FP Territoriale Cat. CEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 21 jours
Assistant de direction H/F - Rueil-Malmaison
Communes (ouvre un nouvel onglet) — Communes
Localisation
Hauts-de-Seine (92), France (92)
Publication
8 octobre 2026
Date limite
7 décembre 2026
Domaine
Direction et pilotage des politiques publiques
Secteur
Administration & Juridique
Missions principales
Organisation permanente de la vie professionnelle de la direction
Accueil téléphonique et physique
Suivi des projets et activité de la direction
Organisation permanente de la vie professionnelle de la direction :
· Assurer l’organisation de l’agenda (rendez-vous et réunions) en fonction des priorités
· Rappeler les informations permanentes et transmettre les messages
· Organiser les déplacements de la direction
· Gérer et alimenter la base de contacts
Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :
· Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
· Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
· Organiser le classement et l’archivage des dossiers
Accueil téléphonique et physique :
· Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
· Assurer l’interface avec l’ensemble des services de la ville
· Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
· Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Suivi des projets et activité de la direction :
· Organiser et planifier les réunions et Commissions
· Vérifier les ordres du jour en concertation avec la direction
· Collecter les documents auprès des services et préparer les dossiers (mise en forme, rédaction de fiches de synthèse...)
· Organiser le classement et l’archivage des dossiers
· Assurer la liaison d’informations avec le directeur général, les directeurs généraux adjoints, le Cabinet du Maire
· Travail en transversalité
-Mise à jour de l’observatoire du tertiaire : actualiser les informations relatives à l’immobilier d’entreprise à Rueil-Malmaison ( identifier les entreprises présentes, coordonnées des interlocuteurs, caractéristiques et durée des baux, occupation des locaux ...)
Suivi des déclarations attestant l’achèvement et la conformité des travaux (DAACT) en lien avec le service du droit des sols :
recevoir et trier des déclarations
mettre à jour le tableau de suivi
prendre contact avec les pétitionnaires si nécessaire
suivre des dossiers dans le temps
Compétences attendues
Organisation permanente de la vie professionnelle de la direction Accueil téléphonique et physique Suivi des projets et activité de la directionOrganisation permanente de la vie professionnelle de la direction :· Assurer l’organisation de l’agenda (rendez-vous et réunions) en fonction des priorités· Rappeler les informations permanentes et transmettre les messages· Organiser les déplacements de la direction· Gérer et alimenter la base de contactsRéalisation et mise en forme de travaux bureautiques :· Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers· Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers· Organiser le classement et l’archivage des dossiersAccueil téléphonique et physique :· Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent· Assurer l’interface avec l’ensemble des services de la ville· Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur· Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiquesSuivi des projets et activité de la direction :· Organiser et planifier les réunions et Commissions· Vérifier les ordres du jour en concertation avec la direction· Collecter les documents auprès des services et préparer les dossiers (mise en forme, rédaction de fiches de synthèse...)· Organiser le classement et l’archivage des dossiers· Assurer la liaison d’informations avec le directeur général, les directeurs généraux adjoints, le Cabinet du Maire· Travail en transversalité-Mise à jour de l’observatoire du tertiaire : actualiser les informations relatives à l’immobilier d’entreprise à Rueil-Malmaison ( identifier les entreprises présentes, coordonnées des interlocuteurs, caractéristiques et durée des baux, occupation des locaux ...)Suivi des déclarations attestant l’achèvement et la conformité des travaux (DAACT) en lien avec le service du droit des sols :recevoir et trier des déclarationsmettre à jour le tableau de suiviprendre contact avec les pétitionnaires si nécessairesuivre des dossiers dans le temps
Profil attendu
Profil
COMPÉTENCES ET QUALITÉS
· Niveau Bac à Bac +2 (BTS assistant de direction) ou expérience souhaitée
· Maîtrise des outils bureautiques, pack Office, Outlook
· Capacités rédactionnelles et relationnelles
· Être force de proposition
· Capacité d’organisation
· Faire preuve d’ouverture d’esprit et de curiosité
· Connaissance des politiques publiques et fonctionnement d’une collectivité territoriale
· Connaissance de l’organigramme de la ville
· Capacité à hiérarchiser les priorités
· Rigueur, réactivité, autonomie
· Expérience souhaitée dans le secteur public
· Confidentialité
· Connaissance du domaine de l’environnement de l’urbanisme serait un plus
CONDITIONS DE TRAVAIL
Lieu : Hôtel de Ville
Horaires : 8h30/9h00 - 12h30 / 14h00 - 18h30
Travail en équipe : non
Travail en extérieur : non
Vêtement de travail ou équipement de protection individuel : non
Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap
Conditions d'exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir postuler directement sur le site internet de la ville de Rueil-Malmaison (https://www.villederueil.fr), en bas de page rubrique "la ville recrute" bouton POSTULER
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Cadre juridique
Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Métier de référence
Assistante / Assistant de direction
Comprendre ce poste
L'assistant de direction occupe une fonction charnière au sein d'une collectivité territoriale : il assure le lien entre la direction, dont il organise l'activité quotidienne, et les différents services de la commune. Son rôle consiste à rendre la direction disponible pour ses décisions en prenant en charge la logistique, la circulation de l'information et la gestion documentaire. Dans une commune, cette position d'interface implique de bien connaître le fonctionnement des services et de savoir orienter chaque demande vers le bon interlocuteur. Le poste contribue ainsi, de manière discrète mais décisive, à la continuité et à la qualité du service rendu aux administrés.
Le recrutement dans ce cadre
L'annonce est ouverte aux fonctionnaires titulaires comme aux agents contractuels, ce qui est fréquent pour les emplois de catégorie C de la fonction publique territoriale. Le poste relève de la catégorie C, qui regroupe les emplois d'exécution et d'application ; les perspectives d'évolution passent généralement par des concours internes ou par la préparation de concours de catégorie B, ouverts aux agents justifiant des conditions requises.
Conseils pour candidater
- Mettez en avant des exemples concrets de gestion d'agenda complexe, de coordination de réunions ou de traitement de courriers à enjeux, en précisant le volume et le niveau de confidentialité traités.
- Documentez votre connaissance des collectivités : fonctionnement d'un conseil municipal, grands domaines de compétences communales, et si possible l'organigramme ou les projets de la ville de Rueil-Malmaison.
- Soignez la rédaction de votre lettre de motivation, qui sera évaluée sur ses capacités rédactionnelles, en la reliant aux exigences de discrétion et d'autonomie mentionnées dans l'annonce.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. O092261008000587Fonction publique territoriale