FP Territoriale Cat. BEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 9 jours

Assistant (e) de direction - COMMUNE DE DZAOUDZI-LABATTOIR

Communes (ouvre un nouvel onglet) — Communes

Localisation

Mayotte (976), France (976)

Publication

20 octobre 2026

Date limite

19 novembre 2026

Domaine

Direction et pilotage des politiques publiques

Secteur

Administration & Juridique

Missions principales

Sous l'autorité directe du Directeur Général des Services, l'Assistant(e) de direction assure la gestion administrative, organisationnelle et logistique du secrétariat de la Direction générale. Il/elle organise le fonctionnement quotidien du secrétariat général (agenda du DGS, courriers et parapheurs, réunions de direction, circulation de l'information), coordonne les moyens généraux et la gestion des archives de la collectivité, et assure l’encadrement hiérarchique des assistants archivistes et des coursiers. Il/elle travaille en étroite coordination avec la Chargée des assemblées afin de garantir la continuité du secrétariat général. - Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat de la Direction générale et orienter les sollicitations internes et externes - Gérer l'agenda du DGS, organiser ses rendez-vous, réunions et déplacements, et coordonner les échéances administratives avec les services - Préparer et assurer le suivi administratif des réunions de direction (CODIR, réunions techniques, séminaires) : dossiers, comptes rendus, relevés de décisions - Réceptionner, traiter et suivre les courriers, courriels, parapheurs et documents administratifs de la Direction générale - Assurer la gestion des moyens généraux de la Direction générale (fournitures, matériel, téléphonie, reprographie) et organiser les déplacements professionnels du DGS - Organiser et superviser la gestion des archives administratives de la collectivité (tri, classement, conservation, versement) - Garder des assistants archivistes et des coursiers : organisation du travail, contrôle de la qualité, entretiens professionnels - Assurer le suivi administratif et budgétaire du fonctionnement de la Direction générale (commandes, factures, tableaux de bord) - Participer à l'organisation logistique des événements institutionnels et des échéances électorales - Assurer la continuité du secrétariat général avec la Chargée des assemblées, notamment sur les dossiers liés aux instances municipales

Compétences attendues

Sous l'autorité directe du Directeur Général des Services, l'Assistant(e) de direction assure la gestion administrative, organisationnelle et logistique du secrétariat de la Direction générale. Il/elle organise le fonctionnement quotidien du secrétariat général (agenda du DGS, courriers et parapheurs, réunions de direction, circulation de l'information), coordonne les moyens généraux et la gestion des archives de la collectivité, et assure l’encadrement hiérarchique des assistants archivistes et des coursiers. Il/elle travaille en étroite coordination avec la Chargée des assemblées afin de garantir la continuité du secrétariat général.- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat de la Direction générale et orienter les sollicitations internes et externes- Gérer l'agenda du DGS, organiser ses rendez-vous, réunions et déplacements, et coordonner les échéances administratives avec les services- Préparer et assurer le suivi administratif des réunions de direction (CODIR, réunions techniques, séminaires) : dossiers, comptes rendus, relevés de décisions- Réceptionner, traiter et suivre les courriers, courriels, parapheurs et documents administratifs de la Direction générale- Assurer la gestion des moyens généraux de la Direction générale (fournitures, matériel, téléphonie, reprographie) et organiser les déplacements professionnels du DGS- Organiser et superviser la gestion des archives administratives de la collectivité (tri, classement, conservation, versement)- Garder des assistants archivistes et des coursiers : organisation du travail, contrôle de la qualité, entretiens professionnels- Assurer le suivi administratif et budgétaire du fonctionnement de la Direction générale (commandes, factures, tableaux de bord)- Participer à l'organisation logistique des événements institutionnels et des échéances électorales- Assurer la continuité du secrétariat général avec la Chargée des assemblées, notamment sur les dossiers liés aux instances municipales

Profil attendu

- Expérience confirmée en secrétariat de direction au sein d'une collectivité territoriale ou d'une organisation similaire - Maîtrise des techniques de secrétariat de direction, de gestion des agendas, des courriers, des parapheurs et des dossiers administratifs - Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des circuits administratifs et des procédures relatives aux assemblées municipales - Maîtrise de la rédaction administrative, de la prise de notes et de l'élaboration de comptes rendus et tableaux de suivi - Connaissance des procédures budgétaires et comptables et des règles de gestion des archives publiques - Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion administrative - Aptitude à encadrer une équipe, répartir les tâches et accompagner les agents - Capacité à gérer les priorités, anticiper les échéances et traiter plusieurs dossiers simultanément - Réactivité, disponibilité et capacité d'adaptation face aux urgences et aux nécessités du service - Rigueur, discrétion professionnelle, sens des responsabilités et qualités relationnelles

Conditions d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur

Informations complémentaires

Envoyer CV et lettre de motivation à la Direction des Ressources Humaines: - Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à déposer directement sur la plateforme emploi-territorial.fr : https://www.emploi-territorial.fr

Cadre juridique

Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Métier de référence

Assistante / Assistant de direction

Comprendre ce poste

L'assistant(e) de direction occupe une fonction charnière au sein de la Direction générale d'une commune, auprès du Directeur Général des Services, qui coordonne l'ensemble des services municipaux. Son rôle est d'assurer le bon fonctionnement du secrétariat général : gestion de l'agenda, circulation des courriers et des parapheurs, préparation des réunions de direction et suivi de leurs décisions. Au quotidien, le poste combine également des missions de coordination des moyens généraux et de gestion des archives, ainsi que l'encadrement d'agents d'archivage et de coursiers. Il contribue directement à la continuité de l'action administrative de la collectivité.

Le recrutement dans ce cadre

Le poste est ouvert aux fonctionnaires titulaires comme aux agents contractuels, ce qui implique des modalités de sélection et de rémunération propres à chaque statut. Relevant de la catégorie B de la fonction publique territoriale, il suppose des compétences de niveau intermédiaire, avec une part d'autonomie et de responsabilité dans l'organisation du secrétariat. Les perspectives d'évolution au sein du versant territorial sont notamment liées à la mobilité vers d'autres fonctions de coordination administrative ou à la préparation de concours de la catégorie supérieure.

Conseils pour candidater

Documentez précisément votre expérience en secrétariat de direction, en détaillant les volumes gérés (agendas, parapheurs, réunions) et les outils utilisés.
Mettez en avant votre connaissance des instances délibérantes et des circuits de décision, en citant les éventuelles réunions d'assemblée préparées ou suivies.
Préparez des exemples concrets d'encadrement ou de coordination d'équipe, le poste comportant une dimension hiérarchique explicite.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. O976261020000253Fonction publique territoriale