FP Territoriale Cat. CEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 8 jours

Assistant au référent des archives (h/f) - Communauté de Communes du Pays Noyonnais

Etablissements publics de coopération intercommunale (ouvre un nouvel onglet) — Etablissements publics de coopération intercommunale

Localisation

Oise (60), France (60)

Publication

21 octobre 2026

Date limite

20 novembre 2026

Domaine

Ressources humaines

Secteur

Administration & Juridique

Missions principales

Sous l’autorité de la Directrice des Affaires Générales et des Moyens et en lien étroit avec le référent des archives, l’assistant participe à la gestion, au classement, à l’organisation, au conditionnement et au stockage des documents administratifs de l’ensemble des directions de la collectivité, dans le respect de la réglementation en vigueur et des procédures établies. Il apporte un soutien administratif, technique et logistique au référent des archives dans le suivi et la gestion des documents archivés. Il contribue également au bon fonctionnement du service en assurant ponctuellement un renfort à l’accueil, notamment en cas d’absence ou de besoin particulier. Activités principales : Assistance à la gestion des archives : - Participe au classement, au tri, au conditionnement et au stockage des documents administratifs dans les espaces dédiés aux archives. - Contribue à l’organisation et au rangement des documents selon les méthodes de classement et de codification définies par le référent des archives. - Participe à la numérotation, à l’identification et à l’inventaire des documents archivés. - Assure la mise à jour des tableaux de suivi et des outils de gestion des archives, notamment sous Excel. - Participe à la collecte des documents à archiver auprès des différents services de la collectivité. - Répond aux demandes de recherche de documents émanant des services municipaux, sous la supervision du référent des archives. - Participe à la préparation et à la mise à disposition des documents demandés, dans le respect des procédures de consultation établies. - Contribue au maintien de l’ordre, du rangement et de la bonne tenue des espaces de stockage. - Participe aux opérations d’élimination des documents arrivés au terme de leur durée de conservation, conformément aux procédures réglementaires et sous la responsabilité du référent des archives. - Apporte une aide technique et logistique aux services de la collectivité dans le cadre des opérations d’archivage. - Rend compte au référent des archives des difficultés rencontrées et des éventuelles anomalies constatées. Activités annexes : Renfort ponctuel à l’accueil : - Assure le remplacement ou le renfort des agents d’accueil en cas d’absence ou de besoin du service. - Assure l’accueil physique et téléphonique des usagers. - Oriente et renseigne les usagers en fonction de leurs demandes et les dirige vers les interlocuteurs ou services compétents. - Assure la transmission des appels et des messages aux services concernés. - Apporte une assistance aux tâches courantes liées au fonctionnement de l’accueil, selon les besoins du service et les consignes de la hiérarchie.

Compétences attendues

Sous l’autorité de la Directrice des Affaires Générales et des Moyens et en lien étroit avec le référent des archives, l’assistant participe à la gestion, au classement, à l’organisation, au conditionnement et au stockage des documents administratifs de l’ensemble des directions de la collectivité, dans le respect de la réglementation en vigueur et des procédures établies.Il apporte un soutien administratif, technique et logistique au référent des archives dans le suivi et la gestion des documents archivés. Il contribue également au bon fonctionnement du service en assurant ponctuellement un renfort à l’accueil, notamment en cas d’absence ou de besoin particulier.Activités principales : Assistance à la gestion des archives :- Participe au classement, au tri, au conditionnement et au stockage des documents administratifs dans les espaces dédiés aux archives.- Contribue à l’organisation et au rangement des documents selon les méthodes de classement et de codification définies par le référent des archives.- Participe à la numérotation, à l’identification et à l’inventaire des documents archivés.- Assure la mise à jour des tableaux de suivi et des outils de gestion des archives, notamment sous Excel.- Participe à la collecte des documents à archiver auprès des différents services de la collectivité.- Répond aux demandes de recherche de documents émanant des services municipaux, sous la supervision du référent des archives.- Participe à la préparation et à la mise à disposition des documents demandés, dans le respect des procédures de consultation établies.- Contribue au maintien de l’ordre, du rangement et de la bonne tenue des espaces de stockage.- Participe aux opérations d’élimination des documents arrivés au terme de leur durée de conservation, conformément aux procédures réglementaires et sous la responsabilité du référent des archives.- Apporte une aide technique et logistique aux services de la collectivité dans le cadre des opérations d’archivage.- Rend compte au référent des archives des difficultés rencontrées et des éventuelles anomalies constatées.Activités annexes :Renfort ponctuel à l’accueil :- Assure le remplacement ou le renfort des agents d’accueil en cas d’absence ou de besoin du service.- Assure l’accueil physique et téléphonique des usagers.- Oriente et renseigne les usagers en fonction de leurs demandes et les dirige vers les interlocuteurs ou services compétents.- Assure la transmission des appels et des messages aux services concernés.- Apporte une assistance aux tâches courantes liées au fonctionnement de l’accueil, selon les besoins du service et les consignes de la hiérarchie.

Profil attendu

Savoirs - Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale - Connaissances informatiques notamment excel et word pour le suivi des archives - Travailler en équipe Savoir-faire - Classer, trier et organiser des documents selon des consignes définies. - Appliquer une méthode de classement et de codification des documents. - Renseigner et mettre à jour des tableaux de suivi sous Excel. - Rechercher et retrouver des documents à partir d’informations disponibles. - Respecter les procédures de conservation, de consultation et de communication des documents. - Manipuler, déplacer et stocker les documents et les cartons d’archives en respectant les règles de sécurité. - Utiliser les outils bureautiques et les logiciels mis à disposition. - Accueillir, renseigner et orienter les usagers. - Répondre aux appels téléphoniques et transmettre les messages aux interlocuteurs concernés. - Appliquer les consignes du référent des archives et rendre compte de son activité. - Organiser son travail en fonction des priorités et des besoins du service Savoir-être - Organisé, rigoureux, consciencieux - Avoir le sens du relationnel - Disponibilité - Sens de l’organisation et de l’observation

Conditions d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif

Informations complémentaires

Merci de candidater directement sur le site . Si vous n'avez pas été recontacté par nos services dans un délai de 4 à 6 semaines, veuillez considérer votre candidature comme non retenue. Nous vous remercions par ailleurs pour l’intérêt porté à notre collectivité. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Cadre juridique

Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Métier de référence

Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie

Comprendre ce poste

Le poste s'inscrit dans la fonction de gestion documentaire d'une collectivité territoriale, où les archives administratives conservent la trace des décisions, des procédures et des actes de l'ensemble des services. L'assistant intervient au côté du référent des archives pour classer, conditionner et stocker les documents produits par les différentes directions, en appliquant des règles de codification communes. Il assure aussi un appui logistique et, ponctuellement, un renfort à l'accueil, ce qui en fait un poste de liaison entre le travail de terrain sur les fonds et le fonctionnement quotidien du service. Cette mission contribue directement à la traçabilité et à l'accessibilité de l'information publique.

Le recrutement dans ce cadre

Le poste relève de la catégorie C de la fonction publique territoriale et est ouvert aux titulaires comme aux contractuels, ce qui suppose de vérifier attentivement les conditions propres à chaque voie d'accès. La catégorie C correspond aux emplois d'exécution et d'application, avec des perspectives d'évolution généralement passant par les concours et examens professionnels internes de catégorie C ou B. L'établissement, une communauté de communes, offre un environnement intercommunal où les mobilités entre services et communes membres peuvent être envisagées.

Conseils pour candidater

Mettre en avant une expérience concrète de classement, d'archivage ou de gestion documentaire, même acquise hors collectivité, en précisant les méthodes employées.
Valoriser la maîtrise d'Excel pour le suivi de tableaux, en citant des exemples de mise à jour ou de recherche de données, car cette compétence est explicitement attendue.
Se renseigner sur les règles de conservation et de communication des archives publiques (durées d'utilité administrative, délais de communication) afin de montrer sa compréhension du cadre réglementaire lors de l'entretien.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. O060261021000724Fonction publique territoriale