Secrétaire pédagogique
Université Bourgogne Europe (UBE) (ouvre un nouvel onglet) — Université Bourgogne Europe (UBE)
Localisation
Yonne (89), France (89)
Publication
21 octobre 2026
Date limite
6 novembre 2026
Domaine
Enseignement et formation
Secteur
Education & Formation
Missions principales
Le poste de secrétaire pédagogique est placé sous l’autorité hiérarchique de la Responsable Administrative et sous l’autorité fonctionnelle du Chef du département Techniques de Commercialisation. Sur le site délocalisé d’Auxerre et au sein du département d’études Techniques de Communication (TC), le ou la secrétaire pédagogique participe à la gestion administrative, pédagogique et comptable.
Participation à la gestion du département
- Accueillir les étudiants, les enseignants et les personnes extérieures, en présentiel et par téléphone
- Gérer le courrier papier et électronique
- Gérer les stocks de fournitures administratives
- Participer aux réunions du département, à la rédaction des comptes rendus, à l’organisation des élections dans le département, à l’organisation des réceptions
- Effectuer les opérations d’archivage
Participation à la gestion pédagogique et administratives des étudiants et des formations
- Gérer et suivre les dossiers des étudiants
- Préparer la rentrée universitaire en lien avec le chef de département et les directeurs d’études : affichage des Emplois du Temps
- Participer au contrôle d’assiduité des étudiants à l’aide d’un logiciel interne, à la préparation des jurys, à l’envoi des convocations, à l’édition des bulletins à l’aide d’un logiciel interne
Participation à la gestion comptable
- Établir les précommandes
- Constater les services faits
- Suivre la comptabilité des dépenses du département
Communication
- Participer aux évènements du département : préparation des supports
- Gérer les tableaux d’affichage : poursuite d’études, offres de stage
Compétences attendues
Le poste de secrétaire pédagogique est placé sous l’autorité hiérarchique de la Responsable Administrative et sous l’autorité fonctionnelle du Chef du département Techniques de Commercialisation. Sur le site délocalisé d’Auxerre et au sein du département d’études Techniques de Communication (TC), le ou la secrétaire pédagogique participe à la gestion administrative, pédagogique et comptable.Participation à la gestion du départementAccueillir les étudiants, les enseignants et les personnes extérieures, en présentiel et par téléphoneGérer le courrier papier et électroniqueGérer les stocks de fournitures administrativesParticiper aux réunions du département, à la rédaction des comptes rendus, à l’organisation des élections dans le département, à l’organisation des réceptionsEffectuer les opérations d’archivageParticipation à la gestion pédagogique et administratives des étudiants et des formationsGérer et suivre les dossiers des étudiantsPréparer la rentrée universitaire en lien avec le chef de département et les directeurs d’études : affichage des Emplois du TempsParticiper au contrôle d’assiduité des étudiants à l’aide d’un logiciel interne, à la préparation des jurys, à l’envoi des convocations, à l’édition des bulletins à l’aide d’un logiciel interneParticipation à la gestion comptableÉtablir les précommandesConstater les services faitsSuivre la comptabilité des dépenses du départementCommunicationParticiper aux évènements du département : préparation des supportsGérer les tableaux d’affichage : poursuite d’études, offres de stage
Profil attendu
Connaissances
- Connaissance du fonctionnement et de l'organisation de l'Université.
- Connaissance de l'organisation et des missions d'un Institut Universitaire de Technologie
Compétences techniques et méthodologiques
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel.
- Bonne connaissance des techniques et procédures de secrétariat administratif.
- Capacité à rédiger, mettre en forme et archiver les comptes rendus des conseils de département.
- Maîtrise de la gestion des courriers et de la messagerie électronique.
- Aptitude à assurer le suivi et le classement des documents administratifs.
Compétences organisationnelles et relationnelles
- Posture professionnelle et présentation adaptée, courtoisie
- Ponctualité et disponibilité
- Organisation et rigueur
- Esprit d’initiative
- Savoir travailler en autonomie
- Discrétion et respect confidentialité
Informations complémentaires
CONTRAT – CONDITIONS D'EXERCICE
- Recrutement ouvert aux agents titulaires (par voie de mutation ou détachement) et contractuels
- Début de contrat prévisible : 16 novembre 2026
- CDD, catégorie C, 1 an, renouvelable
- Temps complet
- Télétravail possible après période d’intégration
- Rémunération :
CDD : 1870€ à 1954€ brut mensuel selon expérience, diplôme, parcours professionnel
Titulaires : selon la grille réglementaire
CANDIDATURE
Les candidatures comporteront obligatoirement un CV détaillé, une lettre de motivation et le compte-rendu d’entretien professionnel selon. Un dossier incomplet peut ne pas être étudié.
Date limite de candidature : vendredi 06 novembre 2026
Métier de référence
Gestionnaire de scolarité
Comprendre ce poste
Le secrétaire pédagogique, en fonction de gestionnaire de scolarité, assure le lien entre les étudiants, les enseignants et l'administration au sein d'un département d'enseignement. Dans ce cas, il s'agit d'un département de l'IUT implanté sur le site délocalisé d'Auxerre. Au quotidien, les missions combinent accueil, gestion du courrier, suivi des dossiers étudiants, archivage et appui à l'organisation de la vie du département, comme les réunions et les comptes rendus. Ce rôle de soutien administratif est essentiel au fonctionnement d'une formation universitaire, car il garantit la continuité des démarches pour les usagers.
Le recrutement dans ce cadre
Le poste relève de la fonction publique d'État et est classé en catégorie C, ce qui correspond aux emplois d'exécution et d'application. Il est ouvert aux titulaires comme aux contractuels, ce qui signifie que le recrutement peut se faire par voie statutaire ou par contrat. Les perspectives d'évolution existent au sein de la filière administrative de l'enseignement supérieur, notamment par le biais de concours internes ou de promotions au fil de la carrière.
Conseils pour candidater
- Mettez en avant une expérience concrète de l'accueil et de la gestion de dossiers, en précisant les volumes traités et les outils utilisés, car le poste implique une forte polyvalence entre public et back-office.
- Illustrez votre maîtrise de Word et d'Excel par des exemples de comptes rendus, de tableaux de suivi ou de stocks gérés, ce qui correspond directement aux attentes exprimées.
- Renseignez-vous sur le fonctionnement d'un IUT et de l'université, notamment sur l'organisation des rentrées et des conseils de département, afin de montrer votre compréhension du contexte dans l'entretien.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2446857Fonction publique d'État