Assistante de direction de la directrice générale adjointes des services, déléguée à la ville

Sous l'autorité de la Directrice Générale adjointe déléguée des Services Ville, l'assistant(e) de direction apporte une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi des dossiers. Il/elle assure l'interface entre la Direction Générale adjointe déléguée, les services, les élus et les partenaires extérieurs, et contribue au bon fonctionnement administratif et financier de la direction Générale adjointe déléguée Ville. Assurer l’assistanat de direction et la gestion de l’agenda ● Organiser et coordonner l’agenda de la Directrice générale adjointe déléguée, en lien avec le cabinet du Maire, les services et les partenaires. ● Planifier les rendez-vous et les réunions, anticiper les échéances et préparer les dossiers nécessaires. ●Assurer un appui dans le traitement des dossiers confiés par la direction. Organiser les réunions et faciliter la circulation de l’information ● Assurer l’accueil téléphonique et physique, filtrer et orienter les sollicitations. ● Gérer la boîte mail et le courrier de la direction, en assurer le suivi et la transmission aux interlocuteurs compétents. ● Préparer et organiser les réunions de direction, les comités de direction (CODIR), les comités de pilotage (COPIL) et les temps collectifs. ● Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions et des demandes. Assurer la production administrative et le suivi des dossiers ● Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, rapports et autres documents administratifs. ● Participer à la préparation des délibérations, décisions et arrêtés. ● Élaborer des supports de présentation et des diaporamas. ● Assurer le suivi des dossiers spécifiques confiés par la direction et mettre à jour les tableaux de bord d’activité. Contribuer à la gestion administrative et financière ● Participer à l’élaboration et au suivi de l’exécution du budget de la direction. ● Assurer le suivi des demandes de subventions et des dossiers de financement. ● Participer à la préparation et au suivi des marchés publics en lien avec le service compétent. ● Gérer les frais de mission, les déplacements et les commandes de fournitures. Participer à l’organisation et à la gestion documentaire ● Contribuer à l’organisation de la continuité de présence au sein du service. ● Assurer le classement, la gestion documentaire et l’archivage des dossiers de la direction. ● Participer à l’organisation de séminaires des cadres et de temps de cohésion.