Gestionnaire Scolarité Générale
Université de Limoges (ouvre un nouvel onglet) — Université de Limoges
Localisation
Haute Vienne (87), France (87)
Télétravail
Oui
Publication
16 octobre 2026
Date limite
31 octobre 2026
Domaine
Enseignement et formation
Secteur
Education & Formation
Missions principales
Vos missions
- Gestionnaire de scolarité transverse – Licences
- Gestion et suivi des droits impayés, remboursement de droits
- Gestion des exonérations, des transferts de dossiers, des réorientations
- Inscription des auditeurs libres
- Soutien à la gestion des examens de licences
Vos activités principales
Gestion des droit impayés et remboursement de droits :
- Assurer le suivi et la régularisation des droits impayés en coordination avec l’agence comptable
- Informer la responsable avant les périodes d’examens des impayés (interdiction d’examen)
- Gérer les demandes de remboursement de droits selon les calendriers et procédures en vigueur
- Mettre à jour les dossiers étudiants sur apogée
Gestion des demandes d’exonération de droits d’inscription :
- Informer les étudiants et le service des calendriers des commissions d’exonération
- Veiller au respect des délais de dépôt des dossiers
- Instruire les dossiers en lien avec les responsables des formations et la direction
- Représenter la composante à la commission d’exonération (3 x par an)
Soutien à la gestion des examens licence :
- Appui à la référente examens pour le suivi de Saisie des notes par le web (SNW)
- Suivi des sujets d'examen : vérifications, impression, mise sous plis
- Préparation des salles d’examen et saisie des notes
- Préparation des délibérations : vérification des notes, lancements des calculs d’UE, éditions des PV
- Gestion des réclamations de notes (relances des enseignants, recueil de l’information dans l’outil)
- Suivi des boursiers
Gestion des demandes de réorientation en licence :
- Coordonner l’information à traiter avec le collègue en binôme
- Vérifier de la recevabilité des demandes
- Assurer le suivi du circuit de validation des demandes (Responsables des Formations, Direction le cas échéant) et répondre aux étudiants.
- Modifier les dossier étudiants (IA/IP) après les résultats de semestre
Gestion des demandes de transferts de dossiers :
- Vérifier les demander internes et monter les dossiers
- Enregistrer les demandes externes et vérifier les inscriptions
Gestion et suivi de l’assiduité des étudiants boursiers :
- Préparation des tableaux de suivi pour les délibérations des jurys
- Vérification des résultats et des IP
- Elaboration du tableau transmis au CROUS pour la suspension des bourses
Selon les nécessités du service, l’agent peut être mobilisé sur des missions transversales ou de soutient momentané (hotline, PJ, candidatures)
Compétences attendues
Vos missionsGestionnaire de scolarité transverse – LicencesGestion et suivi des droits impayés, remboursement de droitsGestion des exonérations, des transferts de dossiers, des réorientationsInscription des auditeurs libresSoutien à la gestion des examens de licencesVos activités principalesGestion des droit impayés et remboursement de droits :Assurer le suivi et la régularisation des droits impayés en coordination avec l’agence comptableInformer la responsable avant les périodes d’examens des impayés (interdiction d’examen)Gérer les demandes de remboursement de droits selon les calendriers et procédures en vigueurMettre à jour les dossiers étudiants sur apogéeGestion des demandes d’exonération de droits d’inscription :Informer les étudiants et le service des calendriers des commissions d’exonérationVeiller au respect des délais de dépôt des dossiersInstruire les dossiers en lien avec les responsables des formations et la directionReprésenter la composante à la commission d’exonération (3 x par an)Soutien à la gestion des examens licence :Appui à la référente examens pour le suivi de Saisie des notes par le web (SNW)Suivi des sujets d'examen : vérifications, impression, mise sous plisPréparation des salles d’examen et saisie des notesPréparation des délibérations : vérification des notes, lancements des calculs d’UE, éditions des PVGestion des réclamations de notes (relances des enseignants, recueil de l’information dans l’outil)Suivi des boursiersGestion des demandes de réorientation en licence :Coordonner l’information à traiter avec le collègue en binômeVérifier de la recevabilité des demandesAssurer le suivi du circuit de validation des demandes (Responsables des Formations, Direction le cas échéant) et répondre aux étudiants.Modifier les dossier étudiants (IA/IP) après les résultats de semestreGestion des demandes de transferts de dossiers :Vérifier les demander internes et monter les dossiersEnregistrer les demandes externes et vérifier les inscriptionsGestion et suivi de l’assiduité des étudiants boursiers :Préparation des tableaux de suivi pour les délibérations des jurysVérification des résultats et des IPElaboration du tableau transmis au CROUS pour la suspension des boursesSelon les nécessités du service, l’agent peut être mobilisé sur des missions transversales ou de soutient momentané (hotline, PJ, candidatures)
Profil attendu
Compétences opérationnelles
- Connaissance des modalités de fonctionnement et de gestion du service public
- Connaissances des modalités de fonctionnement du système d’enseignement supérieur
- Connaissance de la réglementation de la gestion administrative, pédagogique et sociale
- Maitriser les outils bureautique (Excel, Word, Access, navigateur web, outils partagés, messagerie …)
- Maitriser les outils métier : Apogée, ADE, Esup-Stage, notamment.
- Maitriser les applicatifs, E-candidat, Mon Master, Etudes en France.
Compétences comportementales
- Travailler en équipe et de manière collaborative
- Être disponible et réactif
- Avoir le sens du relationnel et appliquer les normes spécifiques à l’accueil dans un service public
- Faire preuve de courtoisie, de maîtrise de soi, de professionnalisme
- Disposer d’une capacité d’écoute
- Savoir s’organiser et être autonome
- Savoir planifier les tâches et gérer les priorités et les urgences
- Faire preuve d’adaptabilité et de polyvalence, de rigueur et d’investissement
Informations complémentaires
Nos avantages
- Participation aux frais de transport en commun domicile-travail à hauteur de 75%
- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
- Participation Mutuelle
- Télétravail possible (10 jours annuels) selon les nécessités et l’organisation du service
- Accompagnement des agents pour leur développement professionnel et préparation aux concours de la fonction publique
- Des offres sport, loisirs et culture pour tous les agents
- Aides et prestations sociales
Comment candidater ?
Votre dossier doit impérativement comprendre :
· lettre de motivation
· curriculum vitae détaillé
· copie du diplôme le plus élevé
Ce dossier est à envoyer à : [email protected] et [email protected]; [email protected]
AUCUN DOSSIER INCOMPLET NE SERA ÉTUDIÉ
Métier de référence
Gestionnaire de scolarité
Comprendre ce poste
Le gestionnaire de scolarité assure le lien administratif entre les étudiants et l'établissement d'enseignement supérieur. Dans une université, il veille à la régularité des inscriptions, au suivi des dossiers et à l'application des règles de scolarité, depuis l'inscription jusqu'à la délivrance des résultats. Les missions quotidiennes combinent traitement de dossiers individuels, réponses aux demandes des étudiants et coordination avec les services financiers et les équipes pédagogiques. Ce rôle contribue directement à l'accès effectif des étudiants à leur formation et au bon fonctionnement de la vie universitaire.
Le recrutement dans ce cadre
Ce poste est proposé uniquement à des agents contractuels, ce qui exclut le recours à un concours pour ce recrutement précis. La catégorie C correspond à des fonctions d'exécution et de gestion administrative courante, sans responsabilité d'encadrement défini dans l'annonce. Dans la fonction publique d'État, les parcours d'évolution passent souvent par la préparation de concours de catégorie B ou par l'accès à des fonctions plus techniques au sein des services de scolarité.
Conseils pour candidater
- Mettez en avant votre maîtrise concrète d'Apogée ou d'autres applicatifs de gestion de scolarité, en précisant les types de dossiers traités et les volumes gérés.
- Illustrez votre connaissance des règles de gestion des droits d'inscription et des exonérations par des exemples de procédures déjà suivies, notamment en lien avec des délais réglementaires.
- Valorisez votre capacité à travailler avec des interlocuteurs variés (étudiants, agence comptable, responsables de formation) en donnant un exemple de coordination menée à bien.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2442564Fonction publique d'État