Responsable de l'assemblée et de l'administration générale - COMMUNE DE L ISLE SUR LA SORGUE

Place dans l’organigramme : Monsieur le Maire Directrice générale des services Directrice générale adjointe Administration générale et services aux usagers Directrice des affaires juridiques Relations fonctionnelles et externes : - Contacts avec les différents services de la Ville - Contacts avec les élus dans le cadre du conseil municipal - Contacts avec les prestataires 1.1 Missions principales : • Organisation, préparation et suivi du conseil municipal et des commissions municipales : - Elaboration et suivi des calendriers internes de préparation ; - Gestion de l’ensemble de la procédure règlementaire (convocation, quorum, pouvoir, etc.) - Organisation matérielle des séances - Centralisation des projets de délibérations et d’actes soumis à l’assemblée, établissement de l’ordre du jour, etc.) - Transmission des délibérations au contrôle de légalité, mise en ligne sur le site internet de la Ville des documents relatifs aux assemblées - Tenue des registres • Administration générale : - Pilotage et exécution des marchés de l’administration générale (fournitures, registres, mobiliers) : recensement et expression des besoins, rédaction des pièces techniques, analyses des offres, exécution financière - Gestion du budget « administration générale » - Centralisation et exécution des commandes de fournitures administratives - Gestion des abonnements et de la documentation • Modernisation de l’administration : - Mise en place d’un parapheur électronique - Appui à la direction sur la modernisation des procédures internes - Appui à la direction sur l’encadrement de l’usage de l’intelligence artificielle • Appui et assistance administrative à la responsable du service commande publique : - Gestion de la commission d’appel d’offres (CAO) et autres commissions particulières (préparation et envoi des convocations, ordres du jour, quorum) ; - Rédaction des courriers de procédure (courriers aux candidats évincés, lettres de notification d'attribution…) - Suivi et mise à jour des tableaux de bord de la commande publique ; - Suivi et relance semestrielle des pièces administratives des titulaires à échéance (attestations de vigilance URSSAF, attestations d’assurance)