FP Territoriale Cat. CEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 17 jours

ASSISTANT OU ASSISTANTE DE DIRECTION - MAIRIE DE LILLERS

Communes (ouvre un nouvel onglet) — Communes

Localisation

Pas de Calais (62), France (62)

Télétravail

Oui

Management

Non

Publication

12 octobre 2026

Date limite

11 novembre 2026

Domaine

Direction et pilotage des politiques publiques

Secteur

Administration & Juridique

Missions principales

Assistante de Direction du DGS - Préparer les dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe. - Rechercher et ordonnancer les informations auprès des services de la Collectivité. - Transmettre les documents dans les délais. - Intervenir si besoin en appui sur les dossiers. - Utiliser et maîtriser l'outil informatique (suite des logiciels Office, internet) afin de rédiger les différents documents : comptes rendus, rapports, e-mails. - Traiter les flux de courriers entrants et sortants. - Recevoir et réorienter les courriers électroniques. - Réceptionner, enregistrer, vérifier les dossiers et les archiver lorsque nécessaire. - Intervenir sur des outils de gestion de flux décisionnels (progiciels de gestion, bases de données) pour leur constitution, leur mise à jour et la production d’extractions. - Assembler, trier, classer et archiver des documents. - Synthétiser et présenter des informations. - Effectuer des premiers niveaux de recherche documentaire sur internet ou sur les bases d’information de la Collectivité. - Assurer la gestion des priorités, alerter et agir pour le respect des échéances liées aux processus de la Collectivité. - Gérer l’agenda de l’entité ou du/des responsables, planifier, organiser et suivre les rendez-vous. - Renseigner les tableaux de suivi des activités de la Collectivité. - Assurer l'organisation pratique des réunions et des missions (réserver salles ou lieux, inviter les participants, tenir des listings officiels). - Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages. - Prioriser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou d’importance. - Offrir un premier niveau de renseignement, orienter l’interlocuteur vers le service compétent. - Garantir la confidentialité. - Intervenir dans le cadre de processus fonctionnels ou opérationnels de la Collectivité pouvant inclure les processus de gestion, financiers et RH. - Assurer les relances et demandes diverses permettant de garantir la bonne conduite du processus. - Proposer si besoin des évolutions concernant les processus en place. - Assurer le suivi, commander les matériels nécessaires à la bonne exécution du travail du service.

Compétences attendues

Assistante de Direction du DGS- Préparer les dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe. - Rechercher et ordonnancer les informations auprès des services de la Collectivité.- Transmettre les documents dans les délais. - Intervenir si besoin en appui sur les dossiers. - Utiliser et maîtriser l'outil informatique (suite des logiciels Office, internet) afin de rédiger les différents documents : comptes rendus, rapports, e-mails.- Traiter les flux de courriers entrants et sortants.- Recevoir et réorienter les courriers électroniques. - Réceptionner, enregistrer, vérifier les dossiers et les archiver lorsque nécessaire. - Intervenir sur des outils de gestion de flux décisionnels (progiciels de gestion, bases de données) pour leur constitution, leur mise à jour et la production d’extractions.- Assembler, trier, classer et archiver des documents. - Synthétiser et présenter des informations. - Effectuer des premiers niveaux de recherche documentaire sur internet ou sur les bases d’information de la Collectivité. - Assurer la gestion des priorités, alerter et agir pour le respect des échéances liées aux processus de la Collectivité. - Gérer l’agenda de l’entité ou du/des responsables, planifier, organiser et suivre les rendez-vous. - Renseigner les tableaux de suivi des activités de la Collectivité. - Assurer l'organisation pratique des réunions et des missions (réserver salles ou lieux, inviter les participants, tenir des listings officiels).- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages. - Prioriser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou d’importance. - Offrir un premier niveau de renseignement, orienter l’interlocuteur vers le service compétent. - Garantir la confidentialité.- Intervenir dans le cadre de processus fonctionnels ou opérationnels de la Collectivité pouvant inclure les processus de gestion, financiers et RH. - Assurer les relances et demandes diverses permettant de garantir la bonne conduite du processus. - Proposer si besoin des évolutions concernant les processus en place. - Assurer le suivi, commander les matériels nécessaires à la bonne exécution du travail du service.

Profil attendu

- Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales ; - Maîtrise des techniques d’assistanat de direction ; - Techniques d’expression orale et écrite ; - Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire ; - Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, courriers, etc. - Maîtrise des procédures administratives ; - Connaissance de l’environnement public ; - Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi. - Organiser l’agenda, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités ; - Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus, tableaux d’activité ; - Maitrise de l’ensemble des outils du Pack Office ; - Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve ; - Capacité à travailler en équipe ; - Très bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse. - Très bonne expression orale ; - Très bon sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie ; - Engagement, disponibilité ; - Rigueur, fiabilité et discrétion ; - Esprit d’initiative, proactivité ; - Réactivité et capacités d’adaptation ; - Organiser, gérer, anticiper ; - Evaluer des informations ; - Bonne présentation.

Conditions d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe

Informations complémentaires

Sans réponse de notre part dans un délais de 2 mois, veuillez considérer que votre candidature n'est pas retenue Merci d'avance

Cadre juridique

Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Métier de référence

Assistante / Assistant de direction

Comprendre ce poste

L'assistant ou l'assistante de direction travaille auprès d'un directeur ou d'un responsable de haut niveau, ici le directeur général des services (DGS) de la mairie. Il ou elle assure le lien entre la direction et les différents services de la collectivité, en organisant le flux d'informations et de documents. Au quotidien, cela implique la préparation des dossiers pour les instances et réunions, la gestion du courrier, l'archivage et la production de documents administratifs. Ce rôle de coordination est essentiel au bon fonctionnement de l'administration communale.

Le recrutement dans ce cadre

Le poste relève de la catégorie C de la fonction publique territoriale et est ouvert aux titulaires comme aux contractuels, ce qui signifie que la voie de recrutement n'est pas nécessairement celle du concours. Les agents de catégorie C exercent des fonctions d'application et d'exécution, et des passerelles vers la catégorie B existent, notamment par la voie des concours internes et de la promotion professionnelle.

Conseils pour candidater

Mettez en avant votre connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, en précisant les procédures que vous maîtrisez (instances, délibérations, circuits de validation).
Illustrez votre maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion ou bases de données par des exemples concrets de tableaux de bord ou d'extractions réalisés.
Préparez des exemples précis de situations où vous avez organisé un agenda chargé ou hiérarchisé des priorités, car ces compétences sont centrales dans un poste d'assistanat auprès d'un DGS.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. O062261012000872Fonction publique territoriale