditions d'exercice

SAVOIR FAIRE • Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics • Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire • Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites. • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel • Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité • Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence • S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone • Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles • Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau • Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers SAVOIR-ÊTRE ET QUALITÉS REQUISES : - Bienveillance - Respect - Rigueur - Humanité - Laïcité - Travail en équipe - Communication adaptée - Empathie - Savoir prioriser/gérer l’urgence

Métier de référence

Assistant de gestion

Comprendre ce poste

L'assistant médico-administratif en chirurgie est un maillon central de l'organisation hospitalière. Il assure le flux continu de patients en orchestrant agendas, dossiers et communications entre les services. Au quotidien, ce métier alterne accueil physique et téléphonique, gestion d'urgences administratives, traitement de données sensibles et coordination logistique. C'est une fonction indispensable pour que l'équipe chirurgicale se concentre sur les soins : derrière chaque intervention, il y a une fiche parfaitement constituée et un agenda fluide.

Le recrutement dans ce cadre

Ce poste en catégorie C (FPH) offre un accès aux titulaires et contractuels, ce qui élargit les possibilités selon son parcours. Un contractuel peut évoluer vers la titularisation ; un titulaire bénéficie de la stabilité de l'emploi public et des perspectives d'avancement. Au sein des hôpitaux, l'assistant médico-administratif dispose de possibilités d'évolution vers des fonctions de coordination administrative ou de responsable d'unité.

Conseils pour candidater

**Valoriser l'expérience terrain** : ne pas se limiter à « expérience en secrétariat » mais détailler des situations concrètes (gestion d'urgences, traitement de dossiers confidentiels, multitâche en environnement stressé, utilisation de logiciels hospitaliers ou SIH).

**Mettre l'accent sur la polyvalence et l'adaptabilité** : ce poste cumule accueil patient, administratif et logistique. Démontrer sa capacité à basculer rapidement entre ces domaines est essentiel ; des exemples d'amélioration de processus ou de prise d'initiative sont prisés.

**Mentionner les formations ou certifications pertinentes** : maîtrise de la confidentialité (RGPD), logiciels médico-administratifs, usage avancé de suites bureautiques, ou toute formation en identito-vigilance renforceront le dossier.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. 2026-2433942Fonction publique hospitalière